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Wiederkehrende Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen ermöglichen es Ihnen, die Rechnungsstellung für sich wiederholende Dienste zu automatisieren: monatliche Abonnements, vierteljährliche Wartung, jährliche Einbehaltungen usw. Nach der Konfiguration erstellt und versendet Frihet Rechnungen automatisch.

Wann sollten wiederkehrende Rechnungen verwendet werden?​

Verwenden Sie wiederkehrende Rechnungen, wenn:

  • Der Kunde für einen festen Dienst jeden Monat/Quartal/Jahr bezahlt
  • Die Positionen sich nicht ändern (oder sich nur sehr wenig ändern)
  • Sie möchten, dass Frihet die Rechnung automatisch zum vereinbarten Datum erstellt

Beispiele:

  • Monatliche Hosting-Gebühr: 50 €/Monat
  • Beratungsdienstleistung: 1.500 €/Quartal
  • Jährliche Softwarelizenz: 2.000 €/Jahr
  • Wartung von Geräten: 300 €/Monat

Wenn sich die Positionen oder Beträge jeden Monat ändern, ziehen Sie wiederkehrende Angebote oder manuelle Rechnungsstellung in Betracht.

Eine wiederkehrende Rechnung erstellen​

Schritt 1: Den Kunden öffnen​

  1. Gehen Sie zu Kunden → Wählen Sie den Kunden aus
  2. Öffnen Sie den Tab Wiederkehrende Rechnungsstellung
  3. Klicken Sie auf Neue wiederkehrende Rechnung

Oder direkt über Rechnungsstellung → Wiederkehrende Rechnungen → Neue wiederkehrende.

Schritt 2: Die Frequenz konfigurieren​

OptionBeschreibungBeispiel
TäglichWird jeden Tag erstelltIdeal für einmalige Dienstleistungen
WöchentlichWird jede Woche erstelltJeden Montag
MonatlichWird jeden Monat am selben Datum erstelltAm 1. jedes Monats
VierteljährlichAlle 3 Monate1. Januar, 1. April, 1. Juli, 1. Oktober
JährlichEinmal im Jahr1. Januar jedes Jahres

Welcher Tag im Monat? Wählen Sie unter Nächste Ausstellung — standardmäßig ist es der aktuelle Tag.

Hinweis: Wenn Sie den 31. Tag wählen und es einen Monat mit weniger Tagen gibt, verwendet Frihet den letzten verfügbaren Tag.

Schritt 3: Positionen hinzufügen​

Genau wie bei einer normalen Rechnung:

  • Konzept (Beschreibung der Dienstleistung)
  • Menge
  • Stückpreis
  • Mehrwertsteuertyp

Tipp: Verwenden Sie klare Beschreibungen, damit der Kunde versteht, was er bezahlt. Z.B.: "Webhosting - Februar 2026" anstelle von "Dienstleistung".

Schritt 4: Den Gültigkeitszeitraum festlegen​

Start: Wann die Wiederholung beginnt (standardmäßig heute)

Ende: Wann es endet (optional)

  • Wenn Sie es leer lassen, wiederholt es sich unbegrenzt
  • Wenn Sie ein Datum angeben, erstellt Frihet sie bis zu diesem Tag und stoppt dann

Beispiel: Vertrag von Januar bis Dezember 2026 → Start: 1.1.2026, Ende: 31.12.2026

Schritt 5: Benachrichtigungen konfigurieren (optional)​

Benachrichtigen vor der Erstellung:

  • Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Tage vor der Rechnungserstellung benachrichtigt werden möchten
  • Nützlich, um Daten zu überprüfen oder Anpassungen vorzunehmen, bevor sie automatisch ist
  • Frihet sendet Ihnen N Tage vorher eine E-Mail (konfigurierbar)

Beispiel: Wenn es eine monatliche Wiederholung ist und Sie "3 Tage vorher benachrichtigen" aktivieren, erhalten Sie am 28. jedes Monats eine E-Mail zur Überprüfung vor dem 1.

Schritt 6: Speichern​

Klicken Sie auf Wiederkehrende speichern. Frihet zeigt an:

  • "Nächste Ausstellung: X. Februar 2026"
  • "Status: Aktiv"

Wiederkehrende Rechnungen verwalten​

Alle wiederkehrenden Rechnungen anzeigen​

  1. Gehen Sie zu Rechnungsstellung → Wiederkehrende Rechnungen
  2. Sie sehen eine Liste mit:
    • Kunde
    • Frequenz (Monatlich, Vierteljährlich usw.)
    • Nächste Ausstellung
    • Gesamtbetrag pro Ausstellung
    • Status (Aktiv, Pausiert, Beendet)

Eine wiederkehrende Rechnung bearbeiten​

  1. Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung aus der Liste
  2. Nehmen Sie Änderungen an Positionen, Kunde, Frequenz usw. vor
  3. Klicken Sie auf Änderungen speichern

Hinweis: Änderungen betreffen nicht bereits erstellte Rechnungen, sondern nur zukünftige.

