Skip to main content

Serier og nummerering

Fakturanummerering må overholde spanske skattekrav. Frihet lar deg opprette tilpassede serier med fleksible mønstre slik at fakturaene dine nummereres automatisk, med uavhengige tellere per serie.

Hva er en serie​

En serie er en gruppe fakturaer med sitt eget nummereringsmønster og uavhengige teller. De er nyttige når du trenger å skille forretningsområder, filialer eller faktureringstyper under samme NIF.

Eksempel: en enkeltmannsforetak med to aktiviteter:

  • Serie FRI for SaaS-en sin: FRI20260001, FRI20260002, osv.
  • Serie BRT for konsulentvirksomhet: BRT20260001, BRT20260002, osv.

Hver serie har sin egen teller som utvikler seg uavhengig.

Hvordan nummereringen fungerer uten serier​

Hvis du ikke konfigurerer serier, bruker Frihet et enkelt globalt mønster med én teller. Dette er standardoppførselen for nye kontoer:

  1. Gå til Innstillinger > Fakturering
  2. I nummereringsseksjonen definerer du mønsteret ditt (f.eks.: F{YEAR}{SEQ4})
  3. Hver faktura mottar det neste sekvensielle nummeret

For de fleste enkeltmannsforetak med én aktivitet er dette tilstrekkelig.

Tilgang til serieinnstillingene​

  1. Gå til Innstillinger > Fakturering
  2. Rull ned til seksjonen Fakturaserier
  3. Du vil se dine konfigurerte serier (hvis noen)

Opprett en serie​

Første gang​

Når du legger til din første serie, migrerer Frihet automatisk dine nåværende innstillinger:

  1. Klikk på Legg til serie
  2. Frihet oppretter en "Standard"-serie med ditt nåværende mønster og teller
  3. Du kan gi den et nytt navn og legge til flere serier

Denne migreringen er transparent: dine eksisterende fakturaer påvirkes ikke.

Legg til flere serier​

  1. Klikk på Legg til serie
  2. Fyll ut feltene:
    • ID — Kort og unik identifikator (f.eks.: fri, brt, consulting). Kan ikke endres etterpå.
    • Navn — Beskrivende navn (f.eks.: "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
    • Mønster — Nummereringsformel (f.eks.: FRI{YEAR}{SEQ4})
  3. Telleren starter automatisk på 1

Du kan ha opptil 10 serier.

Standard serie​

Nøyaktig én serie må være standard. Det er den som forhåndsvelges når du oppretter en ny faktura.

For å endre standardserien, klikk på Angi som standard på den ønskede serien.

Mønstervariabler​

Mønsteret bruker dynamiske variabler som automatisk erstattes:

VariabelBeskrivelseEksempel
{YEAR}Gjeldende år med 4 sifre2026, 2027
{MONTH}Måned med 2 sifre (01-12)01, 02, ..., 12
{SEQ3}Sekvens med 3 sifre (001, 002...)001, 002, 999
{SEQ4}Sekvens med 4 sifre (0001, 0002...)0001, 0002, 9999
{SEQ5}Sekvens med 5 sifre (00001, 00002...)00001, 00002, 99999

Serieprefikset (FRI, BRT, F, osv.) skrives direkte i mønsteret, det er ikke en separat variabel.

Eksempler på mønstre​

Med serieprefiks (anbefalt for multi-aktivitet):

FRI{YEAR}{SEQ4}

Resultat: FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999

Klassisk mønster med bindestreker:

F-{YEAR}-{SEQ4}

Resultat: F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999

Med måned (for å skille etter periode):

F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}

Resultat: F-202601-001, F-202602-001, ...

Minimalistisk (kun sekvens):

{SEQ4}

Resultat: 0001, 0002, ...

Med skråstrek som skilletegn:

F/{YEAR}/{SEQ3}

Resultat: F/2026/001, F/2026/002, ...

Velg serie når du oppretter faktura​

Hvis du har konfigurert mer enn én serie, vil du se en seriesvelger når du oppretter en faktura:

  1. Åpne skjemaet for ny faktura
  2. I dato-seksjonen velger du ønsket serie
  3. Nummeret tildeles automatisk i henhold til mønsteret og telleren for den serien

Hvis du bare har én serie (eller ikke bruker serier), vises ingen velger, og nummereringen fungerer automatisk.

Årlig automatisk tilbakestilling​

Ved årsskifte tilbakestilles telleren for hver serie automatisk til 1 (hvis du har aktivert policyen for årlig tilbakestilling).

Eksempel:

  • 31. desember 2025: Siste faktura FRI20250523
    1. januar 2026: Første faktura FRI20260001

Denne policyen konfigureres under Innstillinger > Fakturering > Tilbakestillingspolicy. Alternativene er:

  • Årlig (anbefalt): Telleren nullstilles hver 1. januar
  • Aldri: Telleren fortsetter uendelig

Rediger en serie​

Du kan redigere navn og mønster for en eksisterende serie direkte i serieseksjonen.

Viktig: Endringene påvirker fremtidige fakturaer, IKKE de som allerede er generert. Telleren fortsetter der den slapp.

