Offerter
Offerter (eller offertförfrågningar) gör det möjligt att presentera erbjudanden för kunder innan fakturan utfärdas. De är formella dokument som visar pris, omfattning och inkluderar ett giltighetsdatum.
Offert vs. Faktura?
| Aspekt | Offert | Faktura |
|---|---|---|
| Syfte | Erbjudande / Offert | Debitering för utfört arbete |
| Genererar intäkter | Nej (ännu inte) | Ja |
| Rapporteras till Skatteverket | Nej | Ja (VeriFactu) |
| Har förfallodatum | Ja (typiskt 30 dagar) | Ja (betalningsvillkor) |
| Kan redigeras | Ja, så länge den är i utkast | Nej, efter utskick |
| Nästa steg | Omvandla till faktura | Markera som betald |
Tips: Använd offerter för stora arbeten, anpassade projekt eller när du behöver godkännande innan du påbörjar arbetet.
Skapa en offert
Från grunden
- Gå till Fakturering → Offerter
- Klicka på Ny offert (eller
Alt+N) - Välj eller skapa kund
- Lägg till rader med beskrivning, kvantitet och pris
- Granska totalsumma
- Klicka på Spara som utkast eller Skicka
Från en kund
- Gå till Kunder → Välj kunden
- På fliken Offerter, klicka på Ny offert
- Fylls i automatiskt med kundens uppgifter
Duplicera en tidigare offert
- Öppna offerten du vill kopiera
- Klicka på Fler alternativ → Duplicera
- En kopia skapas som utkast
- Redigera vid behov
Offertens struktur
Praktiskt taget identisk med en faktura:
Rubrik
- Automatiskt nummer (konfigurerbar serie: P-2026-001)
- Utfärdandedatum
- Kund (namn, NIF, e-post, adress)
Radposter för tjänster/produkter
| Fält | Beskrivning |
|---|---|
| Beskrivning | Detaljerad beskrivning av arbetet |
| Kvantitet | Timmar, enheter, etc. |
| Styckpris | Enhetspris (utan moms) |
| Rabatt | Per rad |
| Radsumma | Beräknas automatiskt |
| Moms | Tillämplig sats (21%, 10%, 4%, etc.) |
Tips: Var specifik i beskrivningarna. Ex: "Design av landningssida (5 revisioner ingår)" istället för "Design".
Summor
- Delsumma
- Rabatter
- Momsunderlag
- Specificerade skatter
- Totalsumma offert
Giltighet
- Giltig från — Utfärdandedatum (automatiskt)
- Giltig till — Till när kunden kan acceptera den (standard +30 dagar)
- Frihet beräknar automatiskt: "Giltig i 30 dagar"
Betalningsvillkor (valfritt)
- Betalningsvillkor
- Godkända betalningssätt
- Fotnot
Anpassade meddelanden
- Välkomstmeddelande — Visas i början av offerten
- Avslutningsmeddelande — Uppmaning till handling, instruktioner, kontakt
Exempel:
Välkomst: "Hej {CLIENTE}, här är offerten för ditt projekt."
Avslutning: "Om du accepterar denna offert, skicka ett e-postmeddelande till info@ejemplo.com eller signera digitalt via länken nedan."
Offertstatusar
Utkast
- Inte skickad
- Du kan redigera den fritt
- Inte synlig för kunden
- Åtgärder: Redigera, Skicka, Omvandla till faktura, Duplicera, Radera
Skickad
- Delas med kunden via e-post
- Kunden kan se den online (om du aktiverade delning av länk)
- Du kan inte redigera rader (endast metadata)
- Åtgärder: Omvandla till faktura, Skicka påminnelse, Markera som accepterad, Avvisa, Skicka igen, Visa PDF
Accepterad
- Kunden accepterade erbjudandet
- Offert vunnen
- Visas i rapporter som pipeline
- Åtgärder: Omvandla till faktura, Visa PDF
- Nästa steg: Omvandla till faktura när du utför arbetet
Avvisad
- Kunden avvisade erbjudandet
- Används för uppföljning och förlustanalys
- Visas i rapporter över förlorade möjligheter
- Åtgärder: Visa PDF, Duplicera, Återaktivera som utkast
Omvandla offert till faktura
När du ska göra det
Omvandla till faktura när:
- Kunden accepterade (eller implicit om du redan påbörjat arbetet)
- Du slutförde arbetet/tjänsten
- Du är redo att debitera
Hur du gör det
Alternativ 1: Från offerten
- Öppna offerten
- Klicka på Omvandla till faktura
- En faktura skapas med:
- Samma kund, rader, skatter
- Nytt nummer (fakturaserie, inte offerter)
- Aktuellt datum
- Status: Skickad
- Klicka på Spara eller Skicka via e-post
Alternativ 2: Från offertlistan
- Välj en eller flera offerter
- Klicka på Åtgärder → Omvandla till fakturor
- N fakturor genereras (en per offert)
Tillåtna ändringar före omvandling
Om offerten är i status Utkast, kan du ändra:
- Kvantiteter (om omfattningen ändrades)
- Priser (om du omförhandlade)
- Rader (lägg till/ta bort tjänster)
- Rabatter (om du tillämpar kampanj)
Obs: När den har skickats kan du inte redigera den. Skapa en ny offert om du behöver göra ändringar.
