Korrigerende fakturaer

Korrigerende fakturaer (også kalt kreditnotaer eller krediteringer) brukes til å rette feil, håndtere returer eller foreta justeringer på allerede utstedte fakturaer. Dette er offisielle dokumenter som registrerer delvis eller fullstendig annullering av en tidligere faktura.

Når skal man bruke en korrigerende faktura?

Produktretur

Kunde returnerer 2 av 5 kjøpte enheter:

• Du oppretter en korrigerende faktura med negativ mengde
• Reduserer den registrerte inntekten

Feil på sendt faktura

Du fakturerte kunde A i stedet for B:

• Du oppretter en korrigerende faktura for å reversere originalen
• Du oppretter en ny faktura for riktig kunde

Retroaktiv rabatt

Du avtalte 10 % rabatt med kunden:

• Du oppretter en korrigerende faktura for 10 %
• Registreres korrekt i regnskapet

Kansellering av tjeneste

Kunde kansellerer månedlig tjeneste midt i måneden:

• Du oppretter en korrigerende faktura for ubrukte dager
• Du refunderer differansen

Marginendring eller beregningsfeil

Du gjorde feil i pris eller skatter:

• Du oppretter en korrigerende faktura for å korrigere
• Du utsteder en ny faktura med korrekte data

Opprette en korrigerende faktura

Steg 1: Åpne originalfakturaen

1. Gå til Fakturering → Fakturaer
2. Finn fakturaen du trenger å korrigere
3. Klikk på Opprett korrigerende faktura (eller Flere alternativer → Opprett korrigerende faktura)

Steg 2: Frihet fyller ut automatisk

En ny faktura opprettes med:

• ✓ Nytt nummer (korrigerende fakturaserie: R-2026-001)
• ✓ Samme kunde
• ✓ Identiske linjer men med negative mengder/beløp
• ✓ Dagens dato
• ✓ Referanse til originalfaktura (synlig i PDF)

Eksempel:

Original faktura F-2026-0042:
  - Webtjeneste: 1 × €1,000 = €1,000

Generert korrigerende faktura:
  - Webtjeneste: -1 × €1,000 = -€1,000
  - Total korrigerende faktura: -€1,000

Steg 3: Juster linjer om nødvendig

Hvis du bare trenger å korrigere delvis:

1. Rediger mengdene (la dem stå som negative)
2. Slett linjer som ikke trenger justering
3. Legg til nye linjer om aktuelt (f.eks. ny tjeneste etter retur)

Eksempel: Delvis retur

Original faktura:
  - Widget A: 5 × €100 = €500
  - Widget B: 3 × €200 = €600
  - Total: €1,100

Korrigerende faktura (kunde returnerer 2 Widget A):
  - Widget A: -2 × €100 = -€200
  - Total korrigerende faktura: -€200

Steg 4: Se over negativ total

I en korrigerende faktura:

• Subtotalen vil være negativ
• Skattene vil være negative
• Totalen som skal betales vil være negativ (penger som skal refunderes til kunden)

Dette er korrekt. Frihet registrerer det som en kreditering.

Steg 5: Send den korrigerende fakturaen

1. Klikk på Lagre som utkast eller Send via e-post
2. Registreres med VeriFactu-hash som korrigerende faktura (offisielt dokument)
3. Kunde mottar PDF-en som viser refusjonen

Typer korrigerende faktura

Juridisk klassifisering (typer R1-R5)

Hver korrigerende faktura har en juridisk type i henhold til MVA-loven (Ley del IVA):

Type	Artikkel	Når skal den brukes
R1	Art. 80.1-2, 80.6 LIVA	Feil, retroaktive rabatter, returer. Dette er den vanligste typen.
R2	Art. 80.3 LIVA	Manglende betaling eller uinndrivelig kreditt
R3	Art. 80.4 LIVA	Konkursbehandling (rettslig insolvens)
R4	Resten av tilfellene	Andre tilfeller som ikke dekkes av R1-R3
R5	Forenklet	Korrigerende faktura for en forenklet faktura (< 400 EUR uten NIF)

Når du oppretter en korrigerende faktura, tildeler Frihet R1 som standard. Du kan endre typen i skjemaet hvis et annet tilfelle gjelder.

Korreksjonsmetode

Frihet tillater to metoder:

Metode	Kode	Beskrivelse
Med erstatning	S	Du annullerer originalfakturaen og erstatter den. Linjene fylles ut med negative beløp.
Med differanser	I	Du utsteder kun differansen mellom originalfakturaen og korreksjonen.

Velg metoden når du oppretter den korrigerende fakturaen. Metoden med erstatning er den vanligste for returer og fullstendige annulleringer.

Knytning til originalfakturaen

Hver korrigerende faktura er toveis knyttet til originalfakturaen:

• Den korrigerende fakturaen viser en referanse til originalfakturaen (nummer og dato)
• Originalfakturaen viser en indikator på at den er korrigert
• I fakturalisten identifiseres korrigerende fakturaer med en visuell etikett

Årsak til korrigering

Når du oppretter en korrigerende faktura, er det obligatorisk å angi årsaken (tekstfelt). Denne årsaken vises i PDF-en og i registreringsboken.