Eksempel:

  • Du genererte fakturaer FRI20260001 til FRI20260050 med gammelt mønster
  • Du endrer mønsteret til FRIHET-{YEAR}-{SEQ4}
  • Neste faktura blir FRIHET-2026-0051 (telleren fortsetter)

Slett en serie​

  1. Klikk på sletteknappen på serien
  2. Bekreft slettingen

Eksisterende fakturaer som brukte den serien påvirkes ikke (de beholder sitt nummer).

Hvis du sletter standardserien, blir den første gjenværende serien automatisk standard.

Endre telleren​

Hver serie viser det neste nummeret som skal tildeles. Du kan justere dette nummeret manuelt hvis du trenger å fortsette en nummerering fra et annet system.

Eksempel:

  • Du migrerer fra Excel hvor du var på faktura 500
  • Du justerer telleren til 501
  • Neste faktura i den serien vil starte på 501

Endre serie for en eksisterende faktura​

Når fakturaen er utstedt, KAN du IKKE endre nummeret eller serien (skattekrav). Nummeret er uforanderlig.

Hvis du trenger å bruke en annen serie:

  1. Opprett en ny faktura med riktig serie
  2. Avbryt eller korriger den originale fakturaen om nødvendig

Vanlige bruksområder​

Enkeltmannsforetak med flere aktiviteter​

Skill inntekter etter forretningsområde:

Serie: Consulting
Mønster: CON{YEAR}{SEQ4}
Resultat: CON20260001

Serie: Formacion
Mønster: FORM{YEAR}{SEQ4}
Resultat: FORM20260001

Bedrift med filialer​

Én serie per lokasjon:

Serie: Fakturaer Madrid
Mønster: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: FM-2026-0001

Serie: Fakturaer Barcelona
Mønster: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: FB-2026-0001

Forskjellige kundetyper​

Serie: Nasjonale Kunder
Mønster: F-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: F-2026-0001

Serie: Internasjonale Kunder
Mønster: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Resultat: FI-2026-001

Migrering fra et annet system​

Hvis du kommer fra Excel, et annet ERP, eller manuell fakturering:

  1. Opprett en serie med mønsteret du brukte
  2. Juster telleren til det neste nummeret du skal ha
  3. Nye fakturaer fortsetter nummereringen uten hopp

Skattekrav​

Fakturanummerering i Spania må:

  • Være sekvensiell (uten hopp)
  • Være unik (ikke gjenta numre)
  • Ha tydelig identifikasjon (serie + nummer)
  • Være i kronologisk rekkefølge (ikke bakdatere)

Frihet garanterer dette automatisk ved hjelp av en atomisk teller på serveren. Nummereringen genereres sentralt for å unngå duplikater eller hopp, selv om flere personer oppretter fakturaer samtidig. Det er ikke mulig å manuelt opprette et nummer utenfor sekvens.

Når du bruker serier, opprettholder hver serie sin egen sekvensielle rekkefølge uavhengig. Dette overholder RD 1619/2012 som tillater forskjellige serier så lenge hver er sekvensiell.

Denne nummereringen uten hopp er også et krav i RD 1007/2023 (VeriFactu) og anvendes transparent.

Tilpasset merkevarebygging per serie​

Hver serie kan ha sin egen visuelle merkevarebygging, uavhengig av den globale merkevarebyggingen for kontoen din. Dette gjør at fakturaer fra forskjellige forretningsområder kan ha forskjellige visuelle identiteter.

Konfigurer seriemerkevarebygging​

  1. Gå til Innstillinger > Fakturering > Fakturaserier
  2. På serien du vil tilpasse, klikk på Tilpass merkevarebygging
  3. Konfigurer de tilgjengelige feltene:
    • Serielogo — Vises i PDF-en i stedet for den globale logoen
    • Firmanavn — Navn på forretningsområdet (f.eks.: "Frihet" vs "BRTHLS Consulting")
    • Aksentfarge — Farge for titler og tabelloverskrifter i PDF-en
    • Faktura-fottekst — Tilpasset tekst i bunnteksten

Hvordan prioriteten fungerer​

Når du genererer en PDF, løser Frihet merkevarebyggingen i denne rekkefølgen:

  1. Hvis fakturaen tilhører en serie med egen merkevarebygging → bruk seriens
  2. Hvis serien ikke har merkevarebygging (eller ikke har det feltet) → bruk den globale merkevarebyggingen for kontoen din

Dette betyr at du bare kan tilpasse logoen for en serie og beholde den globale fargen og bunnteksten.

Bruksområder​

Enkeltmannsforetak med to merker:

  • Serie FRI: Frihet-logo, svart farge, bunntekst "Frihet — Administrasjonsprogramvare"
  • Serie BRT: BRTHLS-logo, grå farge, bunntekst "BRTHLS Consulting"

Samme merke, forskjellige bunntekster:

  • Nasjonal serie: bunntekst med spansk bankkonto
  • Internasjonal serie: bunntekst med IBAN + SWIFT-konto

Visuell indikator​

Serier med tilpasset merkevarebygging viser en etikett Egen merkevarebygging i innstillingene, slik at du raskt kan identifisere hvilke som har aktive overstyringer.

Registerbok​

Fakturaer fra alle serier inkluderes i Registerboken, tilgjengelig fra fakturalisten. Dokumentnummeret (med sitt serieprefiks) reflekteres automatisk i den tilsvarende kolonnen.

For å eksportere Registerboken som CSV, gå til Fakturaer og bruk alternativet Registerbok.

Forrige: Kreditnotaer | Neste: Skatter