Einnahmen und Zahlungen

Dieses Modul ermöglicht es Ihnen, die von Ihren Kunden erhaltenen Zahlungen zu erfassen und zu verfolgen. Vom manuellen Markieren als bezahlt bis zum automatischen Empfang von Online-Zahlungen.

Rechnung als bezahlt markieren

Manuell

Wenn der Kunde Sie extern bezahlt (Überweisung, Bargeld, Scheck):

1. Öffnen Sie die Rechnung im Status Gesendet

2. Klicken Sie auf Als bezahlt markieren

3. Es öffnet sich ein Dialogfeld, in dem Sie Folgendes angeben können:

   • Zahlungsdatum — Wann Sie das Geld erhalten haben
   • Zahlungsmethode — Überweisung, Bargeld, Scheck, Sonstiges
   • Referenz — Transaktionsnummer (optional)
   • Private Notizen — Für Ihre Aufzeichnungen (für den Kunden nicht sichtbar)

4. Klicken Sie auf Speichern

Die Rechnung wechselt in den Status Bezahlt und erscheint in den Einnahmenberichten.

Im Stapel

Wenn mehrere Rechnungen zusammen bezahlt wurden:

1. Gehen Sie zu Rechnungsstellung → Rechnungen
2. Wählen Sie die Rechnungen aus (Kontrollkästchen)
3. Klicken Sie auf Aktionen → Als bezahlt markieren
4. Es öffnet sich ein Bestätigungsdialog
5. Alle wechseln gleichzeitig in den Status Bezahlt

Tipp: Verwenden Sie diese Funktion, nachdem Sie die Abstimmung mit Ihrer Bank vorgenommen haben.

Teilzahlungen

Wenn der Kunde nur einen Teil der Rechnung bezahlt:

1. Öffnen Sie die Rechnung

2. Klicken Sie auf Teilzahlung erfassen

3. Geben Sie an:

   • Gezahlter Betrag — Was Sie erhalten haben (z.B. 500 € von 1.000 €)
   • Datum — Wann
   • Methode — Überweisung, etc.

4. Klicken Sie auf Speichern

Ergebnis:

Factura: F-2026-0050
Total: €1,000
Pagado: €500
Pendiente: €500

Estado: Parcialmente cobrada

Frihet führt eine Aufzeichnung jeder Teilzahlung. Wenn der Kunde mehrere Zahlungen leistet, können Sie jede einzelne erfassen.

Visuelle Anzeige

In der Rechnungsliste zeigen Rechnungen mit Teilzahlungen:

• Ein gelbbraunes Abzeichen mit dem Status "Teilzahlung"
• Unter dem Abzeichen: gezahlter Betrag und Gesamtbetrag (z.B. "500,00 EUR von 1.000,00 EUR")
• Der Status ändert sich automatisch zu Bezahlt, wenn der gezahlte Betrag den Gesamtbetrag erreicht

Zahlungsmethoden

Frihet unterstützt verschiedene Methoden. Beim Markieren als bezahlt wählen Sie:

Methode	Beschreibung
Überweisung	Nationale oder internationale Banküberweisung
Bargeld	Geld auf die Hand
Scheck	Erhalten, aber noch nicht eingelöst
Karte	Zahlung per Kredit-/Debitkarte
Lastschrift	Direkte Abbuchung vom Kundenkonto
PayPal	Zahlung über PayPal
Stripe	Zahlung über Stripe
Sonstiges	Zusätzliche Methoden

Zahlungsbedingungen

Die Bedingungen definieren, wie viel Zeit der Kunde für die Zahlung hat.

Bedingungen in der Rechnung konfigurieren

1. Beim Erstellen einer Rechnung gehen Sie zu Erweiterte Optionen

2. Unter Zahlungsbedingungen wählen Sie:

   • Sofort — Zahlung sofort
   • 7 Tage — Eine Woche Frist
   • 14 Tage — Zwei Wochen
   • 30 Tage — Ein Monat (Standard)
   • 60 Tage — Zwei Monate
   • Benutzerdefiniert — Definieren Sie Ihre eigenen Tage

3. Frihet berechnet automatisch:

   • Ausstellungsdatum: Heute
   • Fälligkeitsdatum: Ausstellungsdatum + Frist

Beispiel:

Factura emitida: 10 de febrero 2026
Términos: A 30 días
Vencimiento: 12 de marzo 2026

Bedingungen pro Kunde ändern

Wenn alle Ihre Kunden innerhalb von 60 Tagen bezahlen:

1. Gehen Sie zu Kunden → Wählen Sie den Kunden aus
2. Unter Einstellungen markieren Sie Standard-Zahlungsbedingungen
3. Wählen Sie 60 Tage
4. Alle zukünftigen Rechnungen an diesen Kunden verwenden 60 Tage

Sie können dies bei Bedarf in jeder Rechnung überschreiben.

Online-Zahlungen (Stripe Connect)

Frihet integriert Stripe Connect, um Online-Zahlungen automatisch zu empfangen.

Stripe Connect aktivieren

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Stripe
2. Klicken Sie auf Stripe verbinden
3. Es öffnet sich das Stripe-Authentifizierungsfenster
4. Autorisieren Sie Frihet
5. Sie kehren zu Frihet zurück (Stripe ist verbunden)

Zahlungslink generieren

Sobald Stripe verbunden ist:

1. Öffnen Sie eine Rechnung im Status Gesendet
2. Klicken Sie auf Zahlungslink generieren
3. Es wird ein eindeutiger Link erstellt: frihet.io/pay/abc123def
4. Kopieren und teilen Sie ihn mit dem Kunden (E-Mail, SMS, etc.)

Automatische E-Mail:

Wenn Sie die Rechnung per E-Mail von Frihet senden, wird der Link automatisch eingefügt:

Hola {CLIENTE},

Adjunto tu factura {NUMERO_FACTURA} por {TOTAL}.

[BOTÓN: Pagar ahora]

Plazo de pago: {FECHA_VENCIMIENTO}

Zahlungsablauf

1. Kunde klickt auf den Link
2. Sieht die Rechnungsübersicht
3. Gibt Kartendaten ein (sicher, Stripe-Kryptografie)
4. Bestätigt die Zahlung
5. Stripe verarbeitet die Transaktion
6. Frihet automatisch:
   • Markiert die Rechnung als Bezahlt
   • Erfasst Datum und Zahlungsmethode
   • Benachrichtigt den Kunden: "Ihre Zahlung wurde erhalten"
   • Benachrichtigt Sie: "Rechnung F-2026-0123 bezahlt"
   • Überweist Geld auf Ihr Bankkonto

Stripe-Kosten

Stripe erhebt eine Provision für jede Zahlung:

• Karten: 1,4% + 0,35 € pro Transaktion
• Überweisungen: 0,8% + 0,35 € pro Transaktion

Frihet zeigt die Kosten in der Transaktionsübersicht an.

Beispiel:

Factura: €1,000
Comisión Stripe (1.4% + €0.35): €14.35
Monto neto a tu cuenta: €985.65

Zahlungsstatus in Stripe

• Ausstehend — Link generiert, Kunde hat noch nicht bezahlt
• Wird verarbeitet — Stripe verarbeitet
• Abgeschlossen — Zahlung erhalten, Geld auf Ihrem Konto
• Fehlgeschlagen — Abgelehnt (unzureichende Mittel, etc.)
• Erstattet — Kunde hat Rückerstattung angefordert

Frihet synchronisiert all diese Status automatisch.

