Preventivi
I preventivi (o quotazioni) ti permettono di presentare offerte ai clienti prima di emettere la fattura. Sono documenti formali che mostrano prezzo, ambito e includono una data di validità.
Preventivo vs. Fattura?
| Aspetto | Preventivo | Fattura |
|---|---|---|
| Scopo | Offerta / Quotazione | Incasso per lavoro svolto |
| Genera entrate | No (non ancora) | Sì |
| Viene riportato all'Agenzia delle Entrate | No | Sì (VeriFactu) |
| Ha scadenza | Sì (tipicamente 30 giorni) | Sì (termini di pagamento) |
| Può essere modificato | Sì, finché è in bozza | No, dopo l'invio |
| Flusso successivo | Convertire in fattura | Contrassegnare come incassata |
Consiglio: Usa i preventivi per lavori grandi, progetti personalizzati o quando hai bisogno di approvazione prima di iniziare.
Creare un preventivo
Da zero
- Vai a Fatturazione → Preventivi
- Clicca su Nuovo preventivo (o
Alt+N) - Seleziona o crea un cliente
- Aggiungi righe con descrizione, quantità e prezzo
- Rivedi il totale
- Clicca su Salva come bozza o Invia
Da un cliente
- Vai a Clienti → Seleziona il cliente
- Nella scheda Preventivi, clicca su Nuovo preventivo
- Viene pre-compilato con i dati del cliente
Duplicare un preventivo precedente
- Apri il preventivo che vuoi copiare
- Clicca su Altre opzioni → Duplica
- Viene creata una copia in bozza
- Modifica secondo necessità
Struttura di un preventivo
Praticamente identica a una fattura:
Intestazione
- Numero automatico (serie configurabile: P-2026-001)
- Data di emissione
- Cliente (nome, P.IVA/CF, email, indirizzo)
Righe di servizi/prodotti
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Voce | Descrizione dettagliata del lavoro |
| Quantità | Ore, unità, ecc. |
| P.U. | Prezzo unitario (IVA esclusa) |
| Sconto | Per riga |
| Totale riga | Calcolato automaticamente |
| IVA | Aliquota applicabile (21%, 10%, 4%, ecc.) |
Suggerimento: Sii specifico nelle voci. Es: "Design di landing page (5 revisioni incluse)" invece di "Design".
Totali
- Subtotale
- Sconti
- Imponibile
- Imposte dettagliate
- Totale preventivo
Validità
- Valido dal — Data di emissione (automatica)
- Valido fino al — Fino a quando il cliente può accettarlo (predefinito +30 giorni)
- Frihet calcola automaticamente: "Valido per 30 giorni"
Termini di pagamento (opzionale)
- Condizioni di pagamento
- Metodi di pagamento accettati
- Nota a piè di pagina
Messaggi personalizzati
- Messaggio di benvenuto — Mostrato all'inizio del preventivo
- Messaggio di chiusura — Chiamata all'azione, istruzioni, contatto
Esempi:
Benvenuto: "Ciao {CLIENTE}, ecco il preventivo per il tuo progetto."
Chiusura: "Se accetti questo preventivo, invia un'email a info@ejemplo.com o firma digitalmente al link qui sotto."
Stati di un preventivo
Bozza
- Non inviato
- Puoi modificarlo liberamente
- Non visibile al cliente
- Azioni: Modifica, Invia, Converti in fattura, Duplica, Elimina
Inviato
- Condiviso con il cliente via email
- Il cliente può visualizzarlo online (se hai attivato la condivisione del link)
- Non puoi modificare le righe (solo i metadati)
- Azioni: Converti in fattura, Invia promemoria, Contrassegna come accettato, Rifiuta, Reinvia, Visualizza PDF
Accettato
- Il cliente ha accettato l'offerta
- Preventivo acquisito
- Appare nei report come pipeline
- Azioni: Converti in fattura, Visualizza PDF
- Passo successivo: Converti in fattura quando svolgi il lavoro
Rifiutato
- Il cliente ha rifiutato l'offerta
- Usato per il follow-up e l'analisi delle perdite
- Appare nei report delle opportunità perse
- Azioni: Visualizza PDF, Duplica, Riattiva come bozza
Convertire preventivo in fattura
Quando farlo
Converti in fattura quando:
- Il cliente ha accettato (o implicitamente se hai già iniziato il lavoro)
- Hai completato il lavoro/servizio
- Sei pronto per incassare
Come farlo
Opzione 1: Dal preventivo
- Apri il preventivo
- Clicca su Converti in fattura
- Viene creata una fattura con:
- Stesso cliente, righe, imposte
- Nuovo numero (serie di fatture, non di preventivi)
- Data attuale
- Stato: Inviata
- Clicca su Salva o Invia via email
Opzione 2: Dall'elenco dei preventivi
- Seleziona uno o più preventivi
- Clicca su Azioni → Converti in fatture
- Vengono generate N fatture (una per preventivo)
Modifiche consentite prima della conversione
Se il preventivo è in stato Bozza, puoi modificare:
- Quantità (se l'ambito è cambiato)
- Prezzi (se hai rinegoziato)
- Righe (aggiungere/rimuovere servizi)
- Sconti (se applichi una promozione)
Nota: Una volta inviato, non puoi modificare. Crea un nuovo preventivo se hai bisogno di modifiche.
