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Kundenverwaltung

Führen Sie eine zentralisierte Aufzeichnung aller Ihrer Kunden mit deren Steuerdaten und Kontaktdaten. Frihet verknüpft jeden Kunden automatisch mit seinen Rechnungen, Angeboten und Zahlungseingängen.

Kunden anlegen​

Schritt 1: Zugriff auf das Kundenregister​

Gehen Sie zu Clientes > Nuevo cliente oder klicken Sie im Dashboard auf die Schaltfläche + Cliente.

Schritt 2: Allgemeine Daten​

Füllen Sie die grundlegenden Informationen aus:

  • Name: Name des Kunden (Unternehmen oder Person)
  • Typ: Wählen Sie Empresa oder Persona física

Schritt 3: Steuerliche Identifikation​

Je nach Kundentyp:

Für Unternehmen:

  • CIF: Steueridentifikationscode (z.B.: A12345678)
  • Firmenname: Offiziell registrierter Name

Frihet validiert das CIF-Format automatisch.

Für natürliche Personen:

  • NIF: Steueridentifikationsnummer (z.B.: 12345678A)
  • Vollständiger Name: Nachname und Vorname

Frihet validiert, dass es eine gültige NIF ist (DNI/NIE-Algorithmus).

Schritt 4: Standort​

  • Land: Standardmäßig Spanien (konfigurierbar)
  • Region: Autonome Gemeinschaft (betrifft IGIC auf den Kanarischen Inseln)
  • Stadt
  • Postleitzahl
  • Adresse: Vollständige Adresse

Optional, wenn der Kunde Ihnen digitale Dienstleistungen ohne erforderliche Adresse verkauft.

Schritt 5: Kontakt​

  • E-Mail: Haupt-E-Mail für den Versand von Rechnungen und Quittungen
  • Telefon: Kontaktnummer
  • Website: URL, falls zutreffend (z.B.: www.micliente.com)

Die E-Mail-Adresse ist für den elektronischen Versand von Dokumenten obligatorisch.

Schritt 6: Geschäftsbedingungen​

Personalisieren Sie nach Vereinbarung:

  • Zahlungsfrist: 30, 60, 90 Tage oder angepasst
  • Standardrabatt: Automatischer Rabatt in % auf neue Rechnungen (z.B.: 5%)
  • Bevorzugte Zahlungsart: Überweisung, Barzahlung, Karte, etc.

Kunden bearbeiten​

Um Kundendaten zu ändern:

  1. Öffnen Sie Clientes und wählen Sie den Kunden aus
  2. Klicken Sie auf Bearbeiten
  3. Ändern Sie die erforderlichen Felder
  4. Klicken Sie auf Speichern

Hinweis: Steuerdaten (CIF/NIF) werden nach der ersten Rechnung gesperrt, um Fehler bei der Prüfung zu vermeiden. Wenn Sie diese ändern müssen, kontaktieren Sie den Support.

Kundenstatistiken​

In der Kundenakte sehen Sie eine Zusammenfassung:

  • Gesamtumsatz: Gesamtsumme aller Rechnungen (ohne Retouren)
  • Anzahl der Rechnungen: Anzahl der ausgestellten Dokumente
  • Offener Saldo: Geld, das noch geschuldet wird
  • Letzte Transaktion: Wann war die letzte Rechnung/Zahlung
  • Zahlungsquote: % der pünktlich bezahlten Rechnungen

Beispiel:

Kunde: Acme Corp
CIF: A12345678
Gesamtumsatz: 15.450 EUR
Rechnungen: 12
Offen: 2.890 EUR
Letzte Rechnung: 5 feb 2026
Pünktliche Zahlung: 83% (10 von 12)

Schnellansicht​

Aus der Kundenliste können Sie:

  • Nach Typ filtern (Unternehmen / Personen)
  • Nach Name, CIF oder E-Mail suchen
  • Nach Gesamtumsatz, letztem Kontakt etc. sortieren
  • Liste nach CSV exportieren

Klicken Sie auf einen beliebigen Kunden, um die vollständigen Details anzuzeigen.

Letzte Kunden​

Die letzten 5 Kunden, mit denen Sie Rechnungen ausgestellt haben, erscheinen im Dashboard > Clientes recientes für schnellen Zugriff.

Aktionen pro Kunde​

Aus der Kundenakte:

  • Neue Rechnung: Erstellt eine Rechnung für diesen Kunden (Daten werden vorausgefüllt)
  • Neues Angebot: Verkaufsangebot
  • Rechnungshistorie: Liste aller Dokumente
  • Zahlungshistorie: Was wann bezahlt wurde
  • Direktkontakt: Öffnet E-Mail / ruft an (wenn Telefon gespeichert)
  • Nachricht: Sendet Rechnung oder Kontoauszug per E-Mail

Häufige vs. einmalige Kunden​

Frihet identifiziert automatisch:

  • Wiederkehrender Kunde: 3+ Rechnungen in den letzten 6 Monaten
  • Einmaliger Kunde: Eine einzige historische Rechnung

Wiederkehrende Kunden werden in Rechnungsformularen hervorgehoben (erscheinen zuerst in der Autovervollständigung).

Sensible Daten und Datenschutz​

  • Passwort: Kunden können über einen Link passwortlos auf ihr Portal zugreifen (Authentifizierung per Link)
  • Steuerdaten: Verschlüsselt gespeichert, nur für Sie und Behörden bei Prüfung zugänglich
  • Historie: Für Sie unbegrenzt verfügbar (Audit)

Frihet erfüllt die DSGVO. Wenn ein Kunde die Löschung beantragt (Recht auf Vergessenwerden), kontaktieren Sie den Support.

Duplizierung von Kunden​

Wenn Sie versehentlich zwei Akten desselben Kunden anlegen:

  1. Öffnen Sie den "Hauptkunden"
  2. Gehen Sie zu Más acciones > Unir con otro cliente
  3. Wählen Sie den doppelten Kunden aus
  4. Frihet führt alle Rechnungen zusammen unter einem einzigen Datensatz
  5. Der doppelte Datensatz wird gelöscht

Integration mit Kundenportal​

Jeder Kunde hat Zugriff auf ein Kundenportal, wo er Folgendes einsehen kann:

  • Seine Rechnungen (ausgestellt)
  • Seine Angebote (ausstehend)
  • Zahlungsstatus
  • Dokumente herunterladen

Das Portal ist sicher und über einen personalisierten Link zugänglich (ohne Benutzererstellung).

Kundendetail​

Beim Klicken auf einen Kunden in der Liste öffnet sich dessen vollständige Akte mit Finanzinformationen, Aktivitätshistorie, Notizen und Ansprechpartnern.