Vorübergehend pausieren​

Wenn der Kunde pausiert, aber danach weiterhin Kunde sein wird:

  1. Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung
  2. Klicken Sie auf Pausieren
  3. Die Erstellung wird gestoppt, bis Sie auf Fortsetzen klicken

Eine wiederkehrende Rechnung beenden​

Wenn der Kunde geht oder der Dienst endet:

  1. Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung
  2. Klicken Sie auf Als beendet markieren
  3. Frihet erstellt die letzte Rechnung (falls fällig) und stoppt die Wiederholung

Eine wiederkehrende Rechnung löschen​

Wenn Sie sie versehentlich erstellt haben:

  1. Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung (sie muss sich im Entwurf oder pausiert befinden)
  2. Klicken Sie auf Löschen

Hinweis: Sie können keine wiederkehrenden Rechnungen löschen, die bereits Rechnungen erstellt haben. Verwenden Sie stattdessen "Beenden".

Prozess der automatischen Erstellung​

Frihet führt automatisch über eine geplante Cloud Function aus, die zum konfigurierten Ausstellungsdatum aktiviert wird:

  1. Identifiziert alle wiederkehrenden Rechnungen mit Ausstellungsdatum = heute
  2. Erstellt eine neue Rechnung für jede wiederkehrende Rechnung
  3. Kopiert automatisch:
    • Exakte Positionen (Konzept, Menge, Preis, MwSt.)
    • Kundendaten
    • Nummerierungsserie
    • Rabatte (falls vorhanden)
  4. Sendet per E-Mail (falls aktiviert)
  5. Registriert automatisch in VeriFactu

Was NICHT kopiert wird​

  • Der vorherige Status (wird immer als "Gesendet" erstellt, wenn automatisch benachrichtigt wird)
  • Die Zahlungsdaten (neue Daten basierend auf konfigurierten Zahlungsbedingungen)
  • Private Kommentare

Benachrichtigungen​

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn:

  • Eine wiederkehrende Rechnung erfolgreich erstellt wurde
  • Ein Fehler bei der Erstellung aufgetreten ist (z.B. Kunde ohne E-Mail)
  • Sie 3 Tage vorher benachrichtigt werden (wenn Sie es konfiguriert haben)

Erweiterte Anpassung​

Positionen mit variablen Mengen​

Wenn der Dienst Mengen hat, die variieren (z.B. Hosting + zusätzlicher Traffic), haben Sie zwei Optionen:

Option 1: Feste Position + optionale Position

  • Fügen Sie zwei Positionen hinzu: eine feste (Basis-Hosting) und eine leere (zusätzlicher Traffic)
  • Bearbeiten Sie jeden Monat die zweite Position, bevor sie erstellt wird

Option 2: Benutzerdefiniertes Skript (PRO)

  • Verwenden Sie benutzerdefinierte Integrationen, um Mengen automatisch zu aktualisieren
  • Kontaktieren Sie den Support zur Konfiguration

Variable Beschreibung einfügen (Datum, Zeitraum)​

Im Konzept verwenden Sie dynamische Variablen:

  • {MONTH} → Wird durch den Ausstellungsmonat ersetzt (Februar 2026)
  • {YEAR} → Jahr (2026)

Beispiel:

  • Konzept: Hosting - {MONTH}
  • Wird generiert als: "Hosting - Februar 2026"

Automatische Rabatte anwenden​

Wenn der Kunde einen Mengenrabatt oder Frühzahlungsrabatt hat:

  1. Öffnen Sie die wiederkehrende Rechnung
  2. Unter Globaler Rabatt geben Sie den Prozentsatz an
  3. Wird automatisch auf jede Erstellung angewendet

Berichte über wiederkehrende Rechnungen​

Unter Berichte → Wiederkehrende Rechnungsstellung sehen Sie:

MetrikBeschreibung
Monatlich wiederkehrende Einnahmen (MRR)Summe aller aktiven monatlich wiederkehrenden Rechnungen
Jährlich wiederkehrende Einnahmen (ARR)MRR × 12
KundenbindungsrateAktive vs. historische wiederkehrende Rechnungen
Nächste 30 Tage zur ErstellungRechnungen, die Frihet demnächst ausstellt

Diese Berichte helfen Ihnen, den Zustand Ihres Geschäfts auf wiederkehrender Basis zu verstehen.

Integration mit Zahlungen​

Wenn Sie Stripe Connect oder Online-Zahlungen aktiviert haben:

  1. Frihet markiert die Rechnung automatisch als "Zahlung ausstehend"
  2. Erstellt einen eindeutigen Zahlungslink für den Kunden
  3. Wenn der Kunde online bezahlt, markiert Frihet die Rechnung automatisch als bezahlt

Erfahren Sie mehr unter Einzüge und Zahlungen.

Häufige Anwendungsfälle​

Freelancer mit fester monatlicher Einbehaltung​

  • Kunde: Acme Corp
  • Frequenz: Monatlich
  • Position: "Webentwicklung - Februar 2026 | 1 × 2.000 €"
  • Einkommensteuer: 15%
  • Gesamt pro Monat: 1.700 €

Agentur mit vierteljährlicher Dienstleistung​

  • Kunde: Marketing Ltd
  • Frequenz: Vierteljährlich (1. Januar, April, Juli, Oktober)
  • Positionen: SEO (500 €) + Social Media (800 €) + Analyse (300 €)
  • Gesamt vierteljährlich: 1.600 €

SaaS mit verschiedenen Plänen​

Erstellen Sie eine wiederkehrende Rechnung pro Plan:

  • Plan Basic: 29 €/Monat
  • Plan Professional: 99 €/Monat
  • Plan Enterprise: 500 €/Monat

Jeder Kunde hat seine wiederkehrende Rechnung mit seinem spezifischen Plan.

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