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Tu primera factura

En esta guía vas a preparar tu primera factura completa en modo borrador, comprobar el cálculo de impuestos y totales con un caso sintético de prueba, distinguir con exactitud qué ocurre al guardar un borrador frente a emitir o enviar por correo, y saber cómo corregir cualquier dato antes o después de emitir.

1. Requisitos previos​

Antes de emitir una factura real a un cliente, comprueba que tienes configurados estos dos bloques (si aún no los has revisado, consulta Configurar tu negocio):

  1. Datos fiscales del emisor en Ajustes → Perfil Fiscal: NIF/CIF validado, nombre o razón social, domicilio fiscal completo y correo electrónico de facturación.
  2. Zona fiscal, impuestos y numeración en Ajustes → Facturación:
    • Tu Zona Fiscal: Península y Baleares (IVA), Canarias (IGIC) o Ceuta y Melilla (IPSI).
    • % Impuesto por defecto y % IRPF por defecto (por ejemplo, 21 % de IVA general y 15 % o 7 % de retención de IRPF si eres profesional autónomo facturando a empresas o profesionales en España).
    • Patrón de numeración y Series de Facturación (por ejemplo, {YEAR}-{SEQ4} para generar 2026-0001).

[!TIP] Prueba segura en modo borrador Puedes recorrer toda esta guía guardando la factura como Borrador. Mientras la factura permanezca en borrador, puedes editarla o eliminarla libremente: no consume numeración definitiva, no genera ni encadena ningún registro en VeriFactu y no envía correos al cliente.

2. Ejemplo sintético de prueba (modo borrador)​

Si quieres verificar el flujo de principio a fin sin afectar tu facturación real, introduce estos datos sintéticos de prueba en el editor y guarda el documento como borrador:

CampoValor sintético de pruebaQué comprueba
ClienteEstudio Norte S.L. · CIF B12345674 · Email facturacion@example.comAlta rápida de cliente con un ejemplo generado para documentación: el CIF B12345674 supera la validación algorítmica del dígito de control (4), pero no acredita existencia, titularidad ni alta en el censo de la AEAT; facturacion@example.com usa un dominio reservado de documentación IANA/RFC 6761 (no es un buzón de prueba controlado ni garantiza entrega o bloqueo de correo). Mantén este caso en modo borrador/QA y no lo utilices para emitir ni enviar facturas reales.
Concepto (línea 1)Servicio de consultoría técnica (octubre)Descripción del servicio o producto en la tabla de líneas
Cantidad y precio unitarioCantidad 10 · Precio unitario 150,00 €Base imponible (subtotal) de 1.500,00 €
Impuesto de línea (ejemplo IVA 21 %)21 % (IVA general en Península y Baleares)Cuota de IVA de +315,00 € y total sin retención de 1.815,00 €
Retención IRPF (opcional, autónomos)15 % sobre la base imponible (-225,00 €)Si aplicas retención profesional del 15 %, el total líquido a abonar pasa a 1.590,00 € (1.500,00 € + 315,00 € - 225,00 €)

3. Paso a paso en el editor​

Abrir el editor de facturas​

Tienes tres caminos desde cualquier lugar de la aplicación:

  • Ve a Ventas → Facturas y pulsa Crear Nueva Factura.
  • Pulsa C y luego F desde cualquier pantalla (fuera de un campo de texto).
  • Pulsa Cmd+K (Ctrl+K en Windows y Linux) para abrir la paleta de comandos y busca la acción de crear factura.

También puedes pedirle al asistente de IA una propuesta de factura (Crear facturas por texto). El asistente no crea nada por sí solo: la propuesta se queda sin guardar, y tú la revisas y la guardas en el editor.

Paso 1. Selecciona o crea un cliente​

En el campo Cliente (Selecciona o busca un cliente):

  • Si el cliente ya existe, escribe su nombre, NIF/CIF o correo y selecciónalo.
  • Si es nuevo (o estás usando el caso sintético Estudio Norte S.L.), pulsa Crear nuevo cliente y rellena su nombre fiscal, NIF/CIF y correo electrónico. Después puedes completar su ficha desde Contactos.

Paso 2. Añade líneas​

Pulsa Añadir Concepto para cada línea de la factura:

  • Escribe la descripción, la cantidad y el precio unitario (en el ejemplo sintético: 10 unidades a 150,00 €). El impuesto por defecto de tu zona fiscal se aplica automáticamente.
  • O elige un elemento de tu catálogo: Frihet rellena descripción, precio e impuesto.
  • Si quieres reutilizar una línea que acabas de escribir en futuras facturas, usa Guardar como producto.

