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Toggl Track

Verfügbar

Diese Integration ist aktiv und auf allen Pro-Plänen einsatzbereit.

Verbinden Sie Toggl Track mit Frihet. Importieren Sie Ihre erfassten Stunden und wandeln Sie Zeit in Rechnungen um.

Wozu dient es?​

Mit integriertem Toggl:

  • Stunden importieren — Sie übertragen Ihre Zeiterfassungen nach Frihet
  • Rechnungen aus Stunden erstellen — Wandeln Sie Stunden in Rechnungen pro Kunde um
  • Konfigurierbarer Tarif — Legen Sie Preis/Stunde pro Kunde fest
  • Projekte und Aufgaben — Gruppieren Sie nach Projekt für detaillierte Rechnungen

Anforderungen​

  • Aktives Toggl Track Konto — Sie müssen Zeit erfasst haben
  • Toggl API-Schlüssel — Zum Verbinden
  • Frihet Pro oder höher

Ihren Toggl API-Schlüssel erhalten​

Schritt 1: Toggl öffnen​

  1. Gehen Sie zu track.toggl.com
  2. Melden Sie sich an
  3. Klicken Sie unten links auf Ihren Namen
  4. Wählen Sie Einstellungen (Zahnrad)

Schritt 2: Ihren API-Schlüssel finden​

  1. Gehen Sie unter Einstellungen zu API Token
  2. Sie sehen einen langen Token (z.B. a1b2c3d4e5f6g7h8i9j0k1l2m3n4o5p6)
  3. Kopieren Sie ihn (wichtig: bewahren Sie ihn sicher auf, teilen Sie ihn nicht)

Toggl mit Frihet verbinden​

Schritt 1: Frihet öffnen​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen
  2. Suchen Sie nach Toggl Track
  3. Klicken Sie auf Verbinden

Schritt 2: Ihren API-Schlüssel eingeben​

  1. Fügen Sie den Toggl-Token ein
  2. Klicken Sie auf Verbindung überprüfen
  3. Wenn korrekt, sehen Sie "✅ Verbunden"

Schritt 3: Die Synchronisierung konfigurieren​

  1. Wählen Sie aus, welche Projekte synchronisiert werden sollen:

    • Alle Projekte ✅
    • Nur spezifische Projekte ⚪

  2. Definieren Sie den Standardtarif:

    • Beispiel: 60 €/Stunde
    • Sie können ihn später pro Kunde ändern

  3. Speichern

Erfasste Stunden importieren​

Option 1: Manueller Import​

  1. Gehen Sie in Frihet zu Rechnungsstellung → Aus Toggl importieren
  2. Wählen Sie den Datumsbereich:
    • "Diesen Monat"
    • "Letzte 7 Tage"
    • "Benutzerdefinierte Daten"
  3. Wählen Sie aus, welche Projekte importiert werden sollen
  4. Klicken Sie auf "Importieren"
  5. Es werden Rechnungsentwürfe erstellt (Sie können diese vor dem Speichern überprüfen)

Option 2: Automatische Synchronisierung​

Wenn Sie sie in den Einstellungen aktivieren:

  1. Frihet importiert täglich automatisch Ihre Toggl-Stunden
  2. Es gruppiert sie nach Kunde
  3. Es erstellt Rechnungsentwürfe
  4. Sie überprüfen und bestätigen sie

Beispiel: Stunden in Rechnung umwandeln​

In Toggl​

Proyecto: Diseño Web - Cliente XYZ
- Lunes 3 feb: 5 horas (Diseño UI)
- Miércoles 5 feb: 3 horas (Desarrollo)
- Total: 8 horas

Proyecto: Consultoría - Juan García
- Jueves 6 feb: 2 horas (Reunión)
- Total: 2 horas

In Frihet (nach dem Import)​

Rechnung #1 - Kunde XYZ

Concepto: Diseño Web
- 5 horas @ €60 = €300
- 3 horas @ €60 = €180
Total: €480

Desglose:
- 3 feb: 5h Diseño UI
- 5 feb: 3h Desarrollo

Rechnung #2 - Juan García

Concepto: Consultoría
- 2 horas @ €60 = €120

Desglose:
- 6 feb: 2h Reunión

Benutzerdefinierte Tarife pro Kunde​

Standardmäßig verwenden alle den Tarif von 60 €/Std. Sie können ändern:

Option 1: In der Rechnung bearbeiten​

  1. Die Rechnung wird erstellt
  2. Vor der Bestätigung ändern Sie den Tarif manuell
  3. Die Stunden werden automatisch neu berechnet

Option 2: Fester Tarif pro Kunde​

  1. Gehen Sie zu Kunden → öffnen Sie einen Kunden
  2. Geben Sie unter "Toggl-Tarif" 80 €/Stunde ein
  3. Der nächste Import verwendet diesen Tarif für diesen Kunden

Detaillierte Aufgabenaufschlüsselung​

Wenn Sie in Toggl Aufgabenbeschreibungen verwenden, berücksichtigt Frihet diese:

En Toggl:
- 10:00-12:00 "Reunión con cliente" (2h)
- 14:00-16:30 "Correcciones de diseño" (2.5h)

In Frihet erscheint es als:

Factura:
- Reunión con cliente: 2h @ €60 = €120
- Correcciones de diseño: 2.5h @ €60 = €150
Total: €270

Sie können jede Zeile vor der Bestätigung bearbeiten.

