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Rechnungen

Rechnungen sind das Herzstück deines Geschäfts in Frihet. Hier erfährst du, wie du sie erstellst, bearbeitest, ihren Status änderst und alles, was du über ihren Lebenszyklus wissen musst.

Eine Rechnung erstellen​

Methode 1: Von Grund auf​

  1. Öffne das Modul Fakturierung → Rechnungen
  2. Klicke auf Neue Rechnung (oder verwende Alt+N)
  3. Wähle den Kunden aus der Liste aus (oder erstelle ihn spontan, indem du seinen Namen eingibst)
  4. Füge Artikel-/Dienstleistungspositionen hinzu
  5. Überprüfe Steuern, Rabatte und Gesamtbetrag
  6. Klicke auf Als Entwurf speichern oder Direkt senden

Methode 2: Aus einem Angebot​

  1. Gehe zu Angebote und öffne das, das du umwandeln möchtest
  2. Klicke auf In Rechnung umwandeln
  3. Frihet kopiert automatisch Kunde, Positionen und Einstellungen
  4. Speichern oder senden

Methode 3: Eine frühere Rechnung duplizieren​

  1. Öffne die Rechnung, die du duplizieren möchtest
  2. Klicke auf Weitere Optionen → Duplizieren
  3. Es wird eine Entwurfskopie mit einer neuen Nummer erstellt
  4. Bearbeite nach Bedarf

Struktur einer Rechnung​

Kundendaten​

  • Kundenname — Obligatorisch
  • Kunden-NIF/CIF — Wird für VeriFactu und die Einhaltung der Steuervorschriften verwendet
  • Kunden-E-Mail — Zum automatischen Versenden der Rechnung
  • Adresse — Wird im PDF angezeigt

Artikelpositionen​

Jede Position enthält:

FeldBeschreibung
BezeichnungBeschreibung des Artikels/der Dienstleistung
MengeAnzahl der Einheiten
Stk.-Preis (Stückpreis)Preis ohne Steuern
RabattProzentsatz oder fester Betrag
Gesamtbetrag PositionWird automatisch berechnet
MwSt.-Satz21%, 10%, 4%, 0% befreit, oder andere

Tipp: Du kannst Artikel aus dem Katalog mit Strg+Leertaste im Feld für die Bezeichnung auswählen, und Frihet füllt Preis und IVA automatisch aus.

Summen und Einbehaltungen​

Frihet berechnet automatisch:

  • Zwischensumme — Summe aller Positionen
  • Rabatte — Auf Rechnungsniveau angewendet (optional)
  • Steuerpflichtige Bemessungsgrundlage — Zwischensumme abzüglich Rabatte
  • Steuern — IVA und andere Abgaben pro Typ
  • Einbehaltungen (IRPF) — Falls zutreffend
  • Gesamtbetrag zu zahlen — Endbetrag

Rechnungsstatus​

Entwurf​

  • Rechnung weder gesendet noch erfasst
  • Du kannst sie frei bearbeiten
  • Erscheint weder in Steuerberichten noch in der VeriFactu-Hashkette
  • Aktionen: Bearbeiten, Senden, In korrigierende Rechnung umwandeln, Duplizieren, Löschen

Gesendet​

  • Du hast das PDF an den Kunden gesendet
  • Du kannst keine Positionen bearbeiten (nur Metadaten wie E-Mail)
  • Wurde in der VeriFactu-Hashkette registriert
  • Aktionen: Als bezahlt markieren, Korrigierende Rechnung erstellen, Per E-Mail erneut senden, PDF anzeigen

Bezahlt​

  • Der Kunde hat bezahlt
  • Vollständig ausgeführt
  • Erscheint in Berichten als Einnahme
  • Aktionen: PDF anzeigen, Korrigierende Rechnung erstellen, Als nicht bezahlt markieren (falls ein Fehler vorlag)

Überfällig​

  • Das Fälligkeitsdatum ist überschritten und sie ist nicht als bezahlt markiert
  • Frihet weist diesen Status automatisch zu
  • Wird in Verzugsberichten angezeigt
  • Aktionen: Als bezahlt markieren, Zahlungserinnerung per E-Mail senden

Storniert​

  • Absichtlich storniert (nicht mit korrigierender Rechnung verwechseln)
  • Wird verwendet, wenn die Rechnung nicht existieren sollte
  • Erscheint nicht in Einnahmenberichten
  • Hinweis: Für Rücksendungen verwende stattdessen korrigierende Rechnungen.

