Kreditfakturor
Kreditfakturor (även kallade kreditnotor) används för att korrigera fel, hantera returer eller justeringar på redan utfärdade fakturor. De är officiella dokument som registrerar partiell eller total annullering av en tidigare faktura.
När ska man använda en kreditfaktura?
Produktreturer
Kund returnerar 2 av 5 köpta enheter:
- Du skapar en kreditfaktura med negativ kvantitet
- Du minskar den registrerade intäkten
Fel i skickad faktura
Du fakturerade kund A istället för B:
- Du skapar en kreditfaktura för att återkalla den ursprungliga
- Du skapar en ny faktura för rätt kund
Retroaktiv rabatt
Du kom överens om 10% rabatt med kunden:
- Du skapar en kreditfaktura för 10%
- Det registreras korrekt i bokföringen
Avbokning av tjänst
Kund avbokar månadstjänst mitt i månaden:
- Du skapar en kreditfaktura för de dagar som inte använts
- Du återbetalar skillnaden
Marginaländring eller beräkningsfel
Du gjorde ett fel i pris eller skatter:
- Du skapar en kreditfaktura för att korrigera
- Du utfärdar en ny faktura med korrekta uppgifter
Skapa en kreditfaktura
Steg 1: Öppna den ursprungliga fakturan
- Gå till Fakturering → Fakturor
- Hitta den faktura du behöver korrigera
- Klicka på Skapa kreditfaktura (eller Fler alternativ → Skapa kreditfaktura)
Steg 2: Frihet förifyller automatiskt
En ny faktura skapas med:
- ✓ Nytt nummer (kreditfakturaserie: R-2026-001)
- ✓ Samma kund
- ✓ Identiska rader men med negativa kvantiteter/belopp
- ✓ Aktuellt datum
- ✓ Referens till ursprunglig faktura (synlig i PDF)
Exempel:
Ursprunglig faktura F-2026-0042:
- Webbtjänst: 1 × €1,000 = €1,000
Genererad kreditfaktura:
- Webbtjänst: -1 × €1,000 = -€1,000
- Totalt kreditfaktura: -€1,000
Steg 3: Justera rader vid behov
Om du bara behöver korrigera delvis:
- Redigera kvantiteterna (behåll negativa)
- Ta bort rader som inte behöver justeras
- Lägg till nya rader om det är relevant (t.ex. ny tjänst efter retur)
Exempel: Partiell retur
Ursprunglig faktura:
- Widget A: 5 × €100 = €500
- Widget B: 3 × €200 = €600
- Totalt: €1,100
Kreditfaktura (kund returnerar 2 Widget A):
- Widget A: -2 × €100 = -€200
- Totalt kreditfaktura: -€200
Steg 4: Granska negativ totalsumma
På en kreditfaktura:
- Delsumman blir negativ
- Momsen blir negativ
- Summan att betala blir negativ (pengar att återbetala till kunden)
Detta är korrekt. Frihet registrerar det som en kredit.
Steg 5: Skicka kreditfakturan
- Klicka på Spara som utkast eller Skicka via e-post
- Den registreras med VeriFactu-hash som en kreditfaktura (officiellt dokument)
- Kunden får PDF:en som visar återbetalningen
Typer av kreditfakturor
Juridisk klassificering (typer R1-R5)
Varje kreditfaktura har en juridisk typ enligt LIVA (moms-lagen):
| Typ | Artikel | När den används |
|---|---|---|
| R1 | Art. 80.1-2, 80.6 LIVA | Fel, retroaktiva rabatter, returer. Det är den vanligaste typen. |
| R2 | Art. 80.3 LIVA | Obetald eller osäker fordran |
| R3 | Art. 80.4 LIVA | Konkurs (juridisk insolvens) |
| R4 | Övriga fall | Andra fall som inte omfattas av R1-R3 |
| R5 | Förenklad | Kreditfaktura för en förenklad faktura (< 400 EUR utan NIF) |
När du skapar en kreditfaktura tilldelar Frihet R1 som standard. Du kan ändra typen i formuläret om ett annat fall är relevant.
Korrigeringsmetod
Frihet tillåter två metoder:
| Metod | Kod | Beskrivning |
|---|---|---|
| Med ersättning | S | Du annullerar den ursprungliga fakturan och ersätter den. Raderna förifylls med negativa belopp. |
| Med skillnader | I | Du utfärdar endast skillnaden mellan den ursprungliga fakturan och korrigeringen. |
Välj metod när du skapar kreditfakturan. Metoden med ersättning är den vanligaste för returer och fullständiga annulleringar.
Länkning till den ursprungliga fakturan
Varje kreditfaktura länkas till den ursprungliga fakturan på ett dubbelriktat sätt:
- Kreditfakturan visar en referens till den ursprungliga fakturan (nummer och datum)
- Den ursprungliga fakturan visar en indikator på att den har korrigerats
- I fakturalistan identifieras kreditfakturorna med en visuell etikett
Anledning till korrigering
När du skapar en kreditfaktura är det obligatoriskt att ange anledningen (textfält). Denna anledning visas i PDF:en och i registerboken.
