Hop til hovedindhold

Serier og nummerering

Nummereringen af fakturaer skal overholde spanske skattekrav. Frihet giver dig mulighed for at oprette tilpassede serier med fleksible mønstre, så dine fakturaer nummereres automatisk med uafhængige tællere pr. serie.

Hvad er en serie​

En serie er en gruppe fakturaer med sit eget nummereringsmønster og uafhængige tæller. De er nyttige, når du skal adskille forretningsområder, filialer eller faktureringstyper under samme NIF.

Eksempel: en freelancer med to aktiviteter:

  • Serie FRI til sin SaaS: FRI20260001, FRI20260002, osv.
  • Serie BRT til consulting: BRT20260001, BRT20260002, osv.

Hver serie har sin egen tæller, der skrider uafhængigt frem.

Hvordan nummerering fungerer uden serier​

Hvis du ikke konfigurerer serier, bruger Frihet et enkelt globalt mønster med én tæller. Dette er standardadfærden for nye konti:

  1. Gå til Indstillinger > Fakturering
  2. Definer dit mønster i nummereringssektionen (f.eks.: F{YEAR}{SEQ4})
  3. Hver faktura modtager det næste sekventielle nummer

For de fleste freelancere med en enkelt aktivitet er dette tilstrækkeligt.

Adgang til seriekonfigurationen​

  1. Gå til Indstillinger > Fakturering
  2. Rul ned til sektionen Fakturaserier
  3. Du vil se dine konfigurerede serier (hvis nogen)

Opret en serie​

Første gang​

Når du tilføjer din første serie, migrerer Frihet automatisk din nuværende konfiguration:

  1. Klik på Tilføj serie
  2. Frihet opretter en "Standard"-serie med dit nuværende mønster og tæller
  3. Du kan omdøbe den og tilføje flere serier

Denne migrering er transparent: dine eksisterende fakturaer påvirkes ikke.

Tilføj flere serier​

  1. Klik på Tilføj serie
  2. Udfyld felterne:
    • ID — Kort og unikt identifikator (f.eks.: fri, brt, consulting). Kan ikke ændres senere.
    • Navn — Beskrivende navn (f.eks.: "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
    • Mønster — Nummereringsformel (f.eks.: FRI{YEAR}{SEQ4})
  3. Tælleren starter automatisk ved 1

Du kan have op til 10 serier.

Standardserie​

Nøjagtigt én serie skal være standardserien. Det er den, der forudvælges, når du opretter en ny faktura.

For at ændre standardserien skal du klikke på Indstil som standard i den ønskede serie.

Mønstervariabler​

Mønsteret bruger dynamiske variabler, der automatisk erstattes:

VariableBeskrivelseEksempel
{YEAR}Nuværende år med 4 cifre2026, 2027
{MONTH}Måned med 2 cifre (01-12)01, 02, ..., 12
{SEQ3}Sekvens på 3 cifre (001, 002...)001, 002, 999
{SEQ4}Sekvens på 4 cifre (0001, 0002...)0001, 0002, 9999
{SEQ5}Sekvens på 5 cifre (00001, 00002...)00001, 00002, 99999

Seriepræfikset (FRI, BRT, F osv.) skrives direkte ind i mønsteret, det er ikke en separat variabel.

Eksempler på mønstre​

Med seriepræfiks (anbefales til multi-aktivitet):

FRI{YEAR}{SEQ4}

Resultat: FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999

Klassisk mønster med bindestreger:

F-{YEAR}-{SEQ4}

Resultat: F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999

Med måned (til at skelne efter periode):

F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}

Resultat: F-202601-001, F-202602-001, ...

Minimalistisk (kun sekvens):

{SEQ4}

Resultat: 0001, 0002, ...

Med skråstreg som separator:

F/{YEAR}/{SEQ3}

Resultat: F/2026/001, F/2026/002, ...

Vælg serie ved oprettelse af faktura​

Hvis du har mere end én serie konfigureret, vil du se en seriesvælger, når du opretter en faktura:

  1. Åbn formularen for ny faktura
  2. Vælg den ønskede serie i datoafsnittet
  3. Nummeret tildeles automatisk i henhold til mønsteret og tælleren for den pågældende serie

Hvis du kun har én serie (eller ikke bruger serier), vises ingen vælger, og nummereringen fungerer automatisk.

Årlig auto-nulstilling​

Ved årsskifte nulstilles tælleren for hver serie automatisk til 1 (hvis du har aktiveret politikken for årlig nulstilling).

Eksempel:

  • 31. december 2025: Sidste faktura FRI20250523
    1. januar 2026: Første faktura FRI20260001

Denne politik konfigureres under Indstillinger > Fakturering > Nulstillingspolitik. Indstillingerne er:

  • Årlig (anbefales): Tælleren nulstilles hvert år den 1. januar
  • Aldrig: Tælleren fortsætter uendeligt

Rediger en serie​

Du kan redigere navnet og mønsteret for en eksisterende serie direkte i seriesektionen.

Vigtigt: Ændringerne påvirker fremtidige fakturaer, IKKE de allerede genererede. Tælleren fortsætter fra hvor den var.

