Séries et numérotation

La numérotation des factures doit respecter les exigences fiscales espagnoles. Frihet permet de créer des séries personnalisées avec des modèles flexibles pour que vos factures soient numérotées automatiquement, avec des compteurs indépendants par série.

Qu'est-ce qu'une série

Une série est un groupe de factures avec son propre modèle de numérotation et un compteur indépendant. Elles sont utiles lorsque vous devez séparer des lignes d'activité, des succursales ou des types de facturation sous un même NIF.

Exemple : un auto-entrepreneur avec deux activités :

• Série FRI pour son SaaS : FRI20260001, FRI20260002, etc.
• Série BRT pour le consulting : BRT20260001, BRT20260002, etc.

Chaque série possède son propre compteur qui avance de manière indépendante.

Comment fonctionne la numérotation sans séries

Si vous ne configurez pas de séries, Frihet utilise un modèle global unique avec un seul compteur. C'est le comportement par défaut pour les nouveaux comptes :

1. Allez dans Configuration > Facturation
2. Dans la section de numérotation, définissez votre modèle (ex : F{YEAR}{SEQ4})
3. Chaque facture reçoit le numéro séquentiel suivant

Pour la plupart des auto-entrepreneurs avec une seule activité, cela est suffisant.

Accéder à la configuration des séries

1. Allez dans Configuration > Facturation
2. Descendez jusqu'à la section Séries de facturation
3. Vous verrez vos séries configurées (s'il y en a)

Créer une série

Première fois

Lorsque vous ajoutez votre première série, Frihet migre automatiquement votre configuration actuelle :

1. Cliquez sur Ajouter une série
2. Frihet crée une série "Par défaut" avec votre modèle et compteur actuels
3. Vous pouvez la renommer et ajouter d'autres séries

Cette migration est transparente : vos factures existantes ne sont pas affectées.

Ajouter d'autres séries

1. Cliquez sur Ajouter une série
2. Remplissez les champs :
   • ID — Identifiant court et unique (ex : fri, brt, consulting). Ne peut pas être modifié par la suite.
   • Nom — Nom descriptif (ex : "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
   • Modèle — Formule de numérotation (ex : FRI{YEAR}{SEQ4})
3. Le compteur démarre à 1 automatiquement

Vous pouvez avoir jusqu'à 10 séries.

Série par défaut

Exactement une série doit être la série par défaut. C'est celle qui est présélectionnée lors de la création d'une nouvelle facture.

Pour changer la série par défaut, cliquez sur Définir par défaut sur la série souhaitée.

Variables du modèle

Le modèle utilise des variables dynamiques qui sont remplacées automatiquement :

Variable	Description	Exemple
{YEAR}	Année actuelle à 4 chiffres	2026, 2027
{MONTH}	Mois à 2 chiffres (01-12)	01, 02, ..., 12
{SEQ3}	Séquence de 3 chiffres (001, 002...)	001, 002, 999
{SEQ4}	Séquence de 4 chiffres (0001, 0002...)	0001, 0002, 9999
{SEQ5}	Séquence de 5 chiffres (00001, 00002...)	00001, 00002, 99999

Le préfixe de série (FRI, BRT, F, etc.) est écrit directement dans le modèle, ce n'est pas une variable séparée.

Exemples de modèles

Avec préfixe de série (recommandé pour multi-activités) :

FRI{YEAR}{SEQ4}

Résultat : FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999

Modèle classique avec tirets :

F-{YEAR}-{SEQ4}

Résultat : F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999

Avec mois (pour distinguer par période) :

F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}

Résultat : F-202601-001, F-202602-001, ...

Minimaliste (séquence uniquement) :

{SEQ4}

Résultat : 0001, 0002, ...

Avec séparateur barre oblique :

F/{YEAR}/{SEQ3}

Résultat : F/2026/001, F/2026/002, ...

Sélectionner une série lors de la création d'une facture

Si vous avez configuré plus d'une série, lors de la création d'une facture, vous verrez un sélecteur de série :

1. Ouvrez le formulaire de nouvelle facture
2. Dans la section des dates, sélectionnez la série souhaitée
3. Le numéro sera automatiquement attribué selon le modèle et le compteur de cette série

Si vous n'avez qu'une seule série (ou n'utilisez pas de séries), aucun sélecteur n'apparaît et la numérotation fonctionne automatiquement.

Réinitialisation annuelle automatique

Lors du changement d'année, le compteur de chaque série revient automatiquement à 1 (si vous avez activé la politique de réinitialisation annuelle).

Exemple :

• 31 décembre 2025 : Dernière facture FRI20250523
• 1er janvier 2026 : Première facture FRI20260001

Cette politique est configurée dans Configuration > Facturation > Politique de réinitialisation. Les options sont :

• Annuelle (recommandé) : Le compteur se réinitialise chaque 1er janvier
• Jamais : Le compteur continue indéfiniment

Modifier une série

Vous pouvez modifier le nom et le modèle d'une série existante directement dans la section des séries.

Important : Les modifications affectent les futures factures, PAS celles déjà générées. Le compteur continue là où il en était.

