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Series y numeración

La numeración de facturas debe cumplir con requisitos fiscales españoles. Frihet permite crear series personalizadas con patrones flexibles para que tus facturas se numeren automáticamente, con contadores independientes por serie.

Qué es una serie​

Una serie es un grupo de facturas con su propio patrón de numeración y contador independiente. Son útiles cuando necesitas separar líneas de negocio, sucursales, o tipos de facturación bajo un mismo NIF.

Ejemplo: un autónomo con dos actividades:

  • Serie FRI para su SaaS: FRI20260001, FRI20260002, etc.
  • Serie BRT para consulting: BRT20260001, BRT20260002, etc.

Cada serie tiene su propio contador que avanza de forma independiente.

Cómo funciona la numeración sin series​

Si no configuras series, Frihet usa un único patrón global con un solo contador. Este es el comportamiento por defecto para nuevas cuentas:

  1. Ve a Ajustes → Facturación
  2. En la sección de numeración, define tu patrón (ej: F{YEAR}{SEQ4})
  3. Cada factura recibe el siguiente número secuencial

Para la mayoría de autónomos con una sola actividad, esto es suficiente.

Acceder a la configuración de series​

  1. Ve a Ajustes → Facturación
  2. Baja hasta la sección Series de Facturación
  3. Verás tus series configuradas (si las hay)

Crear una serie​

Primera vez​

Cuando añades tu primera serie, Frihet migra automáticamente tu configuración actual:

  1. Haz clic en Añadir serie
  2. Frihet crea una serie "Por defecto" con tu patrón y contador actuales
  3. Puedes renombrarla y añadir más series

Esta migración es transparente: tus facturas existentes no se ven afectadas.

Añadir más series​

  1. Haz clic en Añadir serie
  2. Completa los campos:
    • ID — Identificador corto y único (ej: fri, brt, consulting). No se puede cambiar después.
    • Nombre — Nombre descriptivo (ej: "Frihet SaaS", "BRTHLS Consulting")
    • Patrón — Fórmula de numeración (ej: FRI{YEAR}{SEQ4})
  3. El contador empieza en 1 automáticamente

Puedes tener hasta 10 series.

Serie por defecto​

Exactamente una serie debe ser la por defecto. Es la que se preselecciona al crear una factura nueva.

Para cambiar la serie por defecto, haz clic en Establecer por defecto en la serie deseada.

Variables del patrón​

El patrón usa variables dinámicas que se reemplazan automáticamente:

VariableDescripciónEjemplo
{YEAR}Año actual de 4 dígitos2026, 2027
{MONTH}Mes con 2 dígitos (01-12)01, 02, ..., 12
{SEQ3}Secuencia de 3 dígitos (001, 002...)001, 002, 999
{SEQ4}Secuencia de 4 dígitos (0001, 0002...)0001, 0002, 9999
{SEQ5}Secuencia de 5 dígitos (00001, 00002...)00001, 00002, 99999

El prefijo de serie (FRI, BRT, F, etc.) se escribe directamente en el patrón, no es una variable separada.

Ejemplos de patrones​

Con prefijo de serie (recomendado para multi-actividad):

FRI{YEAR}{SEQ4}

Resultado: FRI20260001, FRI20260002, ..., FRI20269999

Patrón clásico con guiones:

F-{YEAR}-{SEQ4}

Resultado: F-2026-0001, F-2026-0002, ..., F-2026-9999

Con mes (para distinguir por periodo):

F-{YEAR}{MONTH}-{SEQ3}

Resultado: F-202601-001, F-202602-001, ...

Minimalista (solo secuencia):

{SEQ4}

Resultado: 0001, 0002, ...

Con separador de barra:

F/{YEAR}/{SEQ3}

Resultado: F/2026/001, F/2026/002, ...

Seleccionar serie al crear factura​

Si tienes más de una serie configurada, al crear una factura verás un selector de serie:

  1. Abre el formulario de nueva factura
  2. En la sección de fechas, selecciona la serie deseada
  3. El número se asignará automáticamente según el patrón y contador de esa serie

Si solo tienes una serie (o no usas series), no aparece ningún selector y la numeración funciona automáticamente.

Auto-reset anual​

Al cambiar de año, el contador de cada serie vuelve a 1 automáticamente (si tienes activada la política de reset anual).

Ejemplo:

  • 31 de diciembre 2025: Última factura FRI20250523
  • 1 de enero 2026: Primera factura FRI20260001

Esta política se configura en Ajustes → Facturación → Reiniciar numeración. Las opciones son:

  • Anualmente (recomendado): El contador se reinicia cada 1 de enero
  • Nunca: El contador continúa indefinidamente

Editar una serie​

Puedes editar el nombre y patrón de una serie existente directamente en la sección de series.

Importante: Los cambios afectan a futuras facturas, NO a las ya generadas. El contador continúa donde estaba.

