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Dokumente in den Chat hochladen

Laden Sie Fotos oder PDFs von Belegen, Rechnungen und Invoices hoch. Der Assistent extrahiert Daten automatisch mit OCR.

Unterstützte Formate​

FormatMax. GrößeAnwendungsfälle
PDF25 MBRechnungen, Angebote, Gehaltsabrechnungen
JPG10 MBFotos von Belegen, Tickets
PNG10 MBScreenshots, gescannte Dokumente

So laden Sie ein Dokument hoch​

Über den Chat​

  1. Klicken Sie auf das Clip-Symbol (📎) in der Eingabeleiste
  2. Wählen Sie Ihre Datei (PDF, JPG, PNG) aus
  3. Der Assistent verarbeitet das Bild
  4. Er zeigt Ihnen die extrahierten Daten an

Option: Drag & Drop​

Ziehen Sie Ihr Dokument direkt in den Chat:

  1. Öffnen Sie den Assistenten-Chat
  2. Ziehen Sie das Bild oder PDF aus Ihrem Ordner
  3. Lassen Sie es im Chatfenster los
  4. Es wird automatisch hochgeladen

Was der Assistent extrahiert​

OCR erkennt automatisch:

Von Belegen/Rechnungen​

  • Posten: was Sie gekauft haben
  • Betrag: wie viel es gekostet hat
  • MwSt.: falls aufgeschlüsselt
  • Datum: wann
  • Lieferant: von wem Sie es gekauft haben
  • Kategorie: Material, Dienstleistungen, Reisen, etc.

Beispiel 1: Bürobeleg​

Sie laden ein Foto des Staples-Belegs hoch:

"3 Packungen A4-Papier - 18,50 €"

Der Assistent:

  • Extrahiert Posten: "A4-Papier"
  • Menge: 3
  • Betrag: 18,50 €
  • Kategorie: Büromaterial
  • Datum: 8. Feb. 2025

Er fragt Sie: "Soll ich eine Ausgabe erstellen?"

Beispiel 2: Rechnung eines Lieferanten​

Sie laden eine Rechnung hoch, die Sie von Ihrem Lieferanten erhalten haben:

Rechnung:

Strom - Februar 2025
Gesamt: 145,30 € + 21 % MwSt. = 175,81 €

Der Assistent:

  • Erkennt: Ausgabe für Dienstleistungen (Strom)
  • Betrag: 175,81 € (inkl. MwSt.)
  • Kategorie: Dienstleistungen
  • Datum: Februar 2025

Beispiel 3: Kundenrechnung​

Sie laden ein PDF einer Rechnung hoch, die Sie ausgestellt und der Kunde bezahlt hat:

Der Assistent:

  • Extrahiert Rechnungsdaten
  • Dokumentennummer
  • Posten und Betrag
  • Er schlägt Ihnen vor, sie als "Bezahlt" zu markieren.

Ablauf nach dem Hochladen​

  1. Der Assistent verarbeitet das Dokument (1-3 Sekunden)
  2. Zeigt die extrahierten Daten in einem bearbeitbaren Format an
  3. Fragen: "Soll ich eine Ausgabe von 45,00 € für Material erstellen?"
  4. Sie bestätigen oder korrigieren die Daten
  5. Wird automatisch in Frihet erstellt

Wenn etwas nicht exakt ist, bearbeiten Sie es direkt vor der Bestätigung:

  • Posten ändern
  • Betrag anpassen
  • Datum ändern
  • Kategorie neu zuweisen

Sonderfälle​

Rechnung mit mehreren Posten​

Wenn Sie eine Rechnung mit 5 verschiedenen Posten hochladen:

Der Assistent:

  • Extrahiert jeden Posten
  • Fragt Sie, ob eine Ausgabe mit Gesamtbetrag erstellt werden soll
  • Oder ob 5 separate Ausgaben erstellt werden sollen (wenn es sich um verschiedene Kategorien handelt)

Empfehlung: Antworten Sie natürlich

  • "Erstellen Sie eine einzige Ausgabe mit allem" → 185,30 € gesamt
  • "Material und Dienstleistungen trennen" → 2 Ausgaben

Beleg ohne klare Daten​

Wenn das Foto unscharf oder schief ist:

  • Der Assistent versucht trotzdem zu extrahieren
  • Markiert zweifelhafte Daten als "Überprüfung erforderlich"
  • Ermöglicht Ihnen, diese manuell zu bearbeiten

Dokument in Englisch oder anderer Sprache​

Der Assistent versteht:

  • Spanisch ✅
  • Englisch ✅
  • Französisch ✅
  • Deutsch ✅
  • Portugiesisch ✅

Wenn es in einer anderen Sprache ist, übersetzt er es automatisch.

Unvollständiges Dokument​

Wenn kritische Informationen fehlen (Datum oder Betrag):

Der Assistent fragt Sie:

  • "Wann war diese Ausgabe?" → Sie geben das Datum ein
  • "Was ist der Gesamtbetrag?" → Sie bearbeiten den Betrag

Tipps für bessere Extraktionen​

Qualitätsfotos​

✅ Gute Beleuchtung — ohne Schatten ✅ Vollständiges Dokument — alles passt ins Foto ✅ Rechter Winkel — schiefe Fotos vermeiden ✅ Anständige Auflösung — nicht verpixelt

❌ Sehr dunkles Foto ❌ Abgeschnittenes Dokument ❌ Sehr schiefes Foto ❌ Unscharfes Foto

Informationsreihenfolge​

Wenn möglich:

  • Machen Sie den Posten sichtbar
  • Stellen Sie sicher, dass der Betrag klar ist
  • Fügen Sie das Datum hinzu
  • Zeigen Sie den Lieferanten/das Unternehmen

Fälle, in denen OCR fehlschlägt​

Kassenbons:

  • Sehr kleine Schrift
  • Verblasstes Thermopapier
  • Verschachtelte Zahlen

Lösung: Bearbeiten Sie es später manuell. Der Assistent wird es Ihnen ermöglichen.

Ausgaben vs. Rechnungen erstellen​

Der Assistent schlägt automatisch vor:

TypWann
AusgabeEs ist ein Beleg für etwas, das Sie gekauft haben
RechnungEs ist ein Dokument, das Sie an einen Kunden ausgestellt haben
Erhaltene RechnungEs ist eine Rechnung von einem Lieferanten

Wenn er sich nicht sicher ist, fragt er:

  • "Ist es eine Ausgabe oder eine Rechnung?"
  • Sie antworten und er verarbeitet es korrekt.

Dokumenten-Datenschutz​

  • Die Dokumente werden mit lokalem OCR verarbeitet
  • Sie werden nicht auf Servern Dritter gespeichert
  • Die extrahierten Daten werden jedoch in Ihrem Frihet-Konto gespeichert (verschlüsselt)
  • Sie können das Originaldokument danach löschen

Unter Einstellungen → Datenschutz können Sie:

  • Alte Uploads löschen
  • OCR deaktivieren, wenn Sie möchten

Einschränkungen​

Der Assistent kann nicht:

  • Word- oder Excel-Dateien verarbeiten (nur PDF/JPG/PNG)
  • Aus stark beschädigten Bildern (< 100px Breite) extrahieren
  • Handschrift erkennen (manuelle Schrift)
  • QR-Codes oder Barcodes lesen

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