Serier och numrering
Fakturans numrering måste uppfylla spanska skattekrav. Frihet låter dig skapa anpassade serier med flexibla mönster så att dina fakturor numreras automatiskt, med oberoende räknare per serie.
Vad är en serie
En serie är en grupp av fakturor med ett eget numreringsmönster och en oberoende räknare. De är användbara när du behöver separera affärsområden, filialer eller faktureringstyper under samma NIF.
Exempel: en egenföretagare med två verksamheter:
- Serie FRI para su SaaS: FRI20260001, FRI20260002, etc.
- Serie BRT para consulting: BRT20260001, BRT20260002, etc.
Varje serie har sin egen räknare som fortskrider oberoende.
Hur numrering fungerar utan serier
Om du inte konfigurerar serier använder Frihet ett enda globalt mönster med en enda räknare. Detta är standardbeteendet för nya konton:
- Gå till Inställningar > Fakturering
- I numreringssektionen definierar du ditt mönster (t.ex.
F{YEAR}{SEQ4}) - Varje faktura får nästa sekventiella nummer
För de flesta egenföretagare med en enda verksamhet räcker detta.
Åtkomst till serieinställningar
- Gå till Inställningar > Fakturering
- Skrolla ner till sektionen Fakturaserier
- Du kommer att se dina konfigurerade serier (om det finns några)
Skapa en serie
Första gången
När du lägger till din första serie migrerar Frihet automatiskt dina nuvarande inställningar:
- Klicka på Lägg till serie
- Frihet skapar en serie "Standard" med ditt nuvarande mönster och räknare
- Du kan byta namn på den och lägga till fler serier
Denna migrering är transparent: dina befintliga fakturor påverkas inte.
Lägg till fler serier
- Klicka på Lägg till serie
- Fyll i fälten:
- ID — Kort och unik identifierare (t.ex.
fri,brt,consulting). Kan inte ändras efteråt. - Namn — Beskrivande namn (t.ex. "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
- Mönster — Numreringsformel (t.ex.
FRI{YEAR}{SEQ4})
- ID — Kort och unik identifierare (t.ex.
- Räknaren börjar på 1 automatiskt
Du kan ha upp till 10 serier.
Standardserie
Exakt en serie måste vara standardserien. Det är den som förväljs när en ny faktura skapas.
För att ändra standardserien, klicka på Ange som standard för önskad serie.
Mönstervariabler
Mönstret använder dynamiska variabler som ersätts automatiskt:
| Variable | Beskrivning | Exempel |
|---|---|---|
{YEAR} | Nuvarande år med 4 siffror | 2026, 2027 |
{MONTH} | Månad med 2 siffror (01-12) | 01, 02, ..., 12 |
{SEQ3} | Sekvens med 3 siffror (001, 002...) | 001, 002, 999 |
{SEQ4} | Sekvens med 4 siffror (0001, 0002...) | 0001, 0002, 9999 |
{SEQ5} | Sekvens med 5 siffror (00001, 00002...) | 00001, 00002, 99999 |
Serieprefixet (FRI, BRT, F, etc.) skrivs direkt i mönstret, det är ingen separat variabel.
Mönsterexempel
Med serieprefix (rekommenderas för flera verksamheter):
FRI{YEAR}{SEQ4}
Resultat: FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999
Klassiskt mönster med bindestreck:
F-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999
Med månad (för att särskilja efter period):
F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}
Resultat: F-202601-001, F-202602-001, ...
Minimalistisk (endast sekvens):
{SEQ4}
Resultat: 0001, 0002, ...
Med snedstreck som avgränsare:
F/{YEAR}/{SEQ3}
Resultat: F/2026/001, F/2026/002, ...
Välj serie när du skapar faktura
Om du har mer än en serie konfigurerad kommer du att se en serie väljare när du skapar en faktura:
- Öppna formuläret för ny faktura
- I datumsektionen väljer du önskad serie
- Numret tilldelas automatiskt enligt den seriens mönster och räknare
Om du bara har en serie (eller inte använder serier), visas ingen väljare och numreringen fungerar automatiskt.
Årlig automatisk återställning
Vid årsskiftet återställs räknaren för varje serie automatiskt till 1 (om du har aktiverat policyn för årlig återställning).
Exempel:
- 31 december 2025: Sista fakturan FRI20250523
- 1 januari 2026: Första fakturan FRI20260001
Denna policy konfigureras under Inställningar > Fakturering > Återställningspolicy. Alternativen är:
- Årlig (rekommenderas): Räknaren återställs varje 1 januari
- Aldrig: Räknaren fortsätter på obestämd tid
Redigera en serie
Du kan redigera namn och mönster för en befintlig serie direkt i serisektionen.
Viktigt: Ändringarna påverkar framtida fakturor, INTE de som redan har genererats. Räknaren fortsätter där den var.