Eine Rechnung bearbeiten​

Im Entwurf​

Du kannst alles ändern: Kunde, Positionen, Steuern, alles.

  1. Öffne die Rechnung
  2. Nimm die erforderlichen Änderungen vor
  3. Klicke auf Speichern

Gesendet​

Wenn du nach dem Senden etwas korrigieren musst:

  1. Bearbeite die Originalrechnung nicht — Dies unterbricht die Nachvollziehbarkeit
  2. Erstelle stattdessen eine korrigierende Rechnung (Gutschrift)
  3. Oder kontaktiere den Support, wenn es sich um einen offensichtlichen Fehler handelt

Steuern​

Frihet unterstützt mehrere Arten spanischer Steuern:

IVA (Mehrwertsteuer)​

  • 21% — Allgemeiner Satz (Dienstleistungen, Produkte)
  • 10% — Ermäßigter Satz (Gastgewerbe, Lebensmittel)
  • 4% — Stark ermäßigter Satz (Medikamente, Bücher)
  • 0% — Von der IVA befreit (spezifische Dienstleistungen)

Wie funktioniert es? Jede Artikelposition hat ihren eigenen IVA-Satz. Frihet summiert alle IVAs nach Typ.

IGIC (Kanarische Allgemeine Indirekte Steuer)​

Wenn dein Unternehmen auf den Kanarischen Inseln ansässig ist:

  • Frihet erkennt automatisch deinen Unternehmenssitz
  • Verwendet IGIC anstelle von IVA (Sätze: 0%, 2.5%, 5.5%, 9%)
  • Du musst nichts Besonderes tun

IRPF (Einbehaltung)​

Einige Branchen (Bau, Beratung) erfordern eine Einbehaltung:

  1. Öffne die Rechnung
  2. Aktiviere im Abschnitt Einbehaltungen die Option IRPF anwenden
  3. Wähle den Prozentsatz aus (15%, 7% usw. je nach Art der Dienstleistung)
  4. Frihet zieht diesen Betrag automatisch vom Gesamtbetrag ab

Wichtig: Die Einbehaltung wird im Modelo 130 für deine vierteljährliche IRPF-Erklärung ausgewiesen.

Äquivalenzzuschlag​

Für Händler und ähnliche Aktivitäten:

  1. Aktiviere ihn unter Einstellungen → Steuern
  2. Aktiviere beim Erstellen einer Rechnung Äquivalenzzuschlag
  3. Er wird prozentual (0.5%, 1.4%, 1.75%) je nach IVA-Satz angewendet

Rabatte​

Frihet erlaubt zwei Arten:

Rabatte pro Position​

  • Werden auf Ebene des einzelnen Artikels angewendet
  • Können prozentual (z.B. 10%) oder als fester Betrag (z.B. 5 €) sein
  • Wird direkt in der Position angezeigt

Globale Rabatte​

  • Werden auf die gesamte Rechnung angewendet
  • Nützlich für Sonderangebote oder Boni
  • Erscheint zwischen Zwischensumme und steuerpflichtiger Bemessungsgrundlage

PDF und Versand​

PDF herunterladen​

  1. Öffne die Rechnung
  2. Klicke auf PDF herunterladen (oder Alt+D)
  3. Wird als F-2026-0001.pdf heruntergeladen (entsprechend deiner Nummerierungsreihe)

Das PDF enthält:

  • Daten deines Unternehmens (Logo, Adresse, Telefon)
  • Kundendaten
  • Rechnungsnummer und -datum
  • Alle Positionen mit Steuerdetails
  • Gesamtsummen
  • Zahlungsbedingungen
  • QR-Code (falls in den Einstellungen aktiviert)

Per E-Mail senden​

Frihet sendet Rechnungen direkt per E-Mail mit angehängtem PDF, ohne dass ein externer E-Mail-Client erforderlich ist.