Paso 3. Revisa impuestos y datos del documento​

  1. Impuestos y totales: Frihet calcula en tiempo real el subtotal (1.500,00 € en el ejemplo), el impuesto de cada línea (IVA, IGIC o IPSI según tu zona fiscal), el IRPF si aplica retención y el total final (1.815,00 € sin IRPF o 1.590,00 € con 15 % de IRPF). Puedes cambiar el porcentaje de impuesto y el descuento línea por línea en las columnas de la tabla.
  2. Metadatos del documento:
    • Nº Factura (Opcional): se genera automáticamente según tu patrón de numeración. Puedes cambiarlo antes de emitir.
    • Fecha de Emisión y Fecha de Vencimiento.
    • Condiciones de pago.
    • Notas / Info Legal: IBAN o datos bancarios, menciones de exención o inversión del sujeto pasivo u otras referencias contractuales.

4. Punto de revisión: borrador vs emitir vs enviar​

Antes de pulsar el botón final, revisa la diferencia entre guardar un borrador de trabajo, emitir una factura definitiva y enviarla por correo electrónico:

Acción en el editorEstado resultante¿Se puede editar o borrar?Efecto fiscal (VeriFactu) y envío de email
Guardar Factura (en borrador)Borrador (Draft)Sí. Puedes modificar cualquier campo o eliminar el borrador sin rastro fiscal.No encadena registro en VeriFactu ni envía correo electrónico al cliente. Ideal para el ejemplo sintético de prueba.
Emitir / finalizar facturaEmitida / EnviadaNo. Por normativa antifraude (inmutabilidad fiscal), una factura emitida no puede editarse ni borrarse; se corrige mediante una factura rectificativa.Asigna numeración definitiva y, con VeriFactu activo, firma y encadena el hash del registro fiscal. No envía email salvo que elijas enviarla.
Guardar y Enviar / Enviar por emailEnviada (Sent)No (documento ya expedido; cualquier corrección posterior requiere factura rectificativa).Registra la factura y prepara/envía el correo electrónico al cliente con el enlace al documento y su PDF.

5. Resultado esperado​

Una vez guardada, comprueba el resultado en Ventas → Facturas (atajo G y luego F):

  1. Fila visible en el listado: verás la factura con su etiqueta de estado (Borrador si has hecho la prueba segura, o Enviada si la has expedido), el nombre del cliente (Estudio Norte S.L.) y el importe total exacto (1.815,00 € o 1.590,00 € con IRPF).
  2. Acciones sobre la factura: Desde la lista de facturas, el menú de cada factura ofrece Descargar PDF, Enviar por email y Enlace de pago. El botón Enlace de pago solo aparece en facturas enviadas que aún no han vencido, con plan Pro o superior y Stripe conectado.
  3. Limpieza del borrador de prueba: si has creado la factura sintética solo para comprobar el cálculo, abre el menú de acciones de esa fila en Borrador y elimínala antes de emitir tu primera factura real, o edítala sustituyendo los datos por los de tu cliente real.

6. Recuperación si algo no coincide​

Síntoma o situaciónCausa habitualCómo resolverlo
El editor aplica IVA en lugar de IGIC/IPSI (o falta el IRPF)La zona fiscal o los porcentajes por defecto no están ajustados en la configuración de tu cuenta.Ve a Ajustes → Facturación, actualiza Tu Zona Fiscal, % Impuesto por defecto o % IRPF por defecto (Configurar tu negocio) o cambia el impuesto directamente en la columna de la línea.
Me he equivocado en un dato mientras la factura está en BorradorError al introducir cliente, importes, fechas o notas antes de expedir.Entra en Ventas → Facturas, abre el borrador, corrige el dato y vuelve a pulsar Guardar Factura (o elimínalo si era una prueba sintética).
He detectado un error en una factura que ya he emitido o enviadoUna factura expedida y encadenada es inalterable por inmutabilidad fiscal.No intentes borrarla: abre el menú de acciones de la factura y crea una factura rectificativa (abono) por sustitución (S) o por diferencias (I).
No aparece el botón Enlace de pago o el cliente no recibe el emailLa factura sigue en borrador o está vencida, falta conectar la pasarela o hay una errata en el correo del cliente.Verifica que la factura esté en estado Enviada y no vencida, con plan Pro o superior y Stripe Connect activo (Enlaces de pago). Si el correo no llega, revisa la dirección en la ficha del cliente y consulta Soporte y diagnóstico rápido.

7. Siguiente acción​

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