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Serien und Nummerierung

Die Rechnungsnummerierung muss den spanischen Steuervorschriften entsprechen. Frihet ermöglicht es, personalisierte Serien mit flexiblen Mustern zu erstellen, damit Ihre Rechnungen automatisch nummeriert werden, mit unabhängigen Zählern pro Serie.

Was ist eine Serie​

Eine Serie ist eine Gruppe von Rechnungen mit einem eigenen Nummerierungsmuster und einem unabhängigen Zähler. Sie sind nützlich, wenn Sie Geschäftsbereiche, Niederlassungen oder Abrechnungsarten unter derselben NIF trennen müssen.

Beispiel: Ein Freiberufler mit zwei Tätigkeiten:

  • Serie FRI für sein SaaS: FRI20260001, FRI20260002, etc.
  • Serie BRT für Consulting: BRT20260001, BRT20260002, etc.

Jede Serie hat ihren eigenen Zähler, der unabhängig weiterläuft.

Wie die Nummerierung ohne Serien funktioniert​

Wenn Sie keine Serien konfigurieren, verwendet Frihet ein einziges globales Muster mit nur einem Zähler. Dies ist das Standardverhalten für neue Konten:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Abrechnung
  2. Im Nummerierungsbereich definieren Sie Ihr Muster (z.B. F{YEAR}{SEQ4})
  3. Jede Rechnung erhält die nächste fortlaufende Nummer

Für die meisten Freiberufler mit nur einer Tätigkeit ist dies ausreichend.

Zugriff auf die Serienkonfiguration​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Abrechnung
  2. Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt Rechnungs-Serien
  3. Sie sehen Ihre konfigurierten Serien (falls vorhanden)

Eine Serie erstellen​

Erstes Mal​

Wenn Sie Ihre erste Serie hinzufügen, migriert Frihet automatisch Ihre aktuelle Konfiguration:

  1. Klicken Sie auf Serie hinzufügen
  2. Frihet erstellt eine "Standard"-Serie mit Ihrem aktuellen Muster und Zähler
  3. Sie können sie umbenennen und weitere Serien hinzufügen

Diese Migration ist transparent: Ihre bestehenden Rechnungen sind nicht betroffen.

Weitere Serien hinzufügen​

  1. Klicken Sie auf Serie hinzufügen
  2. Füllen Sie die Felder aus:
    • ID — Kurzer und eindeutiger Bezeichner (z.B. fri, brt, consulting). Kann später nicht geändert werden.
    • Name — Beschreibender Name (z.B. "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
    • Muster — Nummerierungsformel (z.B. FRI{YEAR}{SEQ4})
  3. Der Zähler beginnt automatisch bei 1

Sie können bis zu 10 Serien haben.

Standard-Serie​

Genau eine Serie muss die Standard-Serie sein. Sie wird beim Erstellen einer neuen Rechnung vorausgewählt.

Um die Standard-Serie zu ändern, klicken Sie auf Als Standard festlegen bei der gewünschten Serie.

Muster-Variablen​

Das Muster verwendet dynamische Variablen, die automatisch ersetzt werden:

VariableBeschreibungBeispiel
{YEAR}Aktuelles Jahr (4 Ziffern)2026, 2027
{MONTH}Monat (2 Ziffern, 01-12)01, 02, ..., 12
{SEQ3}Sequenz von 3 Ziffern (001...)001, 002, 999
{SEQ4}Sequenz von 4 Ziffern (0001...)0001, 0002, 9999
{SEQ5}Sequenz von 5 Ziffern (00001...)00001, 00002, 99999

Das Serienpräfix (FRI, BRT, F, etc.) wird direkt ins Muster geschrieben, es ist keine separate Variable.

Musterbeispiele​

Mit Serienpräfix (empfohlen für Multi-Aktivitäten):

FRI{YEAR}{SEQ4}

Ergebnis: FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999

Klassisches Muster mit Bindestrichen:

F-{YEAR}-{SEQ4}

Ergebnis: F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999

Mit Monat (zur Unterscheidung nach Periode):

F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}

Ergebnis: F-202601-001, F-202602-001, ...

