Expensify
Diese Integration ist in Frihet verfügbar. Konfiguriere sie unter Einstellungen → Integrationen → Expensify.
Verbinde dein Expensify-Konto mit Frihet, um Spesenabrechnungen, gescannte Belege und Kategorien automatisch zu importieren. Expensify ist eine Plattform für Unternehmensspesenverwaltung mit intelligentem Belegscan, Genehmigungsworkflows und Abstimmung von Firmenkreditkarten. Mit dieser Integration werden genehmigte Ausgaben in Expensify direkt in Frihet erfasst, wodurch doppelte Dateneingabe entfällt und deine Buchhaltung mit den tatsächlichen Ausgaben deines Teams synchronisiert bleibt.
Wozu dient es?
- Spesenabrechnungen importieren — Genehmigte Berichte in Expensify werden als einzelne Ausgaben mit allen Details in Frihet importiert
- Synchronisierte Belege — In Expensify gescannte Belege werden automatisch mit den importierten Ausgaben in Frihet verknüpft
- Kategorien beibehalten — Ausgaben behalten die in Expensify zugewiesenen Kategorien, die den Frihet-Kategorien zugeordnet werden
- Mitarbeiterdaten — Jede importierte Ausgabe enthält, wer sie generiert hat, zur internen Kontrolle
- Selektiver Import — Wähle, welche Berichte oder Datumsbereiche importiert werden sollen, ohne den gesamten Verlauf zu übernehmen
Anforderungen
- Aktives Konto bei Expensify
- Frihet Pro oder Business Plan
- Partner User ID und Partner User Secret von Expensify (erhältlich über die Integrationseinstellungen)
Verbindung herstellen
Schritt 1: Anmeldeinformationen in Expensify abrufen
- Melde dich bei expensify.com an
- Gehe zu Einstellungen → Konto → Integrationen
- Fordere im Bereich API den Zugriff auf die Integrations-API an
- Kopiere deine Partner User ID und dein Partner User Secret
- Diese Anmeldeinformationen sind einzigartig für dein Konto und verfallen nicht
Schritt 2: In Frihet konfigurieren
- Gehe in Frihet zu Einstellungen → Integrationen
- Suche nach Expensify und klicke auf die Karte
- Gib deine Partner User ID und dein Partner User Secret ein
- Klicke auf Verbindung testen, um zu überprüfen, ob die Anmeldeinformationen korrekt sind
- Konfiguriere das Kategorien-Mapping zwischen Expensify und Frihet
- Klicke auf Speichern
Schritt 3: Ausgaben importieren
- Klicke auf Berichte importieren, um die genehmigten Spesenabrechnungen abzurufen
- Wähle die Berichte oder den Datumsbereich aus, die du importieren möchtest
- Überprüfe die importierten Ausgaben und verifiziere Kategorien und Daten
Synchronisierte Daten
| Datenfeld | Richtung | Details |
|---|---|---|
| Spesenabrechnungen | Expensify → Frihet | Berichtsname, Status, Genehmigungsdatum |
| Einzelne Ausgaben | Expensify → Frihet | Betrag, Datum, Händler, Kategorie, Beschreibung |
| Belege | Expensify → Frihet | Dem Beleg zugeordnetes Belegbild |
| Kategorien | Expensify → Frihet | Frihet-Ausgabenkategorien zugeordnet |
| Mitarbeiter/Benutzer | Expensify → Frihet | Name des Mitarbeiters, der die Ausgabe generiert hat |
| Währung | Expensify → Frihet | Ursprüngliche Ausgabenwährung mit Wechselkurs |
Anwendungsfälle
Startup mit Remote-Team
Dein Team nutzt Expensify, um Reisekosten, Software- und Essensausgaben zu erfassen. Jede Woche werden die genehmigten Berichte automatisch in Frihet importiert. Deine Buchhaltung spiegelt alle Teamausgaben wider, ohne dass du jemanden bitten musst, Belege per E-Mail zu senden.
Freiberufler, der SmartScan nutzt
Du fotografierst Belege mit Expensify SmartScan, während du reist oder mit Kunden isst. Wenn du ins Büro zurückkehrst, importierst du die Ausgaben auf einmal nach Frihet. Die gescannten Belege bleiben zur steuerlichen Begründung verknüpft.
Unternehmen mit Firmenkreditkarten
Dein Unternehmen besitzt Expensify-Karten oder in Expensify abgestimmte Firmenkreditkarten. Die Kartenausgaben werden mit Frihet synchronisiert, um eine konsolidierte Übersicht über alle Ausgaben zu erhalten: sowohl die per Karte bezahlten als auch die in bar oder per Überweisung bezahlten.
Fehlerbehebung
Verbindungsfehler
- Überprüfe, ob die Partner User ID und das Partner User Secret korrekt sind
- Stelle sicher, dass dein Expensify-Konto Zugriff auf die Integrations-API hat (nicht alle Pläne enthalten dies)
- Die Expensify API-Anmeldeinformationen verfallen nicht, können aber widerrufen werden — überprüfe dies in deinem Konto
Berichte werden nicht importiert
- Es werden nur Berichte mit dem Status genehmigt importiert — Entwürfe und zur Genehmigung ausstehende Berichte werden ausgeschlossen
- Stelle sicher, dass du Berichte im ausgewählten Datumsbereich hast
- Wenn du Gruppenrichtlinien in Expensify verwendest, stelle sicher, dass deine Anmeldeinformationen Zugriff auf die Gruppenberichte haben
Kategorien stimmen nicht überein
- Beim Einrichten der Integration ordne die Expensify-Kategorien den Frihet-Kategorien zu
- Ausgaben mit nicht zugeordneten Kategorien werden mit der Kategorie "Allgemein" importiert
- Du kannst die Kategorie einer importierten Ausgabe direkt in Frihet bearbeiten
Belege werden nicht angezeigt
- Belege werden als angehängte Bilder zur Ausgabe importiert. Wenn sie nicht erscheinen, überprüfe, ob der Bericht in Expensify angehängte Belege enthält
- Unterstützte Formate: JPG, PNG, PDF
- Große Belege (über 10 MB) werden möglicherweise nicht importiert — reduziere sie in Expensify vor dem Import