Presupuestos
Los presupuestos (o cotizaciones) te permiten presentar ofertas a clientes antes de emitir la factura. Son documentos formales que muestran precio, alcance e incluyen una fecha de validez.
¿Presupuesto vs. Factura?
| Aspecto | Presupuesto | Factura |
|---|---|---|
| Propósito | Oferta / Cotización | Cobro de trabajo realizado |
| Genera ingresos | No (aún no) | Sí |
| Se reporta a Hacienda | No | Sí (SII) |
| Tiene vencimiento | Sí (típicamente 30 días) | Sí (términos de pago) |
| Puede editarse | Sí, mientras esté en borrador | No, después de enviar |
| Flujo siguiente | Convertir a factura | Marcar como cobrada |
Consejo: Usa presupuestos para trabajos grandes, proyectos personalizados o cuando necesites aprobación antes de empezar.
Crear un presupuesto
Desde cero
- Ve a Facturación → Presupuestos
- Haz clic en Nuevo presupuesto (o
Alt+N) - Selecciona o crea cliente
- Agrega líneas con descripción, cantidad y precio
- Revisa total
- Haz clic en Guardar como borrador o Enviar
Desde un cliente
- Ve a Clientes → Selecciona el cliente
- En la pestaña Presupuestos, haz clic en Nuevo presupuesto
- Se pre-rellena con los datos del cliente
Duplicar un presupuesto anterior
- Abre el presupuesto que quieras copiar
- Haz clic en Más opciones → Duplicar
- Se crea una copia en borrador
- Edita según sea necesario
Estructura de un presupuesto
Prácticamente idéntica a una factura:
Encabezado
- Número automático (serie configurable: P-2026-001)
- Fecha de emisión
- Cliente (nombre, NIF, email, dirección)
Líneas de servicios/productos
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Concepto | Descripción detallada del trabajo |
| Cantidad | Horas, unidades, etc. |
| P.U. | Precio unitario (sin IVA) |
| Descuento | Por línea |
| Total línea | Calculado automáticamente |
| IVA | Tipo aplicable (21%, 10%, 4%, etc.) |
Tip: Sé específico en los conceptos. Ej: "Diseño de landing page (5 revisiones incluidas)" en lugar de "Diseño".
Totales
- Subtotal
- Descuentos
- Base imponible
- Impuestos desglosados
- Total presupuesto
Validez
- Válido desde — Fecha de emisión (automática)
- Válido hasta — Hasta cuándo puede el cliente aceptarlo (por defecto +30 días)
- Frihet calcula automáticamente: "Válido por 30 días"
Términos de pago (opcional)
- Condiciones de pago
- Formas de pago aceptadas
- Nota al pie
Mensajes personalizados
- Mensaje de bienvenida — Se muestra al inicio del presupuesto
- Mensaje de cierre — Llamada a la acción, instrucciones, contacto
Ejemplos:
Bienvenida: "Hola {CLIENTE}, aquí está el presupuesto para tu proyecto."
Cierre: "Si aceptas este presupuesto, envía un email a info@ejemplo.com o firma digitalmente en el enlace abajo."
Estados de un presupuesto
Borrador
- No enviado
- Puedes editarlo libremente
- No visible al cliente
- Acciones: Editar, Enviar, Convertir a factura, Duplicar, Eliminar
Enviado
- Compartido con el cliente por email
- Cliente puede verlo online (si activaste compartir enlace)
- No puedes editar líneas (sólo metadatos)
- Acciones: Convertir a factura, Enviar recordatorio, Marcar como aceptado, Rechazar, Reenviar, Ver PDF
Aceptado
- Cliente aceptó la oferta
- Presupuesto ganado
- Aparece en reportes como pipeline
- Acciones: Convertir a factura, Ver PDF
- Siguiente paso: Convierte a factura cuando hagas el trabajo
Rechazado
- Cliente rechazó la oferta
- Se usa para seguimiento y análisis de pérdidas
- Aparece en reportes de oportunidades perdidas
- Acciones: Ver PDF, Duplicar, Reactivar como borrador
Convertir presupuesto a factura
Cuándo hacerlo
Convierte a factura cuando:
- El cliente aceptó (o implícitamente si ya empezaste el trabajo)
- Completaste el trabajo/servicio
- Estás listo para cobrar
Cómo hacerlo
Opción 1: Desde el presupuesto
- Abre el presupuesto
- Haz clic en Convertir a factura
- Se crea una factura con:
- Mismo cliente, líneas, impuestos
- Número nuevo (serie de facturas, no de presupuestos)
- Fecha actual
- Estado: Enviada
- Haz clic en Guardar o Enviar por email
Opción 2: Desde la lista de presupuestos
- Selecciona uno o más presupuestos
- Haz clic en Acciones → Convertir a facturas
- Se generan N facturas (una por presupuesto)
Cambios permitidos antes de convertir
Si el presupuesto está en estado Borrador, puedes cambiar:
- Cantidades (si el alcance cambió)
- Precios (si renegociaste)
- Líneas (agregar/quitar servicios)
- Descuentos (si aplicas promoción)
Nota: Una vez enviado, no puedes editar. Crea un nuevo presupuesto si necesitas cambios.