Eksempel:

  • Du har genereret fakturaer FRI20260001 til FRI20260050 med gammelt mønster
  • Du ændrer mønsteret til FRIHET-{YEAR}-{SEQ4}
  • Den næste faktura bliver FRIHET-2026-0051 (tælleren fortsætter)

Slet en serie​

  1. Klik på slet-knappen i serien
  2. Bekræft sletningen

Eksisterende fakturaer, der brugte denne serie, påvirkes ikke (de bevarer deres nummer).

Hvis du sletter standardserien, bliver den første resterende serie automatisk standardserien.

Skift tælleren​

Hver serie viser det næste nummer, der vil blive tildelt. Du kan justere dette nummer manuelt, hvis du har brug for at fortsætte en nummerering fra et andet system.

Eksempel:

  • Du migrerer fra Excel, hvor du var ved faktura 500
  • Du justerer tælleren til 501
  • Den næste faktura i den serie starter ved 501

Skift serie på en eksisterende faktura​

Når fakturaen er udstedt, kan du IKKE ændre dens nummer eller serie (skattekrav). Nummeret er uforanderligt.

Hvis du har brug for at bruge en anden serie:

  1. Opret en ny faktura med den korrekte serie
  2. Annuller eller korriger den originale faktura, hvis nødvendigt

Almindelige brugsscenarier​

Freelancer med flere aktiviteter​

Adskil indtægter efter forretningsområde:

Serie: Rådgivning
Mønster: CON{YEAR}{SEQ4}
Resultat: CON20260001

Serie: Uddannelse
Mønster: FORM{YEAR}{SEQ4}
Resultat: FORM20260001

Virksomhed med filialer​

Én serie pr. lokation:

Serie: Fakturaer Madrid
Mønster: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: FM-2026-0001

Serie: Fakturaer Barcelona
Mønster: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: FB-2026-0001

Forskellige kundetyper​

Serie: Nationale kunder
Mønster: F-{YEAR}-{SEQ4}
Resultat: F-2026-0001

Serie: Internationale kunder
Mønster: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Resultat: FI-2026-001

Migrering fra et andet system​

Hvis du kommer fra Excel, et andet ERP eller manuel fakturering:

  1. Opret en serie med det mønster, du brugte
  2. Juster tælleren til det næste nummer, du skal bruge
  3. De nye fakturaer fortsætter nummereringen uden spring

Skattekrav​

Nummereringen af fakturaer i Spanien skal:

  • Være fortløbende (uden spring)
  • Være unik (ikke gentage numre)
  • Have tydelig identifikation (serie + nummer)
  • Være i kronologisk rækkefølge (uden tilbagedatering)

Frihet garanterer dette automatisk ved hjælp af en atomisk tæller på serveren. Nummereringen genereres centralt for at undgå dubletter eller spring, selv hvis flere personer opretter fakturaer samtidigt. Det er ikke muligt manuelt at oprette et nummer uden for rækkefølge.

Når du bruger serier, opretholder hver serie sin egen fortløbende sekvens uafhængigt. Dette overholder RD 1619/2012, som tillader forskellige serier, så længe hver er fortløbende.

Denne nummerering uden spring er også et krav fra RD 1007/2023 (VeriFactu) og anvendes transparent.

Tilpasset branding pr. serie​

Hver serie kan have sin egen visuelle branding, uafhængigt af den globale branding for din konto. Dette gør det muligt for fakturaer fra forskellige forretningsområder at have forskellige visuelle identiteter.

Konfigurer seriebranding​

  1. Gå til Indstillinger > Fakturering > Fakturaserier
  2. Klik på Tilpas branding i den serie, du vil tilpasse
  3. Konfigurer de tilgængelige felter:
    • Serielogo — Vises på PDF'en i stedet for det globale logo
    • Handelsnavn — Navn på forretningsområdet (f.eks.: "Frihet" vs "BRTHLS Consulting")
    • Accentfarve — Farve til titler og tabeloverskrifter i PDF'en
    • Faktura-sidefod — Tilpasset tekst i sidefoden

Hvordan prioritet fungerer​

Når du genererer en PDF, løser Frihet brandingen i denne rækkefølge:

  1. Hvis fakturaen tilhører en serie med egen branding → bruges seriens branding
  2. Hvis serien ikke har branding (eller ikke har det pågældende felt) → bruges din kontos globale branding

Dette betyder, at du kun kan tilpasse logoet for en serie og bevare den globale farve og sidefod.

Brugsscenarier​

Freelancer med to mærker:

  • Serie FRI: Frihet logo, sort farve, sidefod "Frihet — Administrationssoftware"
  • Serie BRT: BRTHLS logo, grå farve, sidefod "BRTHLS Consulting"

Samme mærke, forskellige sidefødder:

  • National serie: sidefod med spansk bankkonto
  • International serie: sidefod med IBAN + SWIFT konto

Visuel indikator​

Serier med tilpasset branding viser en etiket Egen branding i konfigurationen, så du hurtigt kan identificere, hvilke der har aktive overskrivninger.

Registreringsbog​

Fakturaerne fra alle serier inkluderes i Registreringsbogen, som er tilgængelig fra fakturalisten. Dokumentnummeret (med sit seriepræfiks) afspejles automatisk i den relevante kolonne.

For at eksportere Registreringsbogen som CSV, gå til Fakturaer og brug muligheden Registreringsbog.

Forrige: Kreditnotaer | Næste: Skatter