Korrigerende faktura for differanse (ved feil)

Brukes når du gjorde feil i originalfakturaen:

1. Du utsteder en korrigerende faktura for differansen (metode I)
2. Kunden ser kun én korrigerende faktura

Eksempel:

Original faktura: €1,000 (beregningsfeil)
Skulle vært: €950
Korrigerende faktura (I): -€50 (ved beregningsfeil)

Fullstendig korrigerende faktura (annullering)

Brukes til å annullere en faktura fullstendig:

1. Du oppretter en korrigerende faktura med alle negative linjer (metode S)
2. Nettoeffekten er €0
3. Deretter oppretter du en ny, korrekt faktura

Eksempel:

Original faktura F-2026-0050: €1,000 (feil kunde)
Korrigerende faktura R-2026-001 (S): -€1,000
Ny faktura F-2026-0051: €1,000 (korrekt kunde)

Korrigerende faktura for retur

Brukes når kunde returnerer produkter/tjenester:

1. Du oppretter en korrigerende faktura for det som er returnert
2. Kunden mottar refusjon eller kreditt

Eksempel:

Original faktura F-2026-0045:
  - 10 T-skjorter × €25 = €250

Kunde returnerer 3 T-skjorter:
Korrigerende faktura R-2026-002 (S):
  - Returnerte T-skjorter: -3 × €25 = -€75

Skattemessig registrering

Når du oppretter en korrigerende faktura, vil Frihet automatisk:

1. Knytte den til originalen i begge retninger
2. Registrere den juridiske typen (R1-R5) og metoden (S/I)
3. Beregne hashen for VeriFactu-kjeden (se VeriFactu)
4. Justere mva (negative skatter i registreringen)
5. Vises i registreringsboken med all korrigeringsinformasjon

Viktig: Ikke merk originalfakturaen som "Kansellert" hvis du oppretter en korrigerende faktura. Den korrigerende fakturaen er det offisielle dokumentet for korrigering.

Status for en korrigerende faktura

Nøyaktig som en vanlig faktura:

• Utkast — Ikke sendt, kan redigeres
• Sendt — Sendt til kunde, registrert i VeriFactu-kjeden
• Refundert — Hvis den inkluderer rabatt og kunden godtar den
• Forfalt — Hvis det er for refusjon og dager har gått
• Annullert — Hvis du bestemte deg for ikke å bruke den

Forskjell: Korrigerende faktura vs. Annulere faktura

Handling	Når	Resultat
Opprette korrigerende faktura	Du trenger offisiell registrering av korrigering	To dokumenter: original + korrigerende. Begge i VeriFactu-kjeden
Markere som Annullert	Fakturaen skulle aldri ha eksistert (administrativ feil)	Ett annullert dokument. Vises ikke i rapporter

Tips: Bruk korrigerende faktura når du allerede har sendt fakturaen til kunden. Bruk "Annuller" hvis det var en feil før sending.

Refusjoner og kreditter

Når du oppretter en korrigerende faktura med negativ total, tilbyr Frihet tre alternativer:

Alternativ 1: Refusjon til bankkonto

1. Kunden oppgir IBAN
2. Frihet (integrasjon med Stripe) behandler refusjonen automatisk
3. Pengene kommer innen 3-5 bankdager
4. Fakturaer markeres automatisk som Refundert

Alternativ 2: Kreditt på konto

1. Pengene refunderes ikke
2. En "tilgodehavende" opprettes på kundens konto
3. På neste faktura trekker Frihet automatisk fra kreditten
4. Kunde mottar faktura for differansen

Eksempel:

Korrigerende faktura: -€100 (kreditt)
Neste faktura: €500
Netto faktura: €400 (Frihet trekker fra kreditten)

Alternativ 3: Vente på instruksjoner fra kunden

1. Du sender den korrigerende fakturaen
2. Frihet får status "Venter"
3. Kunde kontakter for å bestemme refusjon eller kreditt

Søk etter korrigerende fakturaer

Gå til Fakturering → Korrigerende fakturaer for å:

• Se alle korrigerende fakturaer separat (om du foretrekker det)
• Eller se inne i Fakturaer med filteret "Inkluder korrigerende fakturaer"

Du kan filtrere etter:

• Status (Sendt, Refundert, etc.)
• Kunde
• Datointervall
• Originalfakturaen de korrigerer

Rapporter

Korrigerende fakturaer vises som:

• Negative inntekter i perioden de ble generert
• Justeringer av inntekter i skatterapporter
• MVA-fradrag (negative skatter)

Hvis du har mange korrigerende fakturaer, analyser hvorfor:

• Ofte feil i fakturering?
• Kunder som returnerer mye?
• Feilprising?

Steg-for-steg eksempel

Scenario: Retur av tjeneste

Original faktura (15. februar):

F-2026-0099
Kunde: Acme Corp
  - Konsulenttjenester (20 timer × €100): €2,000
  - MVA 21%: €420
Total: €2,420

Kunde bruker 15 timer og kansellerer kontrakt:

Steg:

1. Åpne faktura F-2026-0099
2. Klikk på Opprett korrigerende faktura
3. Frihet oppretter:

R-2026-003
Kunde: Acme Corp
  - Konsulenttjenester (retur): -5 × €100 = -€500
  - MVA 21%: -€105
Total: -€605

4. Send via e-post til kunden
5. Kunde velger: "Refusjon"
6. Frihet behandler refusjonen automatisk

Resultat i rapporter:

• Inntekter fra konsulenttjenester: €2,000 - €500 = €1,500
• Innbetalt mva: €420 - €105 = €315
• Behandlede refusjoner: €605

Gjentakende korrigerende fakturaer

Hvis du har gjentakende fakturaer og trenger å korrigere:

1. Den korrigerende fakturaen påvirker kun den spesifikke utstedelsen, ikke gjentakelsen
2. Neste utstedelse vil være normal (uten reduksjon)
3. Nyttig for punktvise rabatter eller månedlige korrigeringer

---

Forrige: Tilbud | Neste: Serier og nummerering