Serie e numerazione
La numerazione delle fatture deve rispettare i requisiti fiscali spagnoli. Frihet consente di creare serie personalizzate con modelli flessibili in modo che le tue fatture siano numerate automaticamente, con contatori indipendenti per serie.
Cos'è una serie
Una serie è un gruppo di fatture con il proprio modello di numerazione e contatore indipendente. Sono utili quando è necessario separare linee di business, filiali o tipi di fatturazione sotto lo stesso NIF.
Esempio: un libero professionista con due attività:
- Serie FRI per il suo SaaS: FRI20260001, FRI20260002, ecc.
- Serie BRT per la consulenza: BRT20260001, BRT20260002, ecc.
Ogni serie ha il proprio contatore che avanza in modo indipendente.
Come funziona la numerazione senza serie
Se non configuri le serie, Frihet utilizza un unico modello globale con un solo contatore. Questo è il comportamento predefinito per i nuovi account:
- Vai a Configurazione > Fatturazione
- Nella sezione di numerazione, definisci il tuo modello (es:
F{YEAR}{SEQ4}) - Ogni fattura riceve il numero sequenziale successivo
Per la maggior parte dei liberi professionisti con una sola attività, questo è sufficiente.
Accedere alla configurazione delle serie
- Vai a Configurazione > Fatturazione
- Scorri fino alla sezione Serie di Fatturazione
- Vedrai le tue serie configurate (se presenti)
Creare una serie
Prima volta
Quando aggiungi la tua prima serie, Frihet migra automaticamente la tua configurazione attuale:
- Clicca su Aggiungi serie
- Frihet crea una serie "Predefinita" con il tuo modello e contatore attuali
- Puoi rinominarla e aggiungere altre serie
Questa migrazione è trasparente: le tue fatture esistenti non sono influenzate.
Aggiungere altre serie
- Clicca su Aggiungi serie
- Completa i campi:
- ID — Identificatore breve e unico (es:
fri,brt,consulting). Non può essere modificato in seguito. - Nome — Nome descrittivo (es: "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
- Modello — Formula di numerazione (es:
FRI{YEAR}{SEQ4})
- ID — Identificatore breve e unico (es:
- Il contatore inizia automaticamente da 1
Puoi avere fino a 10 serie.
Serie predefinita
Esattamente una serie deve essere quella predefinita. È quella che viene preselezionata quando si crea una nuova fattura.
Per cambiare la serie predefinita, clicca su Imposta come predefinita nella serie desiderata.
Variabili del modello
Il modello utilizza variabili dinamiche che vengono sostituite automaticamente:
| Variabile | Descrizione | Esempio |
|---|---|---|
{YEAR} | Anno corrente a 4 cifre | 2026, 2027 |
{MONTH} | Mese a 2 cifre (01-12) | 01, 02, ..., 12 |
{SEQ3} | Sequenza a 3 cifre (001, 002...) | 001, 002, 999 |
{SEQ4} | Sequenza a 4 cifre (0001, 0002...) | 0001, 0002, 9999 |
{SEQ5} | Sequenza a 5 cifre (00001, 00002...) | 00001, 00002, 99999 |
Il prefisso della serie (FRI, BRT, F, ecc.) si scrive direttamente nel modello, non è una variabile separata.
Esempi di modelli
Con prefisso della serie (raccomandato per multi-attività):
FRI{YEAR}{SEQ4}
Risultato: FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999
Modello classico con trattini:
F-{YEAR}-{SEQ4}
Risultato: F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999
Con mese (per distinguere per periodo):
F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}
Risultato: F-202601-001, F-202602-001, ...
Minimalista (solo sequenza):
{SEQ4}
Risultato: 0001, 0002, ...
Con separatore a barra:
F/{YEAR}/{SEQ3}
Risultato: F/2026/001, F/2026/002, ...
Selezionare la serie al creare una fattura
Se hai più di una serie configurata, al creare una fattura vedrai un selettore di serie:
- Apri il modulo di nuova fattura
- Nella sezione delle date, seleziona la serie desiderata
- Il numero verrà assegnato automaticamente secondo il modello e il contatore di quella serie
Se hai solo una serie (o non usi le serie), non appare alcun selettore e la numerazione funziona automaticamente.
Auto-reset annuale
Al cambiare anno, il contatore di ogni serie torna automaticamente a 1 (se hai attivato la politica di reset annuale).
Esempio:
- 31 dicembre 2025: Ultima fattura FRI20250523
- 1 gennaio 2026: Prima fattura FRI20260001
Questa politica si configura in Configurazione > Fatturazione > Politica di reset. Le opzioni sono:
- Annuale (raccomandato): Il contatore si riavvia ogni 1° gennaio
- Mai: Il contatore continua indefinitamente
Modificare una serie
Puoi modificare il nome e il modello di una serie esistente direttamente nella sezione delle serie.
Le modifiche influenzano le future fatture, NON quelle già generate. Il contatore continua da dove era.