Projekte und Kunden​

Automatische Zuordnung​

Frihet versucht zuzuordnen:

Proyecto Toggl "Cliente A"
→ Cliente Frihet "Cliente A"

Si el cliente no existe:
→ Frihet lo crea automáticamente

Manuelle Zuordnung​

Wenn Sie möchten, dass ein Toggl-Projekt einem anderen Kunden zugeordnet wird:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen → Toggl → Projektzuordnung
  2. Wählen Sie für jedes Projekt den Frihet-Kunden
  3. Speichern

Ejemplo:

Proyecto Toggl "Diseño Q1"
→ Asignar a cliente Frihet "Empresa SL"

Integration testen​

Testimport​

  1. Erfassen Sie in Toggl eine Stunde: "Testaufgabe" (1 Stunde)
  2. Gehen Sie in Frihet zu Rechnungsstellung → Aus Toggl importieren
  3. Wählen Sie "Letzte 24 Stunden"
  4. Klicken Sie auf "Importieren"
  5. Sie sollten einen Rechnungsentwurf sehen

Wenn sie nicht erscheint:

  • Überprüfen Sie, ob Toggl verbunden ist ✅
  • Die Stunden müssen erfasst sein (keine Entwürfe)
  • Laden Sie Frihet neu (F5)

Zeiteinträge importieren​

Frihet kann Ihre Zeiteinträge automatisch in Rechnungszeilen umwandeln:

  1. Verbinden Sie Ihr Toggl-Konto
  2. Gehen Sie zum Tab Daten der Integration
  3. Klicken Sie auf Zeiteinträge importieren
  4. Geben Sie Ihren Stundensatz ein
  5. Frihet gruppiert die Einträge nach Projekt und erstellt einen Rechnungsentwurf

Die Einträge werden nach Projekt gruppiert, die Gesamtstunden summiert und der angegebene Tarif angewendet.

Was Sie tun können​

Nach Projekt gruppieren​

Sie importieren ein vollständiges Projekt des Monats:

Proyecto "App iOS":
- Semana 1: 20 horas
- Semana 2: 25 horas
Total: 45 horas @ €70/h = €3.150

Sie erstellen eine einzige Rechnung: "Entwicklung iOS App - Februar 2025"

Pro Sprint abrechnen​

Wenn Sie in Sprints arbeiten:

  1. In Toggl, jeder Sprint in einem separaten Projekt
  2. Jeden Monat importieren Sie und erstellen eine Rechnung pro Sprint
  3. Klare Aufschlüsselung für den Kunden

Tarife nach Arbeitsart​

Toggl: Tag "Diseño" → €80/h
Toggl: Tag "Desarrollo" → €100/h
Toggl: Tag "Consultoría" → €60/h

Sie können diese verschiedenen Tarife in Frihet zuordnen.

Echtzeit-Synchronisierung​

Die Arbeit, die Sie heute in Toggl erfassen:

  • Wird morgen zum Import in Frihet verfügbar sein
  • Wenn Sie die automatische Synchronisierung aktivieren, wird sie automatisch importiert

Toggl sendet Daten einmal täglich (normalerweise um 3 Uhr UTC).

Nach dem Import bearbeiten​

Nach dem Import der Stunden:

  1. Die Rechnung ist im Status "Entwurf"
  2. Sie können bearbeiten:
    • Konzept
    • Stundensatz
    • Zeilen hinzufügen/entfernen
    • Kunden wechseln
  3. Wenn es in Ordnung ist, bestätigen Sie die Rechnung

Die ursprünglichen Stunden in Toggl werden nicht beeinträchtigt — Sie können die Rechnung frei bearbeiten.

Einen Import löschen​

Wenn Sie versehentlich importiert haben:

  1. Suchen Sie die Rechnung unter Rechnungsstellung → Rechnungen
  2. Wenn sie noch "Entwurf" ist, können Sie sie Löschen
  3. Die Stunden in Toggl bleiben unverändert

Wenn Sie sie bereits als Rechnung bestätigt haben, können Sie:

  • Sie als "Storniert" markieren
  • Oder eine Gutschrift erstellen

Grenzen und Einschränkungen​

  • Maximal 90 Tage Historie in einem Import
  • 10 gleichzeitige Importe (sollte Sie nicht beeinträchtigen)
  • Keine Löschsynchronisierung — Wenn Sie eine Stunde in Toggl löschen, bleibt die Rechnung in Frihet bestehen

Fehlerbehebung​

"Ich sehe meine Stunden in Toggl nicht"​

  • Überprüfen Sie, ob es verbunden ist ✅
  • Die Stunden müssen erfasst sein (keine Entwürfe)
  • Warten Sie 24 Stunden nach der Erfassung in Toggl

"Kann ich den Tarif nach der Abrechnung ändern?"​

Ja. Bearbeiten Sie die Rechnung:

  1. Rechnungsstellung → öffnen Sie die Rechnung
  2. Ändern Sie den Stundensatz
  3. Er wird automatisch neu berechnet
  4. Speichern Sie die Änderungen

"Was passiert, wenn ich den API-Schlüssel ändere?"​

Trennen Sie die Verbindung und stellen Sie sie wieder her:

  1. Einstellungen → Integrationen → Toggl
  2. Trennen
  3. Geben Sie den neuen API-Schlüssel ein
  4. Verbinden

Die bereits erstellten Rechnungen bleiben unverändert.

Nächste Schritte​

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