Series y numeracion
La numeracion de facturas debe cumplir con requisitos fiscales espanoles. Frihet permite crear series personalizadas con patrones flexibles para que tus facturas se numeren automaticamente, con contadores independientes por serie.
Que es una serie
Una serie es un grupo de facturas con su propio patron de numeracion y contador independiente. Son utiles cuando necesitas separar lineas de negocio, sucursales, o tipos de facturacion bajo un mismo NIF.
Ejemplo: un autonomo con dos actividades:
- Serie FRI para su SaaS: FRI20260001, FRI20260002, etc.
- Serie BRT para consulting: BRT20260001, BRT20260002, etc.
Cada serie tiene su propio contador que avanza de forma independiente.
Como funciona la numeracion sin series
Si no configuras series, Frihet usa un unico patron global con un solo contador. Este es el comportamiento por defecto para nuevas cuentas:
- Ve a Configuracion > Facturacion
- En la seccion de numeracion, define tu patron (ej:
F{YEAR}{SEQ4}) - Cada factura recibe el siguiente numero secuencial
Para la mayoria de autonomos con una sola actividad, esto es suficiente.
Acceder a la configuracion de series
- Ve a Configuracion > Facturacion
- Baja hasta la seccion Series de Facturacion
- Veras tus series configuradas (si las hay)
Crear una serie
Primera vez
Cuando anadis tu primera serie, Frihet migra automaticamente tu configuracion actual:
- Haz clic en Anadir serie
- Frihet crea una serie "Por defecto" con tu patron y contador actuales
- Puedes renombrarla y anadir mas series
Esta migracion es transparente: tus facturas existentes no se ven afectadas.
Anadir mas series
- Haz clic en Anadir serie
- Completa los campos:
- ID — Identificador corto y unico (ej:
fri,brt,consulting). No se puede cambiar despues. - Nombre — Nombre descriptivo (ej: "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
- Patron — Formula de numeracion (ej:
FRI{YEAR}{SEQ4})
- ID — Identificador corto y unico (ej:
- El contador empieza en 1 automaticamente
Puedes tener hasta 10 series.
Serie por defecto
Exactamente una serie debe ser la por defecto. Es la que se preselecciona al crear una factura nueva.
Para cambiar la serie por defecto, haz clic en Establecer por defecto en la serie deseada.
Variables del patron
El patron usa variables dinamicas que se reemplazan automaticamente:
| Variable | Descripcion | Ejemplo |
|---|---|---|
{YEAR} | Ano actual de 4 digitos | 2026, 2027 |
{MONTH} | Mes con 2 digitos (01-12) | 01, 02, ..., 12 |
{SEQ3} | Secuencia de 3 digitos (001, 002...) | 001, 002, 999 |
{SEQ4} | Secuencia de 4 digitos (0001, 0002...) | 0001, 0002, 9999 |
{SEQ5} | Secuencia de 5 digitos (00001, 00002...) | 00001, 00002, 99999 |
El prefijo de serie (FRI, BRT, F, etc.) se escribe directamente en el patron, no es una variable separada.
Ejemplos de patrones
Con prefijo de serie (recomendado para multi-actividad):
FRI{YEAR}{SEQ4}
Resultado: FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999
Patron clasico con guiones:
F-{YEAR}-{SEQ4}
Resultado: F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999
Con mes (para distinguir por periodo):
F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}
Resultado: F-202601-001, F-202602-001, ...
Minimalista (solo secuencia):
{SEQ4}
Resultado: 0001, 0002, ...
Con separador de barra:
F/{YEAR}/{SEQ3}
Resultado: F/2026/001, F/2026/002, ...
Seleccionar serie al crear factura
Si tienes mas de una serie configurada, al crear una factura veras un selector de serie:
- Abre el formulario de nueva factura
- En la seccion de fechas, selecciona la serie deseada
- El numero se asignara automaticamente segun el patron y contador de esa serie
Si solo tienes una serie (o no usas series), no aparece ningun selector y la numeracion funciona automaticamente.
Auto-reset anual
Al cambiar de ano, el contador de cada serie vuelve a 1 automaticamente (si tienes activada la politica de reset anual).
Ejemplo:
- 31 de diciembre 2025: Ultima factura FRI20250523
- 1 de enero 2026: Primera factura FRI20260001
Esta politica se configura en Configuracion > Facturacion > Politica de reseteo. Las opciones son:
- Anual (recomendado): El contador se reinicia cada 1 de enero
- Nunca: El contador continua indefinidamente
Editar una serie
Puedes editar el nombre y patron de una serie existente directamente en la seccion de series.
Importante: Los cambios afectan a futuras facturas, NO a las ya generadas. El contador continua donde estaba.
