Skip to main content

Asiakkaiden hallinta

Pidä keskitettyä rekisteriä kaikista asiakkaistasi heidän verotietojensa ja yhteystietojensa kanssa. Frihet yhdistää automaattisesti jokaisen asiakkaan heidän laskuihinsa, tarjouksiinsa ja perintöihin.

Asiakkaan luominen​

Vaihe 1: Siirry asiakasrekisteriin​

Siirry kohtaan Asiakkaat > Uusi asiakas tai napsauta + Asiakas -painiketta kojelaudalta.

Vaihe 2: Yleiset tiedot​

Täytä perustiedot:

  • Nimi: Asiakkaan nimi (yritys tai henkilö)
  • Tyyppi: Valitse Yritys tai Luonnollinen henkilö

Vaihe 3: Verotunnistus​

Asiakkaan tyypin mukaan:

Yrityksille:

  • CIF: Verotunnistenumero (esim: A12345678)
  • Virallinen nimi: Virallinen rekisteröity nimi

Frihet validoi CIF-muodon automaattisesti.

Luonnollisille henkilöille:

  • NIF: Verotunnistenumero (esim: 12345678A)
  • Koko nimi: Sukunimi ja etunimi

Frihet varmistaa NIF:n kelvollisuuden (DNI/NIE-algoritmi).

Vaihe 4: Sijainti​

  • Maa: Espanja oletuksena (muokattavissa)
  • Alue: Autonominen yhteisö (vaikuttaa IGIC:iin Kanariansaarilla)
  • Kaupunki
  • Postinumero
  • Osoite: Täydellinen osoite

Valinnainen, jos asiakas myy sinulle digitaalisia palveluita ilman vaadittua osoitetta.

Vaihe 5: Yhteystiedot​

  • Sähköposti: Tärkein laskujen ja kuittien lähettämiseen
  • Puhelin: Yhteysnumero
  • Verkkosivusto: URL, jos sovellettavissa (esim: www.asiakkaani.com)

Sähköposti on pakollinen asiakirjojen lähettämiseen sähköisesti.

Vaihe 6: Kaupalliset ehdot​

Mukauta sopimuksen mukaan:

  • Maksuehto: 30, 60, 90 päivää tai mukautettu
  • Oletusalennus: Automaattinen alennusprosentti uusissa laskuissa (esim: 5 %)
  • Ensisijainen maksutapa: Tilisiirto, käteinen, kortti jne.

Asiakkaan muokkaaminen​

Asiakkaan tietojen muuttamiseksi:

  1. Avaa Asiakkaat ja valitse asiakas
  2. Napsauta Muokkaa
  3. Muokkaa tarvittavat kentät
  4. Napsauta Tallenna

Huomautus: Verotiedot (CIF/NIF) lukitaan ensimmäisen laskun jälkeen, jotta vältetään virheet tarkastuksissa. Jos tarvitset muutoksia, ota yhteyttä tukeen.

Asiakaskohtaiset tilastot​

Jokaisen asiakkaan tiedoissa näet yhteenvedon:

  • Laskutettu yhteensä: Kaikkien laskujen kokonaissumma (palautuksia lukuun ottamatta)
  • Laskujen lukumäärä: Lähetettyjen asiakirjojen määrä
  • Erääntynyt saldo: Raha, jonka asiakas on vielä velkaa
  • Viimeisin tapahtuma: Milloin viimeisin lasku/maksu oli
  • Maksuprosentti: Ajallaan maksettujen laskujen %

Esimerkki:

Asiakas: Acme Corp
CIF: A12345678
Laskutettu yhteensä: 15.450 EUR
Laskut: 12
Erääntynyt: 2.890 EUR
Viimeisin lasku: 5. helmikuuta 2026
Maksu ajallaan: 83 % (10/12)

Pikakatsaus​

Asiakaslistalta voit:

  • Suodattaa tyypin mukaan (yritykset / henkilöt)
  • Hakea nimen, CIF:n tai sähköpostin perusteella
  • Järjestää laskutetun kokonaissumman, viimeisimmän yhteydenoton jne. mukaan
  • Vie lista CSV:ksi

Napsauta mitä tahansa asiakasta nähdäksesi täydelliset tiedot.

Viimeaikainen asiakas​

Viimeiset 5 asiakasta, joille laskutit, näkyvät kohdassa Kojelauta > Viimeaikaiset asiakkaat nopeaa pääsyä varten.

Asiakaskohtaiset toiminnot​

Asiakkaan tiedoista:

  • Uusi lasku: Luo lasku tälle asiakkaalle (esitäyttää tiedot)
  • Uusi tarjous: Myyntiehdotus
  • Laskuhistoria: Kaikkien asiakirjojen luettelo
  • Maksuhistoria: Mitä ja milloin on maksettu
  • Suora yhteydenotto: Avaa sähköposti / soita (jos puhelinnumero tallennettu)
  • Viesti: Lähetä lasku tai tiliote sähköpostitse

Säännölliset vs. satunnaiset asiakkaat​

Frihet tunnistaa automaattisesti:

  • Toistuva asiakas: 3+ laskua viimeisten 6 kuukauden aikana
  • Satunnainen asiakas: Yksi historiallinen lasku

Toistuvat asiakkaat näkyvät korostettuina laskulomakkeissa (näkyvät ensin automaattisessa täydennyksessä).

Arkaluonteiset tiedot ja yksityisyys​

  • Salasana: Asiakkaat voivat kirjautua portaaliinsa ilman salasanaa (linkin kautta tapahtuva todentaminen)
  • Verotiedot: Tallennettu salattuna, käytettävissä vain sinulle ja viranomaisille tarkastuksen yhteydessä
  • Historia: Saatavilla sinulle toistaiseksi (tarkastus)

Frihet noudattaa GDPR:ää. Jos asiakas pyytää poistamista (oikeus tulla unohdetuksi), ota yhteyttä tukeen.

Asiakkaiden duplikointi​

Jos vahingossa luot kaksi tiedostoa samalle asiakkaalle:

  1. Avaa "pääasiakas"
  2. Siirry kohtaan Lisää toimintoja > Yhdistä toiseen asiakkaaseen
  3. Valitse duplikaattiasiakas
  4. Frihet yhdistää kaikki laskut yhden rekisterin alle
  5. Duplikaattirekisteri poistetaan

Integraatio asiakasportaaliin​

Jokaisella asiakkaalla on pääsy Asiakasportaaliin, jossa he voivat nähdä:

  • Heidän laskunsa (lähetetyt)
  • Heidän tarjouksensa (odottavat)
  • Maksujen tila
  • Lataa asiakirjoja

Portaali on turvallinen ja käytettävissä henkilökohtaisen linkin kautta (ilman käyttäjän luomista).

Asiakkaan tiedot​

Napsauttamalla mitä tahansa asiakasta luettelosta avautuu hänen täydellinen tiedostonsa, jossa on taloustiedot, toimintahistoria, muistiinpanot ja yhteyshenkilöt.