Minimalistisch (nur Sequenz):

{SEQ4}

Ergebnis: 0001, 0002, ...

Mit Schrägstrich als Trennzeichen:

F/{YEAR}/{SEQ3}

Ergebnis: F/2026/001, F/2026/002, ...

Serie beim Erstellen der Rechnung auswählen​

Wenn Sie mehr als eine Serie konfiguriert haben, sehen Sie beim Erstellen einer Rechnung eine Serienauswahl:

  1. Öffnen Sie das Formular für eine neue Rechnung
  2. Im Datumsbereich wählen Sie die gewünschte Serie aus
  3. Die Nummer wird automatisch gemäß dem Muster und Zähler dieser Serie zugewiesen

Wenn Sie nur eine Serie haben (oder keine Serien verwenden), erscheint keine Auswahl und die Nummerierung funktioniert automatisch.

Jährlicher Auto-Reset​

Beim Jahreswechsel kehrt der Zähler jeder Serie automatisch auf 1 zurück (wenn die jährliche Reset-Richtlinie aktiviert ist).

Beispiel:

  • 31. Dezember 2025: Letzte Rechnung FRI20250523
    1. Januar 2026: Erste Rechnung FRI20260001

Diese Richtlinie wird unter Einstellungen > Abrechnung > Reset-Richtlinie konfiguriert. Die Optionen sind:

  • Jährlich (empfohlen): Der Zähler wird jedes Jahr am 1. Januar zurückgesetzt
  • Niemals: Der Zähler läuft unbegrenzt weiter

Eine Serie bearbeiten​

Sie können den Namen und das Muster einer bestehenden Serie direkt im Serienbereich bearbeiten.

Wichtig: Änderungen wirken sich auf zukünftige Rechnungen aus, NICHT auf bereits erstellte. Der Zähler läuft dort weiter, wo er war.

Beispiel:

  • Sie haben Rechnungen FRI20260001 bis FRI20260050 mit dem alten Muster erstellt
  • Sie ändern das Muster auf FRIHET-{YEAR}-{SEQ4}
  • Die nächste Rechnung wird FRIHET-2026-0051 sein (der Zähler läuft weiter)

Eine Serie löschen​

  1. Klicken Sie auf die Löschtaste bei der Serie
  2. Bestätigen Sie die Löschung

Bestehende Rechnungen, die diese Serie verwendeten, sind nicht betroffen (sie behalten ihre Nummer).

Wenn Sie die Standard-Serie löschen, wird die erste verbleibende Serie automatisch zur Standard-Serie.

Den Zähler ändern​

Jede Serie zeigt die nächste Nummer an, die zugewiesen wird. Sie können diese Nummer manuell anpassen, wenn Sie eine Nummerierung aus einem anderen System fortsetzen müssen.

Beispiel:

  • Sie migrieren von Excel, wo Sie bei Rechnung 500 waren
  • Sie passen den Zähler auf 501 an
  • Die nächste Rechnung in dieser Serie beginnt bei 501

Serie einer bestehenden Rechnung ändern​

Sobald die Rechnung ausgestellt wurde, können Sie weder die Nummer noch die Serie ändern (steuerliche Anforderung). Die Nummer ist unveränderlich.

Wenn Sie eine andere Serie verwenden müssen:

  1. Erstellen Sie eine neue Rechnung mit der richtigen Serie
  2. Stornieren oder korrigieren Sie die Originalrechnung bei Bedarf

Häufige Anwendungsfälle​

Freiberufler mit mehreren Tätigkeiten​

Einnahmen nach Geschäftsbereich trennen:

Serie: Consulting
Muster: CON{YEAR}{SEQ4}
Ergebnis: CON20260001

Serie: Formación
Muster: FORM{YEAR}{SEQ4}
Ergebnis: FORM20260001

Unternehmen mit Niederlassungen​

Eine Serie pro Standort:

Serie: Rechnungen Madrid
Muster: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Ergebnis: FM-2026-0001

Serie: Rechnungen Barcelona
Muster: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Ergebnis: FB-2026-0001

Verschiedene Kundentypen​

Serie: Nationale Kunden
Muster: F-{YEAR}-{SEQ4}
Ergebnis: F-2026-0001

Serie: Internationale Kunden
Muster: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Ergebnis: FI-2026-001