Esempio:
- Hai generato fatture da FRI20260001 a FRI20260050 con il vecchio modello
- Modifichi il modello in
FRIHET-{YEAR}-{SEQ4} - La prossima fattura sarà FRIHET-2026-0051 (il contatore continua)
Eliminare una serie
- Clicca sul pulsante di eliminazione nella serie
- Conferma l'eliminazione
Le fatture esistenti che usavano quella serie non sono influenzate (mantengono il loro numero).
Se elimini la serie predefinita, la prima serie rimanente diventa automaticamente quella predefinita.
Cambiare il contatore
Ogni serie mostra il prossimo numero che verrà assegnato. Puoi regolare manualmente questo numero se hai bisogno di continuare una numerazione da un altro sistema.
Esempio:
- Migri da Excel dove eri arrivato alla fattura 500
- Regoli il contatore a 501
- La prossima fattura in quella serie inizierà da 501
Cambiare serie di una fattura esistente
Una volta emessa la fattura, NON puoi cambiare il suo numero né la sua serie (requisito fiscale). Il numero è immutabile.
Se hai bisogno di usare una serie diversa:
- Crea una nuova fattura con la serie corretta
- Annulla o rettifica la fattura originale se necessario
Casistiche d'uso comuni
Libero professionista con diverse attività
Separare le entrate per linea di business:
Serie: Consulting
Modello: CON{YEAR}{SEQ4}
Risultato: CON20260001
Serie: Formacion
Modello: FORM{YEAR}{SEQ4}
Risultato: FORM20260001
Azienda con filiali
Una serie per ubicazione:
Serie: Fatture Madrid
Modello: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Risultato: FM-2026-0001
Serie: Fatture Barcelona
Modello: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Risultato: FB-2026-0001
Diversi tipi di clienti
Serie: Clienti Nazionali
Modello: F-{YEAR}-{SEQ4}
Risultato: F-2026-0001
Serie: Clienti Internazionali
Modello: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Risultato: FI-2026-001
Migrazione da un altro sistema
Se vieni da Excel, un altro ERP, o fatturazione manuale:
- Crea una serie con il modello che usavi
- Regola il contatore al prossimo numero che ti spetta
- Le nuove fatture continuano la numerazione senza salti
Requisiti fiscali
La numerazione delle fatture in Spagna deve:
- Essere correlativa (senza salti)
- Essere unica (non ripetere numeri)
- Avere identificazione chiara (serie + numero)
- Essere in ordine cronologico (senza antidatare)
Frihet garantisce ciò automaticamente tramite un contatore atomico sul server. La numerazione viene generata in modo centralizzato per evitare duplicati o salti, anche se più persone creano fatture contemporaneamente. Non è possibile creare manualmente un numero fuori sequenza.
Quando si usano le serie, ogni serie mantiene la propria sequenza correlativa in modo indipendente. Questo rispetta il RD 1619/2012 che permette serie distinte purché ognuna sia correlativa.
Questa numerazione senza salti è anche un requisito del RD 1007/2023 (VeriFactu) e si applica in modo trasparente.
Branding personalizzato per serie
Ogni serie può avere il proprio branding visuale, indipendente dal branding globale del tuo account. Ciò consente alle fatture di diverse linee di business di avere identità visuali distinte.
Configurare il branding della serie
- Vai a Configurazione > Fatturazione > Serie di Fatturazione
- Nella serie che desideri personalizzare, clicca su Personalizza branding
- Configura i campi disponibili:
- Logo della serie — Viene mostrato nel PDF al posto del logo globale
- Nome commerciale — Nome della linea di business (es: "Frihet" vs "BRTHLS Consulting")
- Colore di accento — Colore per titoli e intestazioni di tabella nel PDF
- Piè di pagina della fattura — Testo personalizzato a piè di pagina
Come funziona la priorità
Quando generi un PDF, Frihet risolve il branding in quest'ordine:
- Se la fattura appartiene a una serie con branding proprio → usa quello della serie
- Se la serie non ha branding (o non ha quel campo) → usa il branding globale del tuo account
Ciò significa che puoi personalizzare solo il logo di una serie e mantenere il colore e il footer globali.
Casistiche d'uso
Libero professionista con due marchi:
- Serie FRI: logo Frihet, colore nero, footer "Frihet — Software di gestione"
- Serie BRT: logo BRTHLS, colore grigio, footer "BRTHLS Consulting"
Stesso marchio, diversi piè di pagina:
- Serie nazionale: footer con conto bancario spagnolo
- Serie internazionale: footer con conto IBAN + SWIFT
Indicatore visuale
Le serie con branding personalizzato mostrano un'etichetta Branding personalizzato nella configurazione, in modo che tu possa identificare rapidamente quali hanno sovrascritture attive.
Libro Registro
Le fatture di tutte le serie sono incluse nel Libro Registro, accessibile dall'elenco delle fatture. Il numero di documento (con il suo prefisso di serie) si riflette automaticamente nella colonna corrispondente.
Per esportare il Libro Registro come CSV, vai a Fatture e usa l'opzione Libro Registro.
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