Ejemplo:

  • Generaste facturas FRI20260001 a FRI20260050 con patrón viejo
  • Cambias el patrón a FRIHET-{YEAR}-{SEQ4}
  • La próxima factura será FRIHET-2026-0051 (el contador continúa)

Eliminar una serie​

  1. Haz clic en el botón de eliminar en la serie
  2. Confirma la eliminación

Las facturas existentes que usaban esa serie no se ven afectadas (mantienen su número).

Si eliminas la serie por defecto, la primera serie restante se convierte automáticamente en la por defecto.

Cambiar el contador​

Cada serie muestra el próximo número que se asignará. Puedes ajustar este número manualmente si necesitas continuar una numeración de otro sistema.

Ejemplo:

  • Migras desde Excel donde ibas por la factura 500
  • Ajustas el contador a 501
  • La próxima factura en esa serie empezará en 501

Cambiar serie de una factura existente​

Una vez emitida la factura, NO puedes cambiar su número ni su serie (requisito fiscal). El número es inmutable.

Si necesitas usar una serie diferente:

  1. Crea una nueva factura con la serie correcta
  2. Cancela o rectifica la factura original si es necesario

Casos de uso comunes​

Autónomo con varias actividades​

Separar ingresos por línea de negocio:

Serie: Consulting
Patrón: CON{YEAR}{SEQ4}
Resultado: CON20260001

Serie: Formacion
Patrón: FORM{YEAR}{SEQ4}
Resultado: FORM20260001

Empresa con sucursales​

Una serie por ubicación:

Serie: Facturas Madrid
Patrón: FM-{YEAR}-{SEQ4}
Resultado: FM-2026-0001

Serie: Facturas Barcelona
Patrón: FB-{YEAR}-{SEQ4}
Resultado: FB-2026-0001

Diferentes tipos de clientes​

Serie: Clientes Nacionales
Patrón: F-{YEAR}-{SEQ4}
Resultado: F-2026-0001

Serie: Clientes Internacionales
Patrón: FI-{YEAR}-{SEQ3}
Resultado: FI-2026-001

Migración desde otro sistema​

Si vienes de Excel, otro ERP, o facturación manual:

  1. Crea una serie con el patrón que usabas
  2. Ajusta el contador al siguiente número que te toca
  3. Las nuevas facturas continúan la numeración sin saltos

Requisitos fiscales​

La numeración de facturas en España debe:

  • Ser correlativa (sin saltos)
  • Ser única (no repetir números)
  • Tener identificación clara (serie + número)
  • Estar en orden cronológico (sin antedatar)

Frihet garantiza esto automáticamente mediante un contador atómico en el servidor. La numeración se genera de forma centralizada para evitar duplicados o saltos, incluso si varias personas crean facturas simultáneamente. No es posible crear manualmente un número fuera de secuencia.

Cuando usas series, cada serie mantiene su propia secuencia correlativa de forma independiente. Esto cumple con el RD 1619/2012 que permite series distintas siempre que cada una sea correlativa.

Esta numeración sin saltos es también un requisito del RD 1007/2023 (VeriFactu) y se aplica de forma transparente.

Branding personalizado por serie​

Cada serie puede tener su propio branding visual, independiente del branding global de tu cuenta. Esto permite que facturas de diferentes líneas de negocio tengan identidades visuales distintas.

Configurar branding de serie​

  1. Ve a Ajustes → Facturación → Series de Facturación
  2. En la serie que quieras personalizar, haz clic en Personalizar branding
  3. Configura los campos disponibles:
    • Logo de serie — Se muestra en el PDF en lugar del logo global
    • Nombre comercial — Nombre de la línea de negocio (ej: "Frihet" vs "BRTHLS Consulting")
    • Color de acento — Color para títulos y cabeceras de tabla en el PDF
    • Pie de factura — Texto personalizado al pie de página

Cómo funciona la prioridad​

Cuando generas un PDF, Frihet resuelve el branding en este orden:

  1. Si la factura pertenece a una serie con branding propio → usa el de la serie
  2. Si la serie no tiene branding (o no tiene ese campo) → usa el branding global de tu cuenta

Esto significa que puedes personalizar solo el logo de una serie y mantener el color y footer globales.

Casos de uso​

Autónomo con dos marcas:

  • Serie FRI: logo Frihet, color negro, footer "Frihet — Software de gestión"
  • Serie BRT: logo BRTHLS, color gris, footer "BRTHLS Consulting"

Misma marca, diferentes pies:

  • Serie nacional: footer con cuenta bancaria española
  • Serie internacional: footer con cuenta IBAN + SWIFT

Indicador visual​

Las series con branding personalizado muestran una etiqueta Branding propio en la configuración, para que identifiques rápidamente cuáles tienen sobreescrituras activas.

Libro Registro​

Las facturas de todas las series se incluyen en el Libro Registro, accesible desde la lista de facturas. El número de documento (con su prefijo de serie) se refleja automáticamente en la columna correspondiente.

Para exportar el Libro Registro como CSV, ve a Facturas y usa la opción de Libro Registro.

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