Kreditfaktura med skillnad (på grund av fel)
Används när du gjorde ett fel i den ursprungliga fakturan:
- Du utfärdar en kreditfaktura för skillnaden (metod I)
- Kunden ser bara en kreditfaktura
Exempel:
Ursprunglig faktura: €1,000 (beräkningsfel)
Skulle vara: €950
Kreditfaktura (I): -€50 (på grund av beräkningsfel)
Fullständig kreditfaktura (annullering)
Används för att helt annullera en faktura:
- Du skapar en kreditfaktura med alla negativa rader (metod S)
- Nettoeffekten är €0
- Sedan skapar du en ny, korrekt faktura
Exempel:
Ursprunglig faktura F-2026-0050: €1,000 (fel kund)
Kreditfaktura R-2026-001 (S): -€1,000
Ny faktura F-2026-0051: €1,000 (korrekt kund)
Kreditfaktura för retur
Används när kunden returnerar produkter/tjänster:
- Du skapar en kreditfaktura för det som returnerats
- Kunden får återbetalning eller kredit
Exempel:
Ursprunglig faktura F-2026-0045:
- 10 t-shirtar × €25 = €250
Kund returnerar 3 t-shirtar:
Kreditfaktura R-2026-002 (S):
- Returnerade t-shirtar: -3 × €25 = -€75
Skatteregistrering
När du skapar en kreditfaktura, gör Frihet automatiskt följande:
- Länkar den till originalet i båda riktningarna
- Registrerar den juridiska typen (R1-R5) och metoden (S/I)
- Beräknar hash för VeriFactu-kedjan (se VeriFactu)
- Justerar momsen (negativa skatter i registreringen)
- Visas i registerboken med all korrigeringsinformation
Viktigt: Markera inte den ursprungliga fakturan som "Annullerad" om du skapar en kreditfaktura. Kreditfakturan är det officiella dokumentet för korrigering.
Status för en kreditfaktura
Exakt samma som en vanlig faktura:
- Utkast — Inte skickad, redigerbar
- Skickad — Skickad till kund, registrerad i VeriFactu-kedjan
- Inbetald — Om den inkluderar rabatt och kunden accepterar den
- Förfallen — Om den är för återbetalning och dagar har passerat
- Annullerad — Om du bestämde dig för att inte använda den
Skillnad: Kreditfaktura vs. Annullera faktura
| Åtgärd | När | Resultat |
|---|---|---|
| Skapa kreditfaktura | Du behöver en officiell korrigeringsregistrering | Två dokument: original + kreditfaktura. Båda i VeriFactu-kedjan |
| Markera som Annullerad | Fakturan borde aldrig ha existerat (administrativt fel) | Ett annullerat dokument. Visas inte i rapporter |
Tips: Använd kreditfaktura när du redan har skickat fakturan till kunden. Använd "Annullera" om det var ett fel innan du skickade.
Återbetalningar och krediter
När du skapar en kreditfaktura med negativ totalsumma, erbjuder Frihet tre alternativ:
Alternativ 1: Återbetalning till bankkonto
- Kunden anger IBAN
- Frihet (integration med Stripe) behandlar automatiskt återbetalningen
- Pengarna kommer inom 3-5 bankdagar
- Fakturor markeras automatiskt som Inbetalda
Alternativ 2: Kredit på konto
- Pengarna återbetalas inte
- Ett "tillgodo" skapas på kundens konto
- På nästa faktura drar Frihet automatiskt av krediten
- Kunden får faktura för skillnaden
Exempel:
Kreditfaktura: -€100 (kredit)
Nästa faktura: €500
Nettofaktura: €400 (Frihet drar av krediten)
Alternativ 3: Invänd instruktioner från kunden
- Du skickar kreditfakturan
- Frihet förblir i status "Väntande"
- Kunden kontaktar för att besluta om återbetalning eller kredit
Sökning av kreditfakturor
Gå till Fakturering → Kreditfakturor för att:
- Visa alla kreditfakturor separat (om du föredrar det)
- Eller se dem under Fakturor med filtret "Inkludera kreditfakturor"
Du kan filtrera efter:
- Status (Skickad, Inbetald, etc.)
- Kund
- Datumintervall
- Ursprunglig faktura som de korrigerar
Rapporter
Kreditfakturor visas som:
- Negativa intäkter under den period de genererades
- Intäktsjusteringar i skatterapporter
- Momsavdrag (negativa skatter)
Om du har många kreditfakturor, analysera varför:
- Frekventa faktureringsfel?
- Kunder som returnerar mycket?
- Prissättningsfel?
Steg-för-steg-exempel
Scenario: Retur av tjänst
Ursprunglig faktura (15 februari):
F-2026-0099
Kund: Acme Corp
- Konsultation (20 timmar × €100): €2,000
- Moms 21%: €420
Totalt: €2,420
Kunden använder 15 timmar och säger upp avtalet:
Steg:
- Öppna faktura F-2026-0099
- Klicka på Skapa kreditfaktura
- Frihet skapar:
R-2026-003
Kund: Acme Corp
- Konsultation (retur): -5 × €100 = -€500
- Moms 21%: -€105
Totalt: -€605
- Skicka via e-post till kunden
- Kunden väljer: "Återbetalning"
- Frihet behandlar återbetalningen automatiskt
Resultat i rapporter:
- Intäkter från konsultation: €2,000 - €500 = €1,500
- Inbetald moms: €420 - €105 = €315
- Bearbetade återbetalningar: €605
Återkommande kreditfakturor
Om du har återkommande fakturor och behöver korrigera:
- Kreditfakturan påverkar endast den specifika utfärdandet, inte återkommande fakturor
- Nästa utfärdande blir normal (utan reducering)
- Användbart för engångsrabatter eller månatliga korrigeringar
Föregående: Offerter | Nästa: Serier och numrering