Kunden importieren und exportieren

Übertragen Sie Kunden zwischen Systemen, erstellen Sie Backups oder integrieren Sie Daten aus Ihren früheren Aufzeichnungen.

Kunden als CSV exportieren

Einfacher Download

1. Gehen Sie zu Kunden
2. Klicken Sie auf Exportieren > CSV
3. Die Datei clientes-{datum}.csv wird heruntergeladen.

Die Datei enthält alle Spalten:

nombre,tipo,cif_nif,email,telefono,ciudad,pais,fecha_creacion
Acme Corp,empresa,A12345678,contacto@acme.com,+34 91 123 45 67,Madrid,ES,2025-11-15
Juan García,persona,12345678A,juan@email.com,+34 666 123 456,Barcelona,ES,2026-01-10

Export mit Filtern

Wenden Sie vor dem Export Filter an:

1. Filtern Sie nach Typ (Unternehmen / Personen)
2. Filtern Sie nach Region oder Land
3. Filtern Sie nach Datumsbereich (neue Kunden)
4. Exportieren Sie dann

Es werden nur die gefilterten Kunden exportiert.

Anwendungsfälle

• Wechsel des Buchhaltungssystems: Exportieren Sie Kunden, um sie in neue Software zu importieren
• Backup: Speichern Sie regelmäßig ein sicheres CSV
• Manuelle Rechnungsstellung: Exportieren Sie, um Korrespondenz in Word/Excel zu erstellen
• Integration: Senden Sie Kunden an ein Marketing-Tool oder CRM

Kunden aus CSV importieren

Datei vorbereiten

Erstellen Sie eine CSV-Datei mit den Mindestspalten:

nombre,tipo,cif_nif,email
Beers Ltd,empresa,B87654321,info@beers.com
María López,persona,87654321B,maria@example.com
Servicios TI SL,empresa,C11223344,contacto@servicios-ti.es

Automatisch erkannte Spalten:

Spalte	Obligatorisch	Beispiel
nombre	Ja	"Acme Corp"
tipo	Ja	empresa / persona
cif_nif	Ja	A12345678 / 12345678A
email	Nein	contacto@empresa.com
telefono	Nein	+34 91 123 45 67
ciudad	Nein	Madrid
pais	Nein	ES
region	Nein	Madrid
codigo_postal	Nein	28001
web	Nein	www.empresa.com

Intelligente Spaltenerkennung

Frihet verwendet KI zur automatischen Erkennung von Spalten, auch wenn sie leicht unterschiedliche Namen haben:

• "Empresa" = "nombre"
• "Tipo cliente" = "tipo"
• "NIF" / "CIF" = "cif_nif"
• "Email" / "Correo" / "E-mail" = "email"
• "Teléfono" / "Tlf" = "telefono"
• "Ciudad" / "Municipio" = "ciudad"
• "Web" / "Sitio web" = "web"

Dies ermöglicht den Import von Dateien aus anderen Systemen ohne manuelle Neuformatierung.

Importprozess

1. Gehen Sie zu Kunden > Importieren > Aus CSV
2. Ziehen Sie die Datei oder wählen Sie sie von der Festplatte aus
3. Frihet validiert das Format und zeigt eine Vorschau an:
   • Zu importierende Zeilen
   • Erkannte Spalten
   • Gefundene Probleme
4. Beheben Sie Konflikte (siehe unten)
5. Klicken Sie auf Importieren

Validierung und Konflikte

Während des Imports prüft Frihet:

Duplikate

Wenn die CIF/NIF bereits in Ihrem Konto existiert:

• Option 1: Überspringen (Kunden nicht importieren)
• Option 2: Daten des bestehenden Kunden aktualisieren
• Option 3: Neu erstellen mit Importdaten

Ungültige CIF/NIF

Wenn das Format ungültig ist:

Zeile 5: "Acme Corp" — CIF "123" ungültig
Vorschlag: Meinten Sie "A12345678"?

Sie können:

• Vor dem Import korrigieren
• Leer lassen (erfordert nachträgliche manuelle Bearbeitung)
• Diese Zeile überspringen

Doppelte E-Mail

Wenn dieselbe E-Mail bei 2 Kunden registriert ist:

Zeile 3: "García & Asociados" verwendet E-Mail "contacto@empresas.com"
Auch in: "García Servicios Legales" (bestehend)

Wählen Sie, welchen Sie behalten möchten, oder erstellen Sie einen neuen mit einer anderen E-Mail-Adresse.