Exemple :

• Vous avez généré les factures FRI20260001 à FRI20260050 avec l'ancien modèle
• Vous modifiez le modèle en FRIHET-{YEAR}-{SEQ4}
• La prochaine facture sera FRIHET-2026-0051 (le compteur continue)

Supprimer une série

1. Cliquez sur le bouton de suppression de la série
2. Confirmez la suppression

Les factures existantes qui utilisaient cette série ne sont pas affectées (elles conservent leur numéro).

Si vous supprimez la série par défaut, la première série restante devient automatiquement la série par défaut.

Modifier le compteur

Chaque série affiche le prochain numéro qui sera attribué. Vous pouvez ajuster ce numéro manuellement si vous devez poursuivre une numérotation provenant d'un autre système.

Exemple :

• Vous migrez depuis Excel où vous en étiez à la facture 500
• Vous ajustez le compteur à 501
• La prochaine facture de cette série commencera à 501

Modifier la série d'une facture existante

Une fois la facture émise, vous NE pouvez PAS changer son numéro ni sa série (exigence fiscale). Le numéro est immuable.

Si vous devez utiliser une série différente :

1. Créez une nouvelle facture avec la bonne série
2. Annulez ou rectifiez la facture originale si nécessaire

Cas d'utilisation courants

Auto-entrepreneur avec plusieurs activités

Séparer les revenus par ligne d'activité :

Série : Consulting
Patron: CON{YEAR}{SEQ4}
Résultat : CON20260001

Série : Formation
Patron: FORM{YEAR}{SEQ4}
Résultat : FORM20260001

Entreprise avec succursales

Une série par emplacement :

Série : Factures Madrid
Patron: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Résultat : FM-2026-0001

Série : Factures Barcelone
Patron: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Résultat : FB-2026-0001

Différents types de clients

Série : Clients Nationaux
Patron: F-{YEAR}-{SEQ4}
Résultat : F-2026-0001

Série : Clients Internationaux
Patron: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Résultat : FI-2026-001

Migration depuis un autre système

Si vous venez d'Excel, d'un autre ERP ou de la facturation manuelle :

1. Créez une série avec le modèle que vous utilisiez
2. Ajustez le compteur au prochain numéro qui vous revient
3. Les nouvelles factures continuent la numérotation sans sauts

Exigences fiscales

La numérotation des factures en Espagne doit :

• Être corrélative (sans sauts)
• Être unique (ne pas répéter les numéros)
• Avoir une identification claire (série + numéro)
• Être par ordre chronologique (sans antidater)

Frihet garantit cela automatiquement grâce à un compteur atomique sur le serveur. La numérotation est générée de manière centralisée pour éviter les doublons ou les sauts, même si plusieurs personnes créent des factures simultanément. Il n'est pas possible de créer manuellement un numéro hors séquence.

Lorsque vous utilisez des séries, chaque série maintient sa propre séquence corrélative de manière indépendante. Ceci est conforme au RD 1619/2012 qui autorise des séries distinctes à condition que chacune soit corrélative.

Cette numérotation sans sauts est également une exigence du RD 1007/2023 (VeriFactu) et est appliquée de manière transparente.

Branding personnalisé par série

Chaque série peut avoir son propre branding visuel, indépendant du branding global de votre compte. Cela permet aux factures de différentes lignes d'activité d'avoir des identités visuelles distinctes.

Configurer le branding de la série

1. Allez dans Configuration > Facturation > Séries de facturation
2. Sur la série que vous souhaitez personnaliser, cliquez sur Personnaliser le branding
3. Configurez les champs disponibles :
   • Logo de la série — S'affiche dans le PDF à la place du logo global
   • Nom commercial — Nom de la ligne d'activité (ex : "Frihet" vs "BRTHLS Consulting")
   • Couleur d'accentuation — Couleur pour les titres et les en-têtes de tableau dans le PDF
   • Pied de facture — Texte personnalisé en pied de page

Comment fonctionne la priorité

Lorsque vous générez un PDF, Frihet résout le branding dans cet ordre :

1. Si la facture appartient à une série avec son propre branding → utilise celui de la série
2. Si la série n'a pas de branding (ou n'a pas ce champ) → utilise le branding global de votre compte

Cela signifie que vous pouvez personnaliser uniquement le logo d'une série et conserver la couleur et le pied de page globaux.

Cas d'utilisation

Auto-entrepreneur avec deux marques :

• Série FRI : logo Frihet, couleur noire, pied de page "Frihet — Logiciel de gestion"
• Série BRT : logo BRTHLS, couleur grise, pied de page "BRTHLS Consulting"

Même marque, pieds de page différents :

• Série nationale : pied de page avec compte bancaire espagnol
• Série internationale : pied de page avec compte IBAN + SWIFT

Indicateur visuel

Les séries avec un branding personnalisé affichent une étiquette Branding personnalisé dans la configuration, pour que vous identifiiez rapidement celles qui ont des surcharges actives.

Registre comptable

Les factures de toutes les séries sont incluses dans le Registre comptable, accessible depuis la liste des factures. Le numéro de document (avec son préfixe de série) est automatiquement reflété dans la colonne correspondante.

Pour exporter le Registre comptable au format CSV, allez dans Factures et utilisez l'option Registre comptable.

---

Précédent : Factures rectificatives | Suivant : Impôts