Banklastschrift (SEPA-Lastschrift)

Wenn Sie mit Kunden die Zahlung per Lastschrift (SEPA) vereinbaren:

1. Fordern Sie die IBAN des Kunden an
2. Unter Einstellungen → Zahlungsmethoden aktivieren Sie SEPA-Lastschrift
3. Laden Sie die SEPA-Mandatsunterschrift des Kunden hoch (optional)
4. Beim Erstellen einer Rechnung wählen Sie Methode: Lastschrift
5. Frihet leitet die Abbuchung am Fälligkeitsdatum automatisch ein

Vorteile:

• Automatisch (Kunde muss sich nicht erinnern)
• Sehr niedrige Kosten (0,35 € pro Transaktion)
• Ideal für Abonnements/wiederkehrende Zahlungen

Nachteile:

• Kunde kann sie ablehnen
• Frihet muss in Ihre Bank integriert sein

Zahlungserinnerungen

Automatische vor Fälligkeit

1. Gehen Sie zu Einstellungen → Benachrichtigungen

2. Unter Zahlungserinnerungen wählen Sie:

   • N Tage vor Fälligkeit benachrichtigen
   • Jeden Tag nach Fälligkeit benachrichtigen

3. Frihet sendet dem Kunden automatisch eine E-Mail:

Beispiel-E-Mail (3 Tage vorher):

Hola {CLIENTE},

Tu factura F-2026-0050 vence en 3 días ({FECHA_VENCIMIENTO}).

Monto: {TOTAL}
Número: {NUMERO_FACTURA}

[Enlace de pago si Stripe está activo]

Gracias.

Manuelle Erinnerung senden

Sie können eine Zahlungserinnerung direkt von Frihet senden, ohne Ihren E-Mail-Client öffnen zu müssen:

1. Suchen Sie die Rechnung (Status Gesendet, Überfällig oder Teilzahlung)
2. Öffnen Sie das Aktionsmenü (drei Punkte)
3. Klicken Sie auf Erinnerung senden
4. Frihet sendet eine E-Mail an den Kunden mit:
   • Betreff: "Zahlungserinnerung - Rechnung [NUMMER]"
   • Rechnungsdaten, fälliger Betrag, Fälligkeitsdatum
   • Zahlungslink (wenn Stripe Connect aktiv ist)

Der Versand erfolgt über Resend (die gleiche native E-Mail-Engine von Frihet), ohne über Ihren E-Mail-Client zu gehen.

Sie können sie auch über den KI-Assistenten senden: "Sende Erinnerung für Rechnung F-2026-050".

Zahlungsverzögerungen verwalten

Rechnungen, die ohne Bezahlung fällig werden, werden automatisch als Überfällig markiert.

Überfällige Rechnungen anzeigen

1. Gehen Sie zu Rechnungsstellung → Rechnungen
2. Filtern Sie nach Status Überfällig
3. Sie sehen alle Rechnungen mit Zahlungsverzug

Analyse von Zahlungsverzögerungen

Gehen Sie zu Berichte → Verzögerungen für:

Metrik	Beschreibung
Gesamt überfällig	Geld, das hätte eingehen sollen
Überfällige Rechnungen	Anzahl der unbezahlten Rechnungen
Durchschnittliche Verzögerung	Wie viele Tage durchschnittliche Verzögerung
Kunde mit den höchsten Schulden	Wer schuldet am meisten
Inkassoprognose	Wann Sie die Zahlung erwarten

Beispiel:

Total vencido: €3,450
Facturas vencidas: 12
Promedio atraso: 23 días
Mayor deudor: Acme Corp (€1,200, 45 días)

Maßnahmen bei Zahlungsverzug

1. Erinnerung senden — Automatische E-Mail
2. Kunden anrufen — Direkter Kontakt
3. Als bezahlt markieren (falls schließlich bezahlt)
4. Gutschrift erstellen (falls storniert wird)
5. An Inkassobüro eskalieren — Wenn die Verzögerung sehr lang ist

Rückerstattungen

Wenn ein Kunde eine Rückerstattung des Geldes beantragt:

