Incassi e pagamenti

Questo modulo ti permette di registrare e monitorare i pagamenti ricevuti dai tuoi clienti. Da contrassegnare manualmente come incassato a ricevere pagamenti online automaticamente.

Contrassegnare una fattura come incassata

Manualmente

Quando il cliente ti paga esternamente (bonifico, contanti, assegno):

1. Apri la fattura nello stato Inviata

2. Clicca su Contrassegna come incassata

3. Si aprirà una finestra di dialogo dove puoi specificare:

   • Data di incasso — Quando hai ricevuto il denaro
   • Metodo di pagamento — Bonifico, Contanti, Assegno, Altro
   • Riferimento — Numero di transazione (opzionale)
   • Note private — Per la tua registrazione (non visibile al cliente)

4. Clicca su Salva

La fattura passa allo stato Incassata e appare nei report dei ricavi.

In blocco

Se diverse fatture sono state pagate insieme:

1. Vai su Fatturazione → Fatture
2. Seleziona le fatture (caselle di controllo)
3. Clicca su Azioni → Contrassegna come incassate
4. Si apre una finestra di dialogo per confermare
5. Tutte cambiano a Incassata contemporaneamente

Suggerimento: Usa questa funzione dopo aver riconciliato con la tua banca.

Pagamenti parziali

Se il cliente paga solo una parte della fattura:

1. Apri la fattura

2. Clicca su Registra pagamento parziale

3. Specifica:

   • Importo pagato — Quello che hai ricevuto (es: €500 di €1,000)
   • Data — Quando
   • Metodo — Bonifico, ecc.

4. Clicca su Salva

Risultato:

Factura: F-2026-0050
Total: €1,000
Pagado: €500
Pendiente: €500

Estado: Parcialmente cobrada

Frihet mantiene un registro di ogni pagamento parziale. Se il cliente effettua diversi pagamenti, puoi registrarli individualmente.

Indicatore visuale

Nell'elenco delle fatture, quelle con pagamenti parziali mostrano:

• Badge ambra con stato "Pagamento parziale"
• Sotto il badge: importo pagato e totale (es: "500,00 EUR di 1.000,00 EUR")
• Lo stato cambia automaticamente a Incassata quando l'importo pagato raggiunge il totale

Metodi di pagamento

Frihet supporta diversi metodi. Quando contrassegni come incassata, seleziona:

Metodo	Descrizione
Bonifico	Bancario nazionale o internazionale
Contanti	Denaro in mano
Assegno	Ricevuto ma non ancora incassato
Carta	Pagamento con carta di credito/debito
Addebito diretto	Addebito diretto sul conto cliente
PayPal	Pagamento tramite PayPal
Stripe	Pagamento tramite Stripe
Altro	Metodi aggiuntivi

Termini di pagamento

I termini definiscono quanto tempo ha il cliente per pagare.

Configurare i termini in fattura

1. Durante la creazione della fattura, vai su Opzioni avanzate

2. In Termini di pagamento, seleziona:

   • Immediato — Pagamento al momento
   • A 7 giorni — Scadenza di una settimana
   • A 14 giorni — Due settimane
   • A 30 giorni — Un mese (standard)
   • A 60 giorni — Due mesi
   • Personalizzato — Definisci i tuoi giorni

3. Frihet calcola automaticamente:

   • Data di emissione: Oggi
   • Data di scadenza: Data di emissione + termine

Esempio:

Fattura emessa: 10 febbraio 2026
Termini: A 30 giorni
Scadenza: 12 marzo 2026

Cambiare i termini per cliente

Se tutti i tuoi clienti pagano a 60 giorni:

1. Vai su Clienti → Seleziona cliente
2. In Configurazione, spunta Termini di pagamento predefiniti
3. Seleziona 60 giorni
4. Tutte le future fatture a questo cliente useranno 60 giorni

Puoi sovrascrivere in ogni fattura se necessario.

Pagamenti online (Stripe Connect)

Frihet integra Stripe Connect per ricevere pagamenti online automaticamente.