Buscar y filtrar presupuestos
Búsqueda rápida
Cmd+F— Abre búsqueda- Busca por número (P-2026-001) o nombre cliente
Filtros disponibles
- Estado: Borrador, Enviado, Aceptado, Rechazado
- Fecha: Este mes, último mes, rango personalizado
- Cliente: Escribe para filtrar
- Monto: Presupuestos mayores a X euros
Vistas guardadas
Crea vistas personalizadas:
- Aplica filtros
- Haz clic en Guardar vista (icono ⭐)
- Dale un nombre: "Presupuestos mayores a 1000€", "Pendientes aceptación", etc.
- Accede rápidamente desde el selector de vistas
Compartir con clientes
Enviar por email
- Abre el presupuesto (estado Borrador o Enviado)
- Haz clic en Enviar por email
- Se pre-rellena el email del cliente
- Personaliza asunto y mensaje
- Haz clic en Enviar
Plantilla por defecto:
Asunto: Presupuesto P-2026-001
Hola {CLIENTE},
Adjunto encontrarás el presupuesto solicitado. Es válido hasta el {FECHA_VENCIMIENTO}.
Si tienes preguntas o quieres modificar algo, no dudes en contactarme.
Saludos,
{TU_NOMBRE}
Descargar PDF
- Abre el presupuesto
- Haz clic en Descargar PDF
- Se guarda como
P-2026-001.pdf
El PDF incluye:
- Tu logo y datos de empresa
- Todos los detalles del presupuesto
- Fecha de validez de forma prominente
- Código QR (si está activado)
- Sección de "Aceptación" para que el cliente firme (opcional)
Generar enlace compartible
Algunos presupuestos soportan enlace compartible (PRO):
- Abre el presupuesto
- Haz clic en Compartir enlace
- Se genera una URL como
frihet.io/q/abc123def - Comparte con el cliente (email, chat, etc.)
- El cliente ve el presupuesto online sin necesidad de app
Personalizaciones avanzadas
Variables dinámicas
Usa variables en campos de texto que se reemplazan automáticamente:
| Variable | Reemplazo |
|---|---|
{CLIENTE} | Nombre del cliente |
{EMPRESA} | Tu nombre de empresa |
{FECHA} | Fecha de hoy |
{FECHA_VENCIMIENTO} | Fecha de validez |
{TOTAL} | Monto total |
{CONTACTO} | Tu email de contacto |
Ejemplo en Cierre:
Gracias {CLIENTE}, esperamos tu confirmación antes del {FECHA_VENCIMIENTO}.
Contacta a {CONTACTO} si tienes dudas.
Plantillas de presupuesto
Si repites el mismo tipo de presupuesto (ej: auditorías SEO, diseño web), crea una plantilla:
- Crea un presupuesto con líneas estándar
- Haz clic en Guardar como plantilla
- Dale nombre: "Diseño web básico", "Auditoría SEO", etc.
- Al crear nuevo, selecciona plantilla y se pre-rellena
Reportes y análisis
Ve a Reportes → Presupuestos para:
| Métrica | Útil para |
|---|---|
| Presupuestos por aceptar | Seguimiento de leads |
| Tasa de aceptación | ¿Cuántos de los enviados se cierran? |
| Valor medio de presupuesto | Ticket promedio |
| Presupuestos vencidos sin respuesta | Identificar leads fríos |
| Análisis por cliente | Clientes más valiosos |
| Proyección si se aceptaran todos | Análisis what-if |
Ejemplo: Si tu tasa de aceptación es 60% y tienes €20k en presupuestos pendientes, esperas cerrar €12k.
Integración con CRM
Si tienes integración con CRM (Twenty, Pipedrive, etc.):
- Los presupuestos Enviados automáticamente crean oportunidades
- Al marcar como Aceptado, se actualiza la oportunidad
- Sincronización bidireccional de datos
Aprende más en Integraciones.
Flujo completo: De presupuesto a cobro
1. PRESUPUESTO (Borrador)
↓
2. Cliente recibe por email
↓
3. Cliente acepta
↓ PRESUPUESTO (Aceptado)
↓
4. Conviertes a FACTURA (Enviada)
↓
5. Cliente recibe factura
↓
6. Cliente paga
↓ FACTURA (Cobrada)
↓
7. Registrado en reportes como ingreso
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