Hop til hovedindhold

Kreditnotaer

Kreditnotaer (også kaldet kreditnoter eller kreditter) bruges til at rette fejl, foretage returneringer eller justeringer på allerede udstedte fakturaer. De er officielle dokumenter, der registrerer en delvis eller fuld annullering af en tidligere faktura.

Hvornår skal man bruge en kreditnota?​

Returnering af produkter​

Kunde returnerer 2 ud af 5 købte enheder:

  • Du opretter en kreditnota med et negativt antal
  • Du reducerer den registrerede indtægt

Fejl i sendt faktura​

Du fakturerede kunde A i stedet for B:

  • Du opretter en kreditnota for at annullere den originale
  • Du opretter en ny faktura til den korrekte kunde

Tilbagevirkende rabat​

Du aftalte en 10% rabat med kunden:

  • Du opretter en kreditnota for de 10%
  • Det registreres korrekt i regnskabet

Annullering af service​

Kunden annullerer månedlig service midt i måneden:

  • Du opretter en kreditnota for de ubrugte dage
  • Du refunderer forskellen

Ændring af margin eller beregningsfejl​

Du lavede en fejl i pris eller skat:

  • Du opretter en kreditnota for at korrigere
  • Du udsteder en ny faktura med korrekte data

Opret en kreditnota​

Trin 1: Åbn den originale faktura​

  1. Gå til Fakturering → Fakturaer
  2. Find den faktura, du skal rette
  3. Klik på Opret kreditnota (eller Flere muligheder → Opret kreditnota)

Trin 2: Frihet forududfylder automatisk​

En ny faktura oprettes med:

  • ✓ Nyt nummer (kreditnota-serie: R-2026-001)
  • ✓ Samme kunde
  • ✓ Identiske linjer men med negative antal/beløb
  • ✓ Aktuel dato
  • ✓ Reference til original faktura (synlig i PDF)

Eksempel:

Faktura original F-2026-0042:
  - Servicio web: 1 × €1,000 = €1,000

Rectificativa generada:
  - Servicio web: -1 × €1,000 = -€1,000
  - Total rectificativa: -€1,000

Trin 3: Juster linjer om nødvendigt​

Hvis du kun skal rette delvist:

  1. Rediger antal (lad dem være negative)
  2. Slet linjer, der ikke skal justeres
  3. Tilføj nye linjer, hvis relevant (f.eks. ny service efter returnering)

Eksempel: Delvis returnering

Factura original:
  - Widget A: 5 × €100 = €500
  - Widget B: 3 × €200 = €600
  - Total: €1,100

Rectificativa (cliente devuelve 2 Widget A):
  - Widget A: -2 × €100 = -€200
  - Total rectificativa: -€200

Trin 4: Gennemgå negativ total​

På en kreditnota:

  • Subtotalen vil være negativ
  • Skatterne vil være negative
  • Det samlede beløb til betaling vil være negativt (penge, der skal returneres til kunden)

Dette er korrekt. Frihet registrerer det som en kredit.

Trin 5: Send kreditnotaen​

  1. Klik på Gem som kladde eller Send via e-mail
  2. Den registreres med VeriFactu hash som en kreditnota (officielt dokument)
  3. Kunden modtager PDF'en, der viser refusionen

Typer af kreditnotaer​

Juridisk klassificering (typer R1-R5)​

Hver kreditnota har en juridisk type i henhold til momsloven (LIVA):

TypeArtikelHvornår den bruges
R1Art. 80.1-2, 80.6 LIVAFejl, tilbagevirkende rabatter, returneringer. Dette er den mest almindelige type.
R2Art. 80.3 LIVAManglende betaling eller uindrivelig gæld
R3Art. 80.4 LIVAKonkursbehandling (retslig insolvens)
R4Resten af antagelserAndre tilfælde, der ikke er dækket af R1-R3
R5ForenkletKreditnota for en forenklet faktura (< 400 EUR uden NIF)

Når du opretter en kreditnota, tildeler Frihet R1 som standard. Du kan ændre typen i formularen, hvis en anden situation er relevant.

Korrektionsmetode​

Frihet tillader to metoder:

MetodeKodeBeskrivelse
Ved substitutionSDu annullerer den originale faktura og erstatter den. Linjerne udfyldes automatisk med negative beløb.
Ved forskelleIDu udsteder kun forskellen mellem den originale faktura og korrektionen.

Vælg metoden, når du opretter kreditnotaen. Substitutionsmetoden er den mest almindelige for returneringer og fulde annulleringer.

Sammenkædning med den originale faktura​

Hver kreditnota er tovejs forbundet med den originale faktura:

  • Kreditnotaen viser en reference til den originale faktura (nummer og dato)
  • Den originale faktura viser en indikator for, at den er blevet korrigeret
  • På listen over fakturaer identificeres kreditnotaer med et visuelt mærke

Årsag til korrektion​

Når du opretter en kreditnota, er det obligatorisk at angive årsagen (tekstfelt). Denne årsag vises i PDF'en og i registreringsbogen.

Kreditnota ved forskel (på grund af fejl)​

Bruges, når du har lavet en fejl i den originale faktura:

  1. Du udsteder en kreditnota for forskellen (metode I)
  2. Kunden ser kun én kreditnota

Eksempel:

Factura original: €1,000 (error de cálculo)
Debía ser: €950
Rectificativa (I): -€50 (por error de cálculo)

Komplet kreditnota (annullering)​

Bruges til at annullere en faktura fuldstændigt:

  1. Du opretter en kreditnota med alle negative linjer (metode S)
  2. Nettoeffekten er €0
  3. Derefter opretter du en ny, korrekt faktura

Eksempel:

Factura original F-2026-0050: €1,000 (cliente equivocado)
Rectificativa R-2026-001 (S): -€1,000
Factura nueva F-2026-0051: €1,000 (cliente correcto)

Kreditnota for returnering​

Bruges, når kunden returnerer produkter/services:

  1. Du opretter en kreditnota for det returnerede
  2. Kunden modtager refusion eller kredit

Eksempel:

Factura original F-2026-0045:
  - 10 camisetas × €25 = €250

Cliente devuelve 3 camisetas:
Rectificativa R-2026-002 (S):
  - Camisetas devueltas: -3 × €25 = -€75

Skatteregistrering​

Når du opretter en kreditnota, gør Frihet automatisk følgende:

  1. Forbinder den til den originale i begge retninger
  2. Registrerer den juridiske type (R1-R5) og metoden (S/I)
  3. Beregner hash af VeriFactu-kæden (se VeriFactu)
  4. Justerer moms (negative skatter i registreringen)
  5. Vises i registreringsbogen med al korrektionsinformation

Vigtigt: Marker ikke den originale faktura som "Annulleret", hvis du opretter en kreditnota. Kreditnotaen er det officielle korrektionsdokument.

Status for en kreditnota​

Præcis som en normal faktura:

  • Kladde — Ikke sendt, redigerbar
  • Sendt — Sendt til kunde, registreret i VeriFactu-kæden
  • Indsamlet — Hvis den inkluderer rabat, og kunden accepterer den
  • Forfalden — Hvis det er en refusion, og der går dage
  • Annulleret — Hvis du besluttede ikke at bruge den

Forskel: Kreditnota vs. Annuller faktura​

HandlingHvornårResultat
Opret kreditnotaDu har brug for officiel korrektionsregistreringTo dokumenter: original + kreditnota. Begge i VeriFactu-kæden
Marker som AnnulleretFakturaen burde aldrig eksistere (administrativ fejl)Et annulleret dokument. Vises ikke i rapporter

Tip: Brug en kreditnota, når du allerede har sendt fakturaen til kunden. Brug "Annuller", hvis det var en fejl, før den blev sendt.

Refusioner og kreditter​

Når du opretter en kreditnota med et negativt totalbeløb, tilbyder Frihet tre muligheder:

Mulighed 1: Refusion til bankkonto​

  1. Kunden oplyser IBAN
  2. Frihet (integration med Stripe) behandler automatisk refusionen
  3. Pengene ankommer inden for 3-5 bankdage
  4. Fakturaer markeres automatisk som Indsamlet

Mulighed 2: Kredit på konto​

  1. Pengene refunderes ikke
  2. Der oprettes en "tilgodehavende" på kundens konto
  3. På næste faktura trækker Frihet automatisk kreditten fra
  4. Kunden modtager faktura for forskel

Eksempel:

Rectificativa: -€100 (crédito)
Factura siguiente: €500
Factura neta: €400 (Frihet resta el crédito)

Mulighed 3: Vent på kundens instruktioner​

  1. Du sender kreditnotaen
  2. Frihet forbliver i status "Afventende"
  3. Kunden kontakter for at beslutte refusion eller kredit

Søgning efter kreditnotaer​

Gå til Fakturering → Kreditnotaer for at:

  • Se alle kreditnotaer separat (hvis du foretrækker det)
  • Eller se dem under Fakturaer med filteret "Inkluder kreditnotaer"

Du kan filtrere efter:

  • Status (Sendt, Indsamlet osv.)
  • Kunde
  • Datointerval
  • Original faktura, de retter

Rapporter​

Kreditnotaer vises som:

  • Negative indtægter i den periode, de blev genereret
  • Justereringer til indtægter i skatterapporter
  • Momsfradrag (negative skatter)

Hvis du har mange kreditnotaer, skal du analysere hvorfor:

  • Hyppige fejl i fakturering?
  • Kunder, der returnerer meget?
  • Fejl i prissætning?

Trinvis eksempel​

Scenarie: Returnering af service​

Original faktura (15. februar):

F-2026-0099
Cliente: Acme Corp
  - Consultoría (20 horas × €100): €2,000
  - IVA 21%: €420
Total: €2,420

Kunden bruger 15 timer og annullerer kontrakt:

Trin:

  1. Åbn faktura F-2026-0099
  2. Klik på Opret kreditnota
  3. Frihet opretter:
R-2026-003
Cliente: Acme Corp
  - Consultoría (devolución): -5 × €100 = -€500
  - IVA 21%: -€105
Total: -€605
  1. Send via e-mail til kunden
  2. Kunden vælger: "Refusion"
  3. Frihet behandler refusionen automatisk

Resultat i rapporter:

  • Indtægter fra konsulentbistand: €2.000 - €500 = €1.500
  • Indtægtsført moms: €420 - €105 = €315
  • Behandlede refusioner: €605

Tilbagevendende kreditnotaer​

Hvis du har tilbagevendende fakturaer, og du skal rette:

  1. Kreditnotaen påvirker kun den pågældende udstedelse, ikke gentagelsen
  2. Næste udstedelse vil være normal (uden reduktion)
  3. Nyttigt for enkeltstående rabatter eller månedlige korrektioner

Forrige: Tilbud | Næste: Serier og nummerering