Hoppa till huvudinnehåll

Återkommande fakturor

Återkommande fakturor låter dig automatisera faktureringen av återkommande tjänster: månatliga prenumerationer, kvartalsvis underhåll, årliga innehållanden, etc. När de väl har konfigurerats genererar och skickar Frihet fakturor automatiskt.

När ska man använda återkommande fakturor?​

Använd återkommande när:

  • Kunden betalar för en fast tjänst varje månad/kvartal/år
  • Raderna inte ändras (eller ändras väldigt lite)
  • Du vill att Frihet automatiskt genererar fakturan på det överenskomna datumet

Exempel:

  • Månatlig hostingavgift: 50 €/månad
  • Konsulttjänst: 1 500 €/kvartal
  • Årlig mjukvarulicens: 2 000 €/år
  • Utrustningsunderhåll: 300 €/månad

Om raderna eller beloppen varierar varje månad, överväg återkommande offerter eller manuell fakturering.

Skapa en återkommande faktura​

Steg 1: Öppna kunden​

  1. Gå till Kunder → Välj kunden
  2. Öppna fliken Återkommande fakturering
  3. Klicka på Ny återkommande faktura

Eller direkt från Fakturering → Återkommande fakturor → Ny återkommande.

Steg 2: Konfigurera frekvensen​

AlternativBeskrivningExempel
DagligenGenereras varje dagIdealisk för engångstjänster
VeckovisGenereras varje veckaVarje måndag
MånatligenGenereras varje månad på samma datumDen 1:a varje månad
KvartalsvisVar tredje månad1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober
ÅrligenEn gång om året1 januari varje år

Vilken dag i månaden? Välj under Nästa utfärdande — som standard är det den aktuella dagen.

Obs: Om du väljer den 31:a och det finns en månad med färre dagar, använder Frihet den sista tillgängliga dagen.

Steg 3: Lägg till rader​

Exakt som på en vanlig faktura:

  • Koncept (beskrivning av tjänsten)
  • Antal
  • Enhetspris
  • Moms-typ

Tips: Använd tydliga beskrivningar så att kunden förstår vad de betalar för. Exempel: "Webbhotell - Februari 2026" istället för "Tjänst".

Steg 4: Ange giltighetsperioden​

Start: När återkommelsen börjar (som standard, idag)

Slut: När den slutar (valfritt)

  • Om du lämnar tomt, upprepas det på obestämd tid
  • Om du anger ett datum, genererar Frihet den fram till den dagen och stoppar sedan

Exempel: Kontrakt från januari till december 2026 → Start: 2026-01-01, Slut: 2026-12-31

Steg 5: Konfigurera aviseringar (valfritt)​

Avisera innan generering:

  • Aktivera detta alternativ om du vill bli aviserad dagar innan fakturan genereras
  • Användbart för att granska data eller göra justeringar innan det blir automatiskt
  • Frihet skickar dig ett e-postmeddelande N dagar innan (konfigurerbart)

Exempel: Om det är en månatlig återkommande och du aktiverar "Avisera 3 dagar innan", får du ett e-postmeddelande den 28:e varje månad för granskning före den 1:a.

Steg 6: Spara​

Klicka på Spara återkommande. Frihet kommer att visa:

  • "Nästa utfärdande: X februari 2026"
  • "Status: Aktiv"

Hantera återkommande​

Se alla återkommande​

  1. Gå till Fakturering → Återkommande fakturor
  2. Du ser en lista med:
    • Kund
    • Frekvens (Månatlig, Kvartalsvis, etc.)
    • Nästa utfärdande
    • Totalt per utfärdande
    • Status (Aktiv, Pausad, Avslutad)

Redigera en återkommande​

  1. Öppna den återkommande från listan
  2. Gör ändringar i rader, kund, frekvens, etc.
  3. Klicka på Spara ändringar

Obs: Ändringarna påverkar inte redan genererade fakturor, endast framtida.

Pausa tillfälligt​

Om kunden är pausad men kommer att fortsätta vara kund senare:

  1. Öppna den återkommande
  2. Klicka på Pausa
  3. Genereringen stoppas tills du klickar på Återuppta

Avsluta en återkommande​

När kunden lämnar eller tjänsten avslutas:

  1. Öppna den återkommande
  2. Klicka på Markera som avslutad
  3. Frihet genererar den sista fakturan (om det är aktuellt) och stoppar återkommelsen

Ta bort en återkommande​

Om du skapade den av misstag:

  1. Öppna den återkommande (den måste vara i utkast eller pausad)
  2. Klicka på Ta bort

Obs: Du kan inte ta bort återkommande som redan har genererat fakturor. Använd istället "Avsluta".