Option 1: Gutschrift erstellen

1. Öffnen Sie die Originalrechnung
2. Klicken Sie auf Gutschrift erstellen
3. Frihet erstellt eine Gutschrift über den Betrag
4. Geben Sie in der Gutschrift an: "Rückerstattung wegen {RAZÓN}"

Option 2: Rückerstattung mit Stripe

Wenn die Zahlung über Stripe erfolgte:

1. Öffnen Sie die Rechnung (Status Bezahlt)
2. Klicken Sie auf Rückerstattung bearbeiten
3. Wählen Sie den Betrag aus (gesamt oder teilweise)
4. Klicken Sie auf Rückerstattung bestätigen
5. Stripe überweist das Geld an die Kundenkarte zurück (3-5 Tage)

Automatisch:

• Eine Gutschrift wird erstellt
• Die Rückerstattung wird in Stripe erfasst
• Der Kunde erhält eine Benachrichtigung

Bankabstimmung

Periodisch (wöchentlich oder monatlich) gleichen Sie Frihet mit Ihrer Bank ab:

1. Gehen Sie zu Berichte → Einnahmen
2. Laden Sie die Zahlungsübersicht für den Zeitraum herunter
3. Vergleichen Sie mit dem Kontoauszug
4. Überprüfen Sie, ob alle übereinstimmen

Diskrepanzen suchen:

• Rechnungen, die als bezahlt markiert sind, aber ohne Bankeinzahlung
• Einzahlungen ohne zugehörige Rechnung
• Datumsdifferenz (Frihet erfasst das Zahlungsdatum, die Bank das Wertstellungsdatum)

Wenn es Diskrepanzen gibt:

1. Überprüfen Sie, ob es sich um eine Teilzahlung handelte (Sie haben den falschen Betrag erfasst)
2. Überprüfen Sie die Stripe-Gebühren (reduziert den Nettobetrag)
3. Suchen Sie nach Rücksendungen oder Ablehnungen

Daten der Zahlungseingänge exportieren

Für Buchhaltung oder Analyse:

1. Gehen Sie zu Berichte → Einnahmen
2. Wenden Sie Filter an (Zeitraum, Kunde, etc.)
3. Klicken Sie auf Nach CSV exportieren
4. Laden Sie die Datei herunter mit:
   • Rechnungsnummer
   • Kunde
   • Betrag
   • Zahlungsdatum
   • Zahlungsmethode
   • Status

Importierbar in Excel, Buchhaltungs- oder Analysetools.

Buchhaltungsintegration

Wenn Sie eine Buchhaltungsintegration haben (Twinfield, Xero, etc.):

Frihet meldet automatisch:

• ✓ Realisierte Einnahmen (bezahlte Rechnungen)
• ✓ Abgegrenzte Einnahmen (gesendete Rechnungen)
• ✓ Erhaltene Zahlungen (Methode, Datum)
• ✓ Gebühren (Stripe, etc.)

Sie benötigen keine doppelte manuelle Eingabe.

Häufige Anwendungsfälle

Wiederkehrender Kunde mit 60 Tagen Zahlungsziel

1. Kunden konfigurieren: Zahlungsbedingungen = 60 Tage
2. Jede Rechnung wird automatisch in 60 Tagen fällig
3. Erinnerung einrichten: 55 Tage (eine Woche vorher)
4. Kunde bezahlt wie immer

Sofortige Zahlung mit Stripe

1. Sie erstellen eine Rechnung
2. Sie generieren sofort einen Zahlungslink
3. Kunde bezahlt sofort online
4. Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert

Mischung von Methoden

Gleicher Kunde, verschiedene Rechnungen:

• Rechnung A: 30 Tage (Überweisung)
• Rechnung B: Sofortzahlung (Stripe)
• Rechnung C: SEPA-Lastschrift (automatisch)

Frihet verwaltet alle problemlos.

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