Beispiel: Import aus Excel

Wenn Ihre Kunden in Excel sind:

1. Öffnen Sie die Datei in Numbers / Excel
2. Wählen Sie den Datenbereich aus
3. Kopieren Sie (Cmd+C)
4. Gehen Sie in Frihet zu Kunden > Importieren
5. Fügen Sie (Cmd+V) in den Importbereich ein
6. Frihet erkennt das Format automatisch

Batch-Operationen

Nach dem Import können Sie Änderungen an mehreren Kunden vornehmen:

Zahlungsfrist zuweisen

1. Gehen Sie zu Kunden
2. Wählen Sie mehrere aus (Kontrollkästchen in der Liste)
3. Klicken Sie auf Aktionen > Zahlungsfrist festlegen
4. Wählen Sie die Frist (30, 60, 90 Tage)
5. Auf alle ausgewählten anwenden

Region ändern

Nützlich, wenn Sie Kunden aus einer anderen Filiale importiert haben:

1. Wählen Sie Kunden aus
2. Aktionen > Region bearbeiten
3. Neue Region: Katalonien
4. Anwenden

Tag hinzufügen

Kategorisieren Sie importierte Kunden:

1. Wählen Sie Kunden aus
2. Aktionen > Tag hinzufügen
3. Erstellen Sie ein Tag (z.B. "Importiert 2026")
4. Anwenden

Tags ermöglichen später das Filtern.

In andere Tools exportieren

Nach Stripe (für Zahlungen)

Frihet exportiert Kunden in ein mit Stripe kompatibles Format:

1. Gehen Sie zu Kunden > Exportieren
2. Wählen Sie Stripe-Format
3. Eine JSON-Datei mit korrekter Struktur wird heruntergeladen
4. Importieren Sie in das Stripe dashboard

Nach HubSpot (CRM)

1. Kunden > Exportieren > HubSpot
2. Frihet generiert einen Integrationstoken
3. Automatische bidirektionale Synchronisierung (Business-Plan)

Nach Google Sheets

Für die Zusammenarbeit:

1. Kunden > Exportieren > Google Sheets
2. Eine neue, teilbare Tabelle wird geöffnet
3. Änderungen in Sheets werden mit Frihet synchronisiert (Verzögerung 1 Stunde)

Kontinuierliche Synchronisierung

Im Business-Plan aktivieren Sie die Synchronisierung:

1. Gehen Sie zu Integrationen > CRM
2. Wählen Sie das Tool (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
3. Autorisieren Sie den Zugriff (OAuth)
4. Wählen Sie, was synchronisiert werden soll:
   • Kundendaten (bidirektional)
   • Rechnungsverlauf (unidirektional: Frihet → CRM)
   • Zahlungen (unidirektional)

Änderungen werden stündlich automatisch synchronisiert.

Häufige Probleme

"CIF in Zeile 3 ungültig"

Die CIF muss folgendem Format entsprechen: 1 Buchstabe + 7 Zahlen + 1 Buchstabe/Zahl.

• ✅ A12345678
• ❌ 12345678 (Buchstabe fehlt)
• ❌ A1234567 (nur 7 Ziffern)

Korrigieren Sie vor dem Import.

"E-Mail-Adresse in meinem Konto doppelt vorhanden"

Ein Kunde hat 2 Einträge mit derselben E-Mail-Adresse. Verwenden Sie Kunden > Kunden zusammenführen, um diese vor dem Import zu konsolidieren.

"Beschädigte CSV-Datei"

Wenn Frihet die Datei nicht lesen kann:

• Speichern Sie als UTF-8 (nicht Latin-1)
• Überprüfen Sie das Trennzeichen (Komma, Semikolon)
• Öffnen Sie in Excel und speichern Sie als neue CSV-Datei
• Versuchen Sie den Import erneut

"Langsamer Import"

Wenn Sie über 10.000 Kunden importieren:

• Verarbeiten Sie in Chargen von maximal 5.000
• Im Business-Plan kontaktieren Sie den Support für optimierten Import
• Der erste Import ist langsamer (Indizes); spätere sind schnell

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