Söka och filtrera offerter
Snabbsökning
Cmd+F— Öppnar sökning- Sök efter nummer (P-2026-001) eller kundnamn
Tillgängliga filter
- Status: Utkast, Skickad, Accepterad, Avvisad
- Datum: Denna månad, förra månaden, anpassat intervall
- Kund: Skriv för att filtrera
- Belopp: Offerter större än X euro
Sparade vyer
Skapa anpassade vyer:
- Tillämpa filter
- Klicka på Spara vy (ikon ⭐)
- Ge den ett namn: "Offerter större än 1000€", "Väntar på acceptans", etc.
- Åtkomst snabbt från vyväljaren
Dela med kunder
Skicka via e-post
- Öppna offerten (status Utkast eller Skickad)
- Klicka på Skicka via e-post
- Kundens e-post fylls i automatiskt
- Anpassa ämne och meddelande
- Klicka på Skicka
Standardmall:
Ämne: Offert P-2026-001
Hej {CLIENTE},
Bifogat hittar du den begärda offerten. Den är giltig till och med {FECHA_VENCIMIENTO}.
Om du har frågor eller vill ändra något, tveka inte att kontakta mig.
Med vänliga hälsningar,
{TU_NOMBRE}
Ladda ner PDF
- Öppna offerten
- Klicka på Ladda ner PDF
- Sparar som
P-2026-001.pdf
PDF:en inkluderar:
- Din logotyp och företagsinformation
- Alla detaljer för offerten
- Giltighetsdatum tydligt markerat
- QR-kod (om aktiverat)
- Sektion för "Acceptans" för att kunden ska kunna signera (valfritt)
Generera delbar länk
Vissa offerter stöder delbar länk (PRO):
- Öppna offerten
- Klicka på Dela länk
- En URL genereras som
frihet.io/q/abc123def - Dela med kunden (e-post, chatt, etc.)
- Kunden ser offerten online utan att behöva en app
Avancerade anpassningar
Dynamiska variabler
Använd variabler i textfält som ersätts automatiskt:
| Variabel | Ersättning |
|---|---|
{CLIENTE} | Kundens namn |
{EMPRESA} | Ditt företagsnamn |
{FECHA} | Dagens datum |
{FECHA_VENCIMIENTO} | Giltighetsdatum |
{TOTAL} | Totalt belopp |
{CONTACTO} | Din kontakt-e-post |
Exempel i avslutningen:
Tack {CLIENTE}, vi ser fram emot din bekräftelse före {FECHA_VENCIMIENTO}.
Kontakta {CONTACTO} om du har frågor.
Offertmallar
Om du upprepar samma typ av offert (t.ex. SEO-revisioner, webbdesign), skapa en mall:
- Skapa en offert med standardrader
- Klicka på Spara som mall
- Ge den ett namn: "Enkel webbdesign", "SEO-revision", etc.
- Vid skapande av ny, välj mall och den fylls i automatiskt
Rapporter och analys
Gå till Rapporter → Offerter för att:
| Mätvärde | Användbart för |
|---|---|
| Offerter att acceptera | Uppföljning av leads |
| Acceptansgrad | Hur många av de skickade stängs? |
| Genomsnittligt ordervärde | Genomsnittligt ordervärde |
| Förfallna offerter utan svar | Identifiera kalla leads |
| Analys per kund | Mest värdefulla kunder |
| Prognos om alla accepterades | What-if-analys |
Exempel: Om din acceptansgrad är 60% och du har 20 000€ i väntande offerter, förväntar du dig att stänga 12 000€.
CRM-integration
Om du har integration med CRM (Twenty, Pipedrive, etc.):
- Skickade offerter skapar automatiskt möjligheter
- När du markerar som Accepterad, uppdateras möjligheten
- Dubbelriktad datasynkronisering
Läs mer i Integrationer.
Komplett flöde: Från offert till betalning
1. OFFERT (Utkast)
↓
2. Kund får via e-post
↓
3. Kund accepterar
↓ OFFERT (Accepterad)
↓
4. Omvandlar till FAKTURA (Skickad)
↓
5. Kund får faktura
↓
6. Kund betalar
↓ FAKTURA (Betald)
↓
7. Registreras i rapporter som intäkt
Föregående: Återkommande fakturor | Nästa: Kreditfakturor