Ejemplo:
- Generaste facturas FRI20260001 a FRI20260050 con patron viejo
- Cambias el patron a
FRIHET-{YEAR}-{SEQ4} - La proxima factura sera FRIHET-2026-0051 (el contador continua)
Eliminar una serie
- Haz clic en el boton de eliminar en la serie
- Confirma la eliminacion
Las facturas existentes que usaban esa serie no se ven afectadas (mantienen su numero).
Si eliminas la serie por defecto, la primera serie restante se convierte automaticamente en la por defecto.
Cambiar el contador
Cada serie muestra el proximo numero que se asignara. Puedes ajustar este numero manualmente si necesitas continuar una numeracion de otro sistema.
Ejemplo:
- Migras desde Excel donde ibas por la factura 500
- Ajustas el contador a 501
- La proxima factura en esa serie empezara en 501
Cambiar serie de una factura existente
Una vez emitida la factura, NO puedes cambiar su numero ni su serie (requisito fiscal). El numero es inmutable.
Si necesitas usar una serie diferente:
- Crea una nueva factura con la serie correcta
- Cancela o rectifica la factura original si es necesario
Casos de uso comunes
Autonomo con varias actividades
Separar ingresos por linea de negocio:
Serie: Consulting
Patron: CON{YEAR}{SEQ4}
Resultado: CON20260001
Serie: Formacion
Patron: FORM{YEAR}{SEQ4}
Resultado: FORM20260001
Empresa con sucursales
Una serie por ubicacion:
Serie: Facturas Madrid
Patron: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Resultado: FM-2026-0001
Serie: Facturas Barcelona
Patron: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Resultado: FB-2026-0001
Diferentes tipos de clientes
Serie: Clientes Nacionales
Patron: F-{YEAR}-{SEQ4}
Resultado: F-2026-0001
Serie: Clientes Internacionales
Patron: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Resultado: FI-2026-001
Migracion desde otro sistema
Si vienes de Excel, otro ERP, o facturacion manual:
- Crea una serie con el patron que usabas
- Ajusta el contador al siguiente numero que te toca
- Las nuevas facturas continuan la numeracion sin saltos
Requisitos fiscales
La numeracion de facturas en Espana debe:
- Ser correlativa (sin saltos)
- Ser unica (no repetir numeros)
- Tener identificacion clara (serie + numero)
- Estar en orden cronologico (sin antedatar)
Frihet garantiza esto automaticamente mediante un contador atomico en el servidor. La numeracion se genera de forma centralizada para evitar duplicados o saltos, incluso si varias personas crean facturas simultaneamente. No es posible crear manualmente un numero fuera de secuencia.
Cuando usas series, cada serie mantiene su propia secuencia correlativa de forma independiente. Esto cumple con el RD 1619/2012 que permite series distintas siempre que cada una sea correlativa.
Esta numeracion sin saltos es tambien un requisito del RD 1007/2023 (VeriFactu) y se aplica de forma transparente.
Branding personalizado por serie
Cada serie puede tener su propio branding visual, independiente del branding global de tu cuenta. Esto permite que facturas de diferentes lineas de negocio tengan identidades visuales distintas.
Configurar branding de serie
- Ve a Configuracion > Facturacion > Series de Facturacion
- En la serie que quieras personalizar, haz clic en Personalizar branding
- Configura los campos disponibles:
- Logo de serie — Se muestra en el PDF en lugar del logo global
- Nombre comercial — Nombre de la linea de negocio (ej: "Frihet" vs "BRTHLS Consulting")
- Color de acento — Color para titulos y cabeceras de tabla en el PDF
- Pie de factura — Texto personalizado al pie de pagina
Como funciona la prioridad
Cuando generas un PDF, Frihet resuelve el branding en este orden:
- Si la factura pertenece a una serie con branding propio → usa el de la serie
- Si la serie no tiene branding (o no tiene ese campo) → usa el branding global de tu cuenta
Esto significa que puedes personalizar solo el logo de una serie y mantener el color y footer globales.
Casos de uso
Autonomo con dos marcas:
- Serie FRI: logo Frihet, color negro, footer "Frihet — Software de gestion"
- Serie BRT: logo BRTHLS, color gris, footer "BRTHLS Consulting"
Misma marca, diferentes pies:
- Serie nacional: footer con cuenta bancaria espanola
- Serie internacional: footer con cuenta IBAN + SWIFT
Indicador visual
Las series con branding personalizado muestran una etiqueta Branding propio en la configuracion, para que identifiques rapidamente cuales tienen sobreescrituras activas.
Libro Registro
Las facturas de todas las series se incluyen en el Libro Registro, accesible desde la lista de facturas. El numero de documento (con su prefijo de serie) se refleja automaticamente en la columna correspondiente.
Para exportar el Libro Registro como CSV, ve a Facturas y usa la opcion de Libro Registro.
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