Exempel:
- Du genererade fakturor FRI20260001 till FRI20260050 med det gamla mönstret
- Du ändrar mönstret till
FRIHET-{YEAR}-{SEQ4} - Nästa faktura blir FRIHET-2026-0051 (räknaren fortsätter)
Ta bort en serie
- Klicka på borttagningsknappen för serien
- Bekräfta borttagningen
Befintliga fakturor som använde den serien påverkas inte (de behåller sitt nummer).
Om du tar bort standardserien blir den första återstående serien automatiskt standardserien.
Ändra räknaren
Varje serie visar nästa nummer som kommer att tilldelas. Du kan justera detta nummer manuellt om du behöver fortsätta en numrering från ett annat system.
Exempel:
- Du migrerar från Excel där du var på faktura 500
- Du justerar räknaren till 501
- Nästa faktura i den serien kommer att börja på 501
Ändra serie för en befintlig faktura
När fakturan väl har utfärdats KAN du INTE ändra dess nummer eller serie (skattekrav). Numret är oföränderligt.
Om du behöver använda en annan serie:
- Skapa en ny faktura med rätt serie
- Avbryt eller korrigera den ursprungliga fakturan om det behövs
Vanliga användningsfall
Egenföretagare med flera verksamheter
Separera intäkter per affärsområde:
Serie: Konsultverksamhet
Mönster: CON{YEAR}{SEQ4}
Resultat: CON20260001
Serie: Utbildning
Mönster: FORM{YEAR}{SEQ4}
Resultat: FORM20260001
Företag med filialer
En serie per plats:
Serie: Fakturor Madrid
Mönster: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: FM-2026-0001
Serie: Fakturor Barcelona
Mönster: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: FB-2026-0001
Olika typer av kunder
Serie: Nationella kunder
Mönster: F-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: F-2026-0001
Serie: Internationella kunder
Mönster: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Resultat: FI-2026-001
Migrering från ett annat system
Om du kommer från Excel, ett annat ERP, eller manuell fakturering:
- Skapa en serie med det mönster du använde
- Justera räknaren till nästa nummer i sekvensen
- Nya fakturor fortsätter numreringen utan luckor
Skattekrav
Fakturans numrering i Spanien måste vara:
- Vara korrelativ (utan luckor)
- Vara unik (inte upprepa nummer)
- Ha tydlig identifikation (serie + nummer)
- Vara i kronologisk ordning (utan att antidatera)
Frihet garanterar detta automatiskt med hjälp av en atomisk räknare på servern. Numreringen genereras centraliserat för att undvika dubbletter eller luckor, även om flera personer skapar fakturor samtidigt. Det är inte möjligt att manuellt skapa ett nummer utanför sekvensen.
När du använder serier bibehåller varje serie sin egen korrelativa sekvens oberoende. Detta uppfyller RD 1619/2012 som tillåter olika serier förutsatt att varje serie är korrelativ.
Denna numrering utan luckor är också ett krav enligt RD 1007/2023 (VeriFactu) och tillämpas transparent.
Anpassat varumärke per serie
Varje serie kan ha sitt eget visuella varumärke, oberoende av ditt kontos globala varumärke. Detta gör att fakturor från olika affärsområden kan ha distinkta visuella identiteter.
Konfigurera seriens varumärke
- Gå till Inställningar > Fakturering > Fakturaserier
- För den serie du vill anpassa, klicka på Anpassa varumärke
- Konfigurera de tillgängliga fälten:
- Serielogo — Visas i PDF:en istället för den globala logotypen
- Företagsnamn — Namn på affärsområdet (t.ex. "Frihet" vs "BRTHLS Consulting")
- Accentfärg — Färg för rubriker och tabellhuvuden i PDF:en
- Fakturafot — Anpassad text i sidfoten
Hur prioriteten fungerar
När du genererar en PDF löser Frihet varumärket i denna ordning:
- Om fakturan tillhör en serie med eget varumärke → använd seriens
- Om serien inte har något varumärke (eller inte har det fältet) → använd ditt kontos globala varumärke
Detta innebär att du kan anpassa endast logotypen för en serie och behålla den globala färgen och sidfoten.
Användningsfall
Egenföretagare med två varumärken:
- Serie FRI: Frihet-logotyp, svart färg, sidfot "Frihet — Programvara för företagsadministration"
- Serie BRT: BRTHLS-logotyp, grå färg, sidfot "BRTHLS Consulting"
Samma varumärke, olika sidfötter:
- Nationell serie: sidfot med spanskt bankkonto
- Internationell serie: sidfot med IBAN + SWIFT-konto
Visuell indikator
Serier med anpassat varumärke visar en etikett Eget varumärke i inställningarna, så att du snabbt kan identifiera vilka som har aktiva åsidosättningar.
Registerbok
Fakturor från alla serier inkluderas i Registerboken, tillgänglig från fakturalistan. Dokumentnumret (med dess serieprefix) återspeglas automatiskt i den motsvarande kolumnen.
För att exportera Registerboken som CSV, gå till Fakturor och använd alternativet Registerbok.