Hoppa till huvudinnehåll

Importera och exportera kunder

Överför kunder mellan system, utför backup eller integrera data från dina tidigare register.

Exportera kunder till CSV​

Enkel nedladdning​

  1. Gå till Kunder
  2. Klicka på Exportera > CSV
  3. Filen clientes-{fecha}.csv laddas ner

Filen innehåller alla kolumner:

nombre,tipo,cif_nif,email,telefono,ciudad,pais,fecha_creacion
Acme Corp,empresa,A12345678,contacto@acme.com,+34 91 123 45 67,Madrid,ES,2025-11-15
Juan García,persona,12345678A,juan@email.com,+34 666 123 456,Barcelona,ES,2026-01-10

Export med filter​

Innan du exporterar, tillämpa filter:

  1. Filtrera efter typ (företag / personer)
  2. Filtrera efter region eller land
  3. Filtrera efter datumintervall (nya kunder)
  4. Exportera sedan

Endast de filtrerade kunderna exporteras.

Användningsfall​

  • Byte av redovisningssystem: Exportera kunder för import till ny programvara
  • Backup: Spara säker CSV regelbundet
  • Manuell fakturering: Exportera för att skapa korrespondens i Word/Excel
  • Integration: Skicka kunder till marknadsföringsverktyg eller CRM

Importera kunder från CSV​

Förbered filen​

Skapa en CSV med minimikolumner:

nombre,tipo,cif_nif,email
Beers Ltd,empresa,B87654321,info@beers.com
María López,persona,87654321B,maria@example.com
Servicios TI SL,empresa,C11223344,contacto@servicios-ti.es

Kolumner som känns igen automatiskt:

KolumnObligatoriskExempel
nombreJa"Acme Corp"
tipoJaföretag / person
cif_nifJaA12345678 / 12345678A
emailNejcontacto@empresa.com
telefonoNej+34 91 123 45 67
ciudadNejMadrid
paisNejES
regionNejMadrid
codigo_postalNej28001
webNejwww.empresa.com

Intelligent kolumndetektion​

Frihet använder AI för att automatiskt upptäcka kolumner även om de har något annorlunda namn:

  • "Empresa" = "nombre"
  • "Kundtyp" = "tipo"
  • "NIF" / "CIF" = "cif_nif"
  • "Email" / "E-post" / "E-mail" = "email"
  • "Telefon" / "Tlf" = "telefono"
  • "Stad" / "Kommun" = "ciudad"
  • "Web" / "Webbplats" = "web"

Detta gör det möjligt att importera filer från andra system utan manuell omformatering.

Importprocess​

  1. Gå till Kunder > Importera > Från CSV
  2. Dra filen eller välj från disk
  3. Frihet validerar formatet och visar förhandsgranskning:
    • Rader att importera
    • Upptäckta kolumner
    • Hittade problem
  4. Lös konflikter (se nedan)
  5. Klicka på Importera

Validering och konflikter​

Under importen kontrollerar Frihet:

Dubbletter​

Om CIF/NIF redan finns på ditt konto:

  • Alternativ 1: Hoppa över (importera inte den kunden)
  • Alternativ 2: Uppdatera befintliga kunddata
  • Alternativ 3: Skapa ny med importdata

Ogiltigt CIF/NIF​

Om formatet är ogiltigt:

Rad 5: "Acme Corp" — Ogiltigt CIF "123"
Förslag: Menade du "A12345678"?

Du kan:

  • Korrigera före import
  • Lämna tomt (kräver manuell redigering efteråt)
  • Hoppa över den raden

Dubbel e-postadress​

Om samma e-postadress är registrerad för 2 kunder:

Rad 3: "García & Asociados" använder e-postadressen "contacto@empresas.com"
Även i: "García Servicios Legales" (befintlig)

Välj vilken du vill behålla eller skapa en ny med en annan e-postadress.

Exempel: Importera från Excel​

Om dina kunder finns i Excel:

  1. Öppna filen i Numbers / Excel
  2. Välj dataområde
  3. Kopiera (Cmd+C)
  4. I Frihet, gå till Kunder > Importera
  5. Klistra in (Cmd+V) i importområdet
  6. Frihet upptäcker formatet automatiskt

Massåtgärder​

Efter import kan du tillämpa ändringar på flera kunder:

Tilldela betalningsvillkor​

  1. Gå till Kunder
  2. Välj flera (kryssrutan i listan)
  3. Klicka på Åtgärder > Ange betalningsvillkor
  4. Välj villkor (30, 60, 90 dagar)
  5. Tillämpa på alla valda

Ändra region​

Användbart om du importerade kunder från en annan filial:

  1. Välj kunder
  2. Åtgärder > Redigera region
  3. Ny region: Katalonien
  4. Tillämpa

Lägg till tagg​

Kategorisera importerade kunder:

  1. Välj kunder
  2. Åtgärder > Lägg till tagg
  3. Skapa tagg (t.ex. "Importerade 2026")
  4. Tillämpa

Taggarna möjliggör filtrering efteråt.

Exportera till andra verktyg​

Till Stripe (för betalningar)​

Frihet exporterar kunder till ett format som är kompatibelt med Stripe:

  1. Gå till Kunder > Exportera
  2. Välj Stripe-format
  3. JSON med korrekt struktur laddas ner
  4. Importera till Stripe dashboard

Till HubSpot (CRM)​

  1. Kunder > Exportera > HubSpot
  2. Frihet genererar integrationstoken
  3. Synkroniserar automatiskt tvåvägs (Business-plan)

Till Google Sheets​

För samarbete:

  1. Kunder > Exportera > Google Sheets
  2. Ett nytt delbart ark öppnas
  3. Ändringar i Sheets synkroniseras till Frihet (fördröjning 1 timme)

Kontinuerlig synkronisering​

I Business-planen, aktivera synkronisering:

  1. Gå till Integrationer > CRM
  2. Välj verktyg (HubSpot, Pipedrive, Salesforce)
  3. Auktorisera åtkomst (OAuth)
  4. Välj vad som ska synkroniseras:
    • Kunddata (tvåvägs)
    • Fakturhistorik (enkelriktad: Frihet → CRM)
    • Betalningar (enkelriktad)

Ändringar synkroniseras automatiskt varje timme.

Vanliga problem​

"Ogiltigt CIF på rad 3"​

CIF måste följa formatet: 1 bokstav + 7 siffror + 1 bokstav/siffra.

  • ✅ A12345678
  • ❌ 12345678 (bokstav saknas)
  • ❌ A1234567 (endast 7 siffror)

Korrigera före import.

"Dubblett av e-postadress på mitt konto"​

En kund har 2 poster med samma e-postadress. Använd Kunder > Slå samman kunder för att konsolidera före import.

"Korrupt CSV-fil"​

Om Frihet inte kan läsa filen:

  • Spara som UTF-8 (inte Latin-1)
  • Kontrollera avgränsare (komma, semikolon)
  • Öppna i Excel och spara om som ny CSV
  • Försök importera igen

"Långsam import"​

Om du importerar fler än 10 000 kunder:

  • Bearbeta i partier om max 5 000
  • I Business-planen, kontakta support för optimerad import
  • Den första importen är långsammare (index); efterföljande är snabba