Cerca e filtra i preventivi
Ricerca rapida
Cmd+F— Apri la ricerca- Cerca per numero (P-2026-001) o nome cliente
Filtri disponibili
- Stato: Bozza, Inviato, Accettato, Rifiutato
- Data: Questo mese, ultimo mese, intervallo personalizzato
- Cliente: Digita per filtrare
- Importo: Preventivi superiori a X euro
Viste salvate
Crea viste personalizzate:
- Applica i filtri
- Clicca su Salva vista (icona ⭐)
- Assegna un nome: "Preventivi maggiori di 1000€", "In attesa di accettazione", ecc.
- Accedi rapidamente dal selettore delle viste
Condividi con i clienti
Invia via email
- Apri il preventivo (stato Bozza o Inviato)
- Clicca su Invia via email
- Viene pre-compilato l'email del cliente
- Personalizza oggetto e messaggio
- Clicca su Invia
Modello predefinito:
Asunto: Presupuesto P-2026-001
Hola {CLIENTE},
Adjunto encontrarás el presupuesto solicitado. Es válido hasta el {FECHA_VENCIMIENTO}.
Si tienes preguntas o quieres modificar algo, no dudes en contactarme.
Saludos,
{TU_NOMBRE}
Scarica PDF
- Apri il preventivo
- Clicca su Scarica PDF
- Viene salvato come
P-2026-001.pdf
Il PDF include:
- Il tuo logo e i dati aziendali
- Tutti i dettagli del preventivo
- Data di validità in evidenza
- Codice QR (se attivato)
- Sezione "Accettazione" affinché il cliente firmi (opzionale)
Genera link condivisibile
Alcuni preventivi supportano il link condivisibile (PRO):
- Apri il preventivo
- Clicca su Condividi link
- Viene generato un URL come
frihet.io/q/abc123def - Condividi con il cliente (email, chat, ecc.)
- Il cliente visualizza il preventivo online senza bisogno di app
Personalizzazioni avanzate
Variabili dinamiche
Usa variabili nei campi di testo che vengono sostituite automaticamente:
| Variabile | Sostituzione |
|---|---|
{CLIENTE} | Nome del cliente |
{EMPRESA} | Il tuo nome azienda |
{FECHA} | Data odierna |
{FECHA_VENCIMIENTO} | Data di validità |
{TOTAL} | Importo totale |
{CONTACTO} | Il tuo email di contatto |
Esempio in Chiusura:
Gracias {CLIENTE}, esperamos tu confirmación antes del {FECHA_VENCIMIENTO}.
Contacta a {CONTACTO} si tienes dudas.
Modelli di preventivo
Se ripeti lo stesso tipo di preventivo (es: audit SEO, web design), crea un modello:
- Crea un preventivo con righe standard
- Clicca su Salva come modello
- Assegna un nome: "Design web base", "Audit SEO", ecc.
- Quando crei un nuovo preventivo, seleziona il modello e verrà pre-compilato
Report e analisi
Vai a Report → Preventivi per:
| Metrica | Utile per |
|---|---|
| Preventivi da accettare | Monitoraggio dei lead |
| Tasso di accettazione | Quanti degli inviati vengono chiusi? |
| Valore medio del preventivo | Scontrino medio |
| Preventivi scaduti senza risposta | Identificare lead freddi |
| Analisi per cliente | Clienti più preziosi |
| Proiezione se tutti fossero accettati | Analisi what-if |
Esempio: Se il tuo tasso di accettazione è del 60% e hai 20k€ in preventivi in sospeso, ti aspetti di chiudere 12k€.
Integrazione con CRM
Se hai un'integrazione con CRM (Twenty, Pipedrive, ecc.):
- I preventivi Inviati creano automaticamente opportunità
- Contrassegnando come Accettato, l'opportunità viene aggiornata
- Sincronizzazione bidirezionale dei dati
Scopri di più in Integrazioni.
Flusso completo: Dal preventivo all'incasso
1. PRESUPUESTO (Borrador)
↓
2. Cliente recibe por email
↓
3. Cliente acepta
↓ PRESUPUESTO (Aceptado)
↓
4. Conviertes a FACTURA (Enviada)
↓
5. Cliente recibe factura
↓
6. Cliente paga
↓ FACTURA (Cobrada)
↓
7. Registrado en reportes como ingreso
Precedente: Fatture ricorrenti | Successivo: Fatture rettificative