Von der Rechnung aus:​

  1. Klicke auf Per E-Mail senden (oder Alt+E)
  2. Es öffnet sich der Versanddialog mit den folgenden Feldern:
    • An — Wird automatisch mit der E-Mail des Kunden vorausgefüllt
    • CC / BCC — Optionale Felder für Kopien (z.B. dein Steuerberater)
    • Betreff — Vorab generiert mit der Rechnungsnummer, bearbeitbar
    • Nachricht — Personalisierbarer Text mit Gruß an den Kunden
  3. Du kannst die E-Mail vor dem Senden in der Vorschau anzeigen
  4. Klicke auf Senden

Die E-Mail enthält automatisch:

  • Rechnungs-PDF als Anhang
  • Online-Zahlungslink (falls Stripe Connect aktiv ist)
  • Zusammenfassung des Betrags und des Fälligkeitsdatums

Aus der Rechnungsliste (Batch-Versand):​

  1. Wähle eine oder mehrere Rechnungen aus (Kontrollkästchen)
  2. Klicke auf Aktionen → Per E-Mail senden
  3. Jede Rechnung wird an die E-Mail ihres jeweiligen Kunden gesendet

Zahlungserinnerung senden:​

  1. Finde die Rechnung (Status Gesendet, Überfällig oder Teilweise bezahlt)
  2. Öffne das Aktionsmenü (drei Punkte)
  3. Klicke auf Erinnerung senden
  4. Eine E-Mail wird an den Kunden gesendet, mit den Daten der ausstehenden Rechnung und dem Zahlungslink

Frihet protokolliert automatisch in der Rechnung, dass sie gesendet wurde (Feld "Letzte Benachrichtigung").

Suche und Filter​

In der Rechnungsliste kannst du:

Nach Status filtern​

  • Cmd+F — Öffnet die Schnellsuche
  • Status: Entwurf, Gesendet, Bezahlt, Überfällig, Storniert
  • Markiere/Entmarkiere Status im Filterbereich

Nach Kunde filtern​

  • Gib in Kunde suchen... ein
  • Zeigt nur Rechnungen dieses Kunden an

Nach Datumsbereich filtern​

  • Von und Bis — Ausstellungsbereich
  • Verwende Schnellkalender: "Dieser Monat", "Letzter Monat", "Dieses Jahr"

Suche nach Nummer​

  • Suche nach Rechnungsnummer: F-2026-0001
  • Suche nach Kunden-NIF

Batch-Aktionen (Bulk-Aktionen)​

Wähle mehrere Rechnungen aus und wende Aktionen auf alle an:

  1. Markiere die Kontrollkästchen der Rechnungen
  2. Klicke auf Aktionen in der oberen Leiste
  3. Verfügbare Optionen:
    • Als gesendet markieren
    • Als bezahlt markieren
    • Als überfällig markieren (für manuelle Bearbeitung)
    • Entwurf löschen (nur Entwürfe)
    • Als CSV exportieren

Statistikpanel​

Im oberen Bereich von Rechnungen siehst du vier Echtzeit-Metriken:

MetrikBeschreibung
Gesamtfakturierter BetragSumme aller Rechnungen des Monats (gesendet + bezahlt)
Offene ForderungenSumme der gesendeten, aber nicht bezahlten Rechnungen
Diesen Monat eingenommenEinnahmen des aktuellen Monats (nur als bezahlt markiert)
ÜberfälligSumme der Rechnungen mit überschrittenem Fälligkeitsdatum

Klicke auf eine Metrik, um die Liste automatisch zu filtern.

Nummerierung und Serien​

Rechnungen werden automatisch entsprechend der konfigurierten Nummerierungsreihe (z.B. F-2026-0001) nummeriert.

Erfahre mehr unter Serien und Nummerierung.

Steuerliche Konformität​

Wenn du eine Rechnung in Frihet sendest:

Siehe alle Fakturierungsfunktionen oder vergleiche mit anderen Lösungen auf der Frihet-Seite.

Nächster Schritt: Angebote oder Wiederkehrende Rechnungen