Import og eksport af kunder

Overfør kunder mellem systemer, lav backup eller integrer data fra dine tidligere registre.

Eksporter kunder til CSV

Simpel download

1. Gå til Kunder
2. Klik på Eksporter > CSV
3. Filen clientes-{dato}.csv downloades

Filen indeholder alle kolonner:

nombre,tipo,cif_nif,email,telefono,ciudad,pais,fecha_creacion
Acme Corp,empresa,A12345678,contacto@acme.com,+34 91 123 45 67,Madrid,ES,2025-11-15
Juan García,persona,12345678A,juan@email.com,+34 666 123 456,Barcelona,ES,2026-01-10

Eksport med filtre

Før eksport, anvend filtre:

1. Filtrer efter type (virksomheder / personer)
2. Filtrer efter region eller land
3. Filtrer efter datointerval (nye kunder)
4. Eksporter derefter

Kun de filtrerede kunder eksporteres.

Anvendelsestilfælde

• Skift af regnskabssystem: Eksporter kunder for at importere til ny software
• Backup: Gem CSV sikkert regelmæssigt
• Manuel fakturering: Eksporter for at lave korrespondance i Word/Excel
• Integration: Send kunder til marketingværktøj eller CRM

Importer kunder fra CSV

Forbered fil

Opret en CSV med minimale kolonner:

nombre,tipo,cif_nif,email
Beers Ltd,empresa,B87654321,info@beers.com
María López,persona,87654321B,maria@example.com
Servicios TI SL,empresa,C11223344,contacto@servicios-ti.es

Kolonner genkendes automatisk:

Kolonne	Obligatorisk	Eksempel
nombre	Ja	"Acme Corp"
tipo	Ja	virksomhed / person
cif_nif	Ja	A12345678 / 12345678A
email	Nej	contacto@empresa.com
telefono	Nej	+34 91 123 45 67
ciudad	Nej	Madrid
pais	Nej	ES
region	Nej	Madrid
codigo_postal	Nej	28001
web	Nej	www.empresa.com

Intelligent kolonneregistrering

Frihet bruger AI til automatisk at registrere kolonner, selv hvis de har lidt forskellige navne:

• "Virksomhed" = "nombre"
• "Kundetype" = "tipo"
• "NIF" / "CIF" = "cif_nif"
• "E-mail" / "Mail" / "E-mail" = "email"
• "Telefon" / "Tlf" = "telefono"
• "By" / "Kommune" = "ciudad"
• "Web" / "Hjemmeside" = "web"

Dette gør det muligt at importere filer fra andre systemer uden manuel omformatering.

Importproces

1. Gå til Kunder > Importer > Fra CSV
2. Træk filen, eller vælg den fra disken
3. Frihet validerer format og viser forhåndsvisning:
   • Rækker til import
   • Registrerede kolonner
   • Fundne problemer
4. Løs konflikter (se nedenfor)
5. Klik Importer

Validering og konflikter

Under import kontrollerer Frihet:

Dubletter

Hvis CIF/NIF allerede findes på din konto:

• Mulighed 1: Spring over (importer ikke den kunde)
• Mulighed 2: Opdater data for den eksisterende kunde
• Mulighed 3: Opret ny med data fra importen

Ugyldigt CIF/NIF

Hvis formatet ikke er gyldigt:

Række 5: "Acme Corp" — CIF "123" ikke gyldigt
Forslag: Mente du "A12345678"?

Du kan:

• Rette før import
• Lad være blank (kræver manuel redigering efterfølgende)
• Spring denne række over

Duplikeret e-mail

Hvis den samme e-mail er registreret hos 2 kunder:

Række 3: "García & Asociados" bruger e-mail "contacto@empresas.com"
Også i: "García Servicios Legales" (eksisterende)

Vælg hvilken du vil beholde, eller opret en ny med en anden e-mail.

Eksempel: Importer fra Excel

Hvis dine kunder er i Excel:

1. Åbn filen i Numbers / Excel
2. Vælg dataområde
3. Kopier (Cmd+C)
4. I Frihet, gå til Kunder > Importer
5. Indsæt (Cmd+V) i importområdet
6. Frihet registrerer automatisk formatet

Gruppeoperationer

Efter import kan du anvende ændringer på flere kunder:

Tildel betalingsperiode

1. Gå til Kunder
2. Vælg flere (afkrydsningsfelt på liste)
3. Klik Handlinger > Indstil betalingsperiode
4. Vælg periode (30, 60, 90 dage)
5. Anvend på alle valgte

Skift region

Nyttigt hvis du importerede kunder fra en anden filial:

1. Vælg kunder
2. Handlinger > Rediger region
3. Ny region: Catalonien
4. Anvend

Tilføj etiket

Kategoriser importerede kunder:

1. Vælg kunder
2. Handlinger > Tilføj etiket
3. Opret etiket (f.eks.: "Importeret 2026")
4. Anvend

Etiketter gør det muligt at filtrere efterfølgende.

Eksporter til andre værktøjer

Til Stripe (til betalinger)

Frihet eksporterer kunder til et format, der er kompatibelt med Stripe:

1. Gå til Kunder > Eksporter
2. Vælg Stripe-format
3. JSON downloades med den korrekte struktur
4. Importer i Stripe-dashboardet

Til HubSpot (CRM)

1. Kunder > Eksporter > HubSpot
2. Frihet genererer integrationstoken
3. Synkroniserer automatisk tovejs (Business-plan)

Til Google Sheets

For samarbejde:

1. Kunder > Eksporter > Google Sheets
2. Et nyt delbart ark åbnes
3. Ændringer i Sheets synkroniseres til Frihet (1 times forsinkelse)

Kontinuerlig synkronisering

På Business-planen, aktiver synkronisering:

1. Gå til Integrationer > CRM
2. Vælg værktøj (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
3. Autoriser adgang (OAuth)
4. Vælg hvad der skal synkroniseres:
   • Kundedata (tovejs)
   • Fakturahistorik (envejs: Frihet → CRM)
   • Betalinger (envejs)

Ændringer synkroniseres automatisk hver time.

Almindelige problemer

"Ugyldigt CIF i række 3"

CIF skal følge formatet: 1 bogstav + 7 tal + 1 bogstav/tal.

• ✅ A12345678
• ❌ 12345678 (bogstav mangler)
• ❌ A1234567 (kun 7 cifre)

Ret før import.

"Duplikeret e-mail på min konto"

En kunde har 2 registreringer med den samme e-mail. Brug Kunder > Flet kunder for at konsolidere før import.

"Korrupt CSV-fil"

Hvis Frihet ikke kan læse filen:

• Gem som UTF-8 (ikke Latin-1)
• Kontroller afgrænser (komma, semikolon)
• Åbn i Excel og gem igen som ny CSV
• Prøv at importere igen

"Langsom import"

Hvis du importerer 10.000+ kunder:

• Behandl i partier af maks. 5.000
• På Business-planen, kontakt support for optimeret import
• Den første import er langsommere (indekser); efterfølgende er hurtige