Automatisk genereringsprocess​

Frihet körs automatiskt via en schemalagd Cloud Function som aktiveras på det konfigurerade utfärdandedatumet:

  1. Identifierar alla återkommande med utfärdandedatum = idag
  2. Genererar en ny faktura för varje återkommande
  3. Kopierar automatiskt:
    • Exakta rader (koncept, antal, pris, moms)
    • Kunddata
    • Nummerföljd
    • Rabatter (om sådana finns)
  4. Skickar via e-post (om aktiverat)
  5. Registrerar i VeriFactu automatiskt

Vad som INTE kopieras​

  • Tidigare status (skapas alltid som "Skickad" om den automatiskt aviseras)
  • Betaldatum (nya datum baserade på konfigurerade betalningsvillkor)
  • Privata kommentarer

Aviseringar​

Du får avisering när:

  • En återkommande faktura genererades framgångsrikt
  • Ett fel uppstod vid genereringen (t.ex. kund utan e-post)
  • Du aviseras 3 dagar innan (om du konfigurerat det)

Avancerad anpassning​

Rader med varierande antal​

Om tjänsten har kvantiteter som varierar (t.ex. hosting + extra trafik), har du två alternativ:

Alternativ 1: Fast rad + valfri rad

  • Lägg till två rader: en fast (bas-hosting) och en tom (extra trafik)
  • Varje månad redigerar du den andra raden innan den genereras

Alternativ 2: Anpassat skript (PRO)

  • Använd anpassade integrationer för att automatiskt uppdatera kvantiteter
  • Kontakta support för att konfigurera

Inkludera variabel beskrivning (datum, period)​

I konceptet, använd dynamiska variabler:

  • {MONTH} → Ersätts med utfärdandemånaden (Februari 2026)
  • {YEAR} → År (2026)

Exempel:

  • Koncept: Hosting - {MONTH}
  • Genereras som: "Hosting - Februari 2026"

Tillämpa automatiska rabatter​

Om kunden har volymrabatt eller förskottsbetalningsrabatt:

  1. Öppna den återkommande
  2. Under Global rabatt, ange procentsatsen
  3. Tillämpas automatiskt vid varje generering

Rapporter för återkommande​

Från Rapporter → Återkommande fakturering, ser du:

MåttBeskrivning
Månatliga återkommande intäkter (MRR)Summan av alla aktiva månatliga återkommande
Årliga återkommande intäkter (ARR)MRR × 12
KundretentionsgradAktiva återkommande vs. historiska
Kommande 30 dagar att genereraFakturor som Frihet kommer att utfärda inom kort

Dessa rapporter hjälper dig att förstå ditt företags hälsa på återkommande basis.

Integration med betalningar​

Om du har Stripe Connect eller onlinebetalningar aktiverade:

  1. Frihet markerar automatiskt fakturan som "Väntar på betalning"
  2. Genererar en unik betalningslänk för kunden
  3. Om kunden betalar online, markerar Frihet fakturan som betald automatiskt

Läs mer under Insamlingar och betalningar.

Vanliga användningsfall​

Frilansare med fast månatlig kvarhållning​

  • Kund: Acme Corp
  • Frekvens: Månatlig
  • Rad: "Webbutveckling - Februari 2026 | 1 × 2 000 €"
  • IRPF: 15%
  • Totalt per månad: 1 700 €

Byrå med kvartalsvis tjänst​

  • Kund: Marketing Ltd
  • Frekvens: Kvartalsvis (1 januari, april, juli, oktober)
  • Rader: SEO (500 €) + Sociala medier (800 €) + Analys (300 €)
  • Totalt kvartalsvis: 1 600 €

SaaS med olika planer​

Skapa en återkommande per plan:

  • Plan Basic: 29 €/månad
  • Plan Professional: 99 €/månad
  • Plan Enterprise: 500 €/månad

Varje kund har sin återkommande med sin specifika plan.

Föregående: Fakturor | Nästa: Offerter