Migration von einem anderen System​

Wenn Sie von Excel, einem anderen ERP oder manueller Abrechnung kommen:

  1. Erstellen Sie eine Serie mit dem Muster, das Sie verwendet haben
  2. Passen Sie den Zähler auf die nächste fällige Nummer an
  3. Die neuen Rechnungen setzen die Nummerierung ohne Lücken fort

Steuerliche Anforderungen​

Die Rechnungsnummerierung in Spanien muss:

  • Fortlaufend sein (ohne Lücken)
  • Einzigartig sein (keine Nummern wiederholen)
  • Eine klare Identifikation haben (Serie + Nummer)
  • In chronologischer Reihenfolge sein (nicht vordatieren)

Frihet gewährleistet dies automatisch durch einen atomaren Zähler auf dem Server. Die Nummerierung wird zentral generiert, um Duplikate oder Lücken zu vermeiden, selbst wenn mehrere Personen gleichzeitig Rechnungen erstellen. Es ist nicht möglich, manuell eine Nummer außerhalb der Reihenfolge zu erstellen.

Wenn Sie Serien verwenden, behält jede Serie ihre eigene fortlaufende Reihenfolge unabhängig bei. Dies entspricht der RD 1619/2012, die verschiedene Serien erlaubt, solange jede fortlaufend ist.

Diese lückenlose Nummerierung ist auch eine Anforderung der RD 1007/2023 (VeriFactu) und wird transparent angewendet.

Personalisiertes Branding pro Serie​

Jede Serie kann ein eigenes visuelles Branding haben, unabhängig vom globalen Branding Ihres Kontos. Dies ermöglicht es, dass Rechnungen aus verschiedenen Geschäftsbereichen unterschiedliche visuelle Identitäten aufweisen.

Serien-Branding konfigurieren​

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Abrechnung > Rechnungs-Serien
  2. Bei der Serie, die Sie anpassen möchten, klicken Sie auf Branding anpassen
  3. Konfigurieren Sie die verfügbaren Felder:
    • Serienlogo — Wird im PDF anstelle des globalen Logos angezeigt
    • Handelsname — Name des Geschäftsbereichs (z.B. "Frihet" vs. "BRTHLS Consulting")
    • Akzentfarbe — Farbe für Titel und Tabellenüberschriften im PDF
    • Rechnungsfußzeile — Personalisierter Text in der Fußzeile

Wie die Priorität funktioniert​

Wenn Sie ein PDF generieren, löst Frihet das Branding in dieser Reihenfolge auf:

  1. Wenn die Rechnung zu einer Serie mit eigenem Branding gehört → wird das der Serie verwendet
  2. Wenn die Serie kein Branding (oder dieses Feld nicht) hat → wird das globale Branding Ihres Kontos verwendet

Das bedeutet, dass Sie nur das Logo einer Serie anpassen und die globale Farbe und Fußzeile beibehalten können.

Anwendungsfälle​

Freiberufler mit zwei Marken:

  • Serie FRI: Frihet-Logo, schwarze Farbe, Fußzeile "Frihet — Verwaltungssoftware"
  • Serie BRT: BRTHLS-Logo, graue Farbe, Fußzeile "BRTHLS Consulting"

Gleiche Marke, unterschiedliche Fußzeilen:

  • Nationale Serie: Fußzeile mit spanischem Bankkonto
  • Internationale Serie: Fußzeile mit IBAN + SWIFT Konto

Visueller Indikator​

Serien mit personalisiertem Branding zeigen in der Konfiguration ein Etikett Eigenes Branding, damit Sie schnell erkennen, welche Überschreibungen aktiv sind.

Registerbuch​

Die Rechnungen aller Serien werden im Registerbuch erfasst, das über die Rechnungsliste zugänglich ist. Die Dokumentennummer (mit ihrem Serienpräfix) wird automatisch in der entsprechenden Spalte widergespiegelt.

Um das Registerbuch als CSV zu exportieren, gehen Sie zu Rechnungen und verwenden Sie die Option Registerbuch.

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