Attivare Stripe Connect

1. Vai su Configurazione → Integrazioni → Stripe
2. Clicca su Connetti Stripe
3. Si apre la finestra di autenticazione di Stripe
4. Autorizza Frihet
5. Torna a Frihet (Stripe è connesso)

Generare link di pagamento

Una volta che Stripe è connesso:

1. Apri una fattura nello stato Inviata
2. Clicca su Genera link di pagamento
3. Viene creato un link unico: frihet.io/pay/abc123def
4. Copia e condividi con il cliente (email, SMS, ecc.)

Email automatica:

Se invii la fattura via email da Frihet, il link viene incluso automaticamente:

Ciao {CLIENTE},

In allegato la tua fattura {NUMERO_FATTURA} per {TOTALE}.

[PULSANTE: Paga ora]

Scadenza di pagamento: {DATA_SCADENZA}

Flusso di pagamento

1. Il cliente clicca sul link
2. Vede il riepilogo della fattura
3. Inserisce i dati della carta (sicuro, crittografia Stripe)
4. Conferma il pagamento
5. Stripe elabora la transazione
6. Frihet automaticamente:
   • Contrassegna la fattura come Incassata
   • Registra data e metodo di pagamento
   • Notifica al cliente: "Il tuo pagamento è stato ricevuto"
   • Notifica a te: "Fattura F-2026-0123 pagata"
   • Trasferisce il denaro al tuo conto bancario

Costi di Stripe

Stripe addebita una commissione per ogni pagamento:

• Carte: 1.4% + €0.35 per transazione
• Bonifici: 0.8% + €0.35 per transazione

Frihet mostra il costo nel dettaglio della transazione.

Esempio:

Fattura: €1,000
Commissione Stripe (1.4% + €0.35): €14.35
Importo netto al tuo conto: €985.65

Stati di pagamento in Stripe

• In sospeso — Link generato, cliente non ha ancora pagato
• In elaborazione — Stripe sta elaborando
• Completato — Pagamento ricevuto, denaro sul tuo conto
• Fallito — Rifiutato (fondi insufficienti, ecc.)
• Rimborsato — Cliente ha richiesto il rimborso

Frihet sincronizza tutti questi stati automaticamente.

Addebito diretto (domiciliazione bancaria)

Se concordi con i clienti il pagamento tramite addebito diretto (SEPA):

1. Richiedi al cliente il suo IBAN
2. In Configurazione → Metodi di pagamento, attiva Addebito diretto SEPA
3. Carica la firma SEPA del cliente (opzionale)
4. Durante la creazione della fattura, seleziona Metodo: Addebito diretto
5. Frihet avvia l'incasso automaticamente alla data di scadenza

Vantaggi:

• Automatico (senza necessità che il cliente si ricordi)
• Costo molto basso (€0.35 per transazione)
• Ideale per abbonamenti/ricorrenti

Svantaggi:

• Il cliente può rifiutarlo
• Frihet deve essere integrato con la tua banca

Promemoria di pagamento

Automatici per scadenza

1. Vai su Configurazione → Notifiche

2. In Promemoria di pagamento, seleziona:

   • Notificare N giorni prima della scadenza
   • Notificare ogni giorno dopo la scadenza

3. Frihet invia automaticamente al cliente un'email:

Esempio di email (3 giorni prima):

Ciao {CLIENTE},

La tua fattura F-2026-0050 scade tra 3 giorni ({DATA_SCADENZA}).

Importo: {TOTALE}
Numero: {NUMERO_FATTURA}

[Link di pagamento se Stripe è attivo]

Grazie.

Inviare promemoria manuale

Puoi inviare un promemoria di pagamento direttamente da Frihet, senza bisogno di aprire il tuo client di posta:

1. Individua la fattura (stato Inviata, Scaduta o Pagamento parziale)
2. Apri il menu delle azioni (tre punti)
3. Clicca su Invia promemoria
4. Frihet invia un'email al cliente con:
   • Oggetto: "Promemoria di pagamento - Fattura [NUMERO]"
   • Dati della fattura, importo dovuto, data di scadenza
   • Link di pagamento (se Stripe Connect è attivo)

L'invio viene effettuato tramite Resend (lo stesso motore email nativo di Frihet), senza passare per il tuo client di posta.

Puoi anche inviarlo dall'assistente IA: "Invia promemoria della fattura F-2026-050".

Gestire i ritardi

Le fatture che scadono senza essere pagate vengono contrassegnate automaticamente come Scadute.

Visualizzare le fatture scadute

1. Vai su Fatturazione → Fatture
2. Filtra per stato Scaduta
3. Vedi tutte le fatture con pagamento in ritardo

Analisi dei ritardi

Vai su Report → Ritardi per:

Metrica	Descrizione
Totale scaduto	Denaro che avrebbe dovuto essere incassato
Fatture scadute	Numero di fatture non pagate
Media di ritardo	Quanti giorni di ritardo in media
Cliente con maggior debito	Chi deve di più
Previsione di incasso	Quando prevedi di incassare

Esempio:

Totale scaduto: €3,450
Fatture scadute: 12
Media ritardo: 23 giorni
Maggior debitore: Acme Corp (€1,200, 45 giorni)

Azioni per ritardo

1. Invia promemoria — Email automatica
2. Chiamare cliente — Contatto diretto
3. Contrassegna come incassata (se ha finalmente pagato)
4. Creare fattura rettificativa (se intende annullare)
5. Scalare a studio di consulenza — Se il ritardo è molto lungo

Rimborsi

Quando un cliente richiede la restituzione del denaro:

Opzione 1: Creare fattura rettificativa

1. Apri fattura originale
2. Clicca su Crea rettificativa
3. Frihet crea una nota di credito per l'importo
4. Specifica nella rettificativa: "Rimborso per {MOTIVO}"

Opzione 2: Rimborso con Stripe

Se il pagamento è stato effettuato con Stripe:

1. Apri fattura (stato Incassata)
2. Clicca su Elabora rimborso
3. Seleziona importo (totale o parziale)
4. Clicca su Conferma rimborso
5. Stripe restituisce il denaro alla carta del cliente (3-5 giorni)

Automaticamente:

• Viene creata una fattura rettificativa
• Viene registrato il rimborso in Stripe
• Il cliente riceve notifica

Riconciliazione bancaria

Periodicamente (settimanale o mensile), riconcilia Frihet con la tua banca:

1. Vai su Report → Incassi
2. Scarica il riepilogo dei pagamenti nel periodo
3. Confronta con l'estratto conto bancario
4. Verifica che tutti coincidano

Cercare discrepanze:

• Fatture contrassegnate come incassate ma senza deposito bancario
• Depositi senza fattura associata
• Differenza di date (Frihet registra la data di incasso, la banca registra la data valuta)

Se ci sono discrepanze:

1. Controlla se è stato un pagamento parziale (hai registrato un importo errato)
2. Verifica le commissioni Stripe (riduce l'importo netto)
3. Cerca resi o rifiuti

Esportare dati di incasso

Per contabilità o analisi:

1. Vai su Report → Incassi
2. Applica filtri (periodo, cliente, ecc.)
3. Clicca su Esporta in CSV
4. Scarica il file con:
   • Numero di fattura
   • Cliente
   • Importo
   • Data di pagamento
   • Metodo di pagamento
   • Stato

Importabile in Excel, contabilità o strumenti di analisi.

Integrazione contabile

Se hai un'integrazione contabile (Twinfield, Xero, ecc.):

Frihet riporta automaticamente:

• ✓ Ricavi realizzati (fatture incassate)
• ✓ Ricavi maturati (fatture inviate)
• ✓ Pagamenti ricevuti (metodo, data)
• ✓ Commissioni (Stripe, ecc.)

Non è necessaria la doppia immissione manuale.

Casi d'uso comuni

Cliente ricorrente a 60 giorni

1. Configura cliente: Termini di pagamento = 60 giorni
2. Ogni fattura scade automaticamente in 60 giorni
3. Imposta promemoria: 55 giorni (una settimana prima)
4. Il cliente paga come sempre

Pagamento immediato con Stripe

1. Crei la fattura
2. Generi un link di pagamento immediatamente
3. Il cliente paga online al momento
4. La fattura viene contrassegnata come incassata automaticamente

Mix di metodi

Stesso cliente, fatture diverse:

• Fattura A: A 30 giorni (bonifico)
• Fattura B: Pagamento immediato (Stripe)
• Fattura C: Addebito diretto SEPA (automatico)

Frihet gestisce tutti senza problemi.

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