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Uploader des documents dans le chat

Uploadez des photographies ou des PDF de reçus, de factures et d'invoices. L'assistant extrait automatiquement les données avec l'OCR.

Formats supportés​

FormatTaille maxCas d'utilisation
PDF25 MoFactures, devis, fiches de paie
JPG10 MoPhotos de reçus, tickets
PNG10 MoCaptures d'écran, documents scannés

Comment uploader un document​

Depuis le chat​

  1. Cliquez sur l'icône de trombone (📎) dans la barre de saisie
  2. Sélectionnez votre fichier (PDF, JPG, PNG)
  3. L'assistant traite l'image
  4. Il vous montre les données extraites

Option : Glisser-déposer​

Faites glisser directement votre fichier dans le chat :

  1. Ouvrez le chat de l'assistant
  2. Faites glisser l'image ou le PDF depuis votre dossier
  3. Déposez-le dans la fenêtre du chat
  4. Il est téléchargé automatiquement

Ce que l'assistant extrait​

L'OCR reconnaît automatiquement :

Des reçus/factures​

  • Concept : ce que vous avez acheté
  • Montant : combien cela a coûté
  • TVA : si elle est détaillée
  • Date : quand
  • Fournisseur : à qui vous l'avez acheté
  • Catégorie : Matériel, Services, Voyages, etc.

Exemple 1 : Reçu de bureau​

Vous uploadez une photo du reçu de Staples :

"3 paquets de papier A4 - 18,50 €"

L'assistant :

  • Extrait le concept : "Papier A4"
  • Quantité : 3
  • Montant : 18,50 €
  • Catégorie : Matériel de bureau
  • Date : 8 fév 2025

Il vous demande : "Dois-je créer une dépense ?"

Exemple 2 : Facture d'un fournisseur​

Vous uploadez une facture que vous avez reçue de votre fournisseur :

Facture :

Électricité - Février 2025
Total : 145,30 € + 21% TVA = 175,81 €

L'assistant :

  • Détecte : Dépense de services (électricité)
  • Montant : 175,81 € (TVA incluse)
  • Catégorie : Services
  • Date : Février 2025

Exemple 3 : Facture de client​

Vous uploadez un PDF de facture que vous avez émise et que le client a payée :

L'assistant :

  • Extrait les données de la facture
  • Numéro de document
  • Concept et montant
  • Il vous suggère de la marquer comme "Payée"

Flux après le téléchargement​

  1. L'assistant traite le document (1-3 secondes)
  2. Il affiche les données extraites dans un format modifiable
  3. Questions : "Dois-je créer une dépense de 45,00 € pour le Matériel ?"
  4. Vous confirmez ou corrigez les données
  5. Elle est créée automatiquement dans Frihet

Si quelque chose n'est pas exact, modifiez directement avant de confirmer :

  • Modifier le concept
  • Ajuster le montant
  • Modifier la date
  • Réaffecter la catégorie

Cas spéciaux​

Facture avec plusieurs lignes​

Si vous uploadez une facture avec 5 concepts différents :

L'assistant :

  • Extrait chaque ligne
  • Il vous demande si vous voulez créer une dépense avec le total
  • Ou si vous voulez créer 5 dépenses distinctes (si ce sont des catégories différentes)

Recommandation : Répondez naturellement

  • "Crée une seule dépense avec tout" → 185,30 € total
  • "Sépare Matériel et Services" → 2 dépenses

Reçu sans données claires​

Si la photo est floue ou inclinée :

  • L'assistant tente d'extraire quand même
  • Il marque les données douteuses comme "Nécessite une révision"
  • Il vous permet de les modifier manuellement

Document en anglais ou dans une autre langue​

L'assistant comprend :

  • Espagnol ✅
  • Anglais ✅
  • Français ✅
  • Allemand ✅
  • Portugais ✅

S'il est dans une autre langue, il le traduit automatiquement.

Document incomplet​

S'il manque des informations critiques (date ou montant) :

L'assistant vous demande :

  • "Quand cette dépense a-t-elle eu lieu ?" → Vous saisissez la date
  • "Quel est le montant total ?" → Vous modifiez le montant

Conseils pour de meilleures extractions​

Photos de qualité​

✅ Bon éclairage — sans ombres ✅ Document complet — tout doit être sur la photo ✅ Angle droit — évitez les photos inclinées ✅ Résolution décente — non pixelisé

❌ Photo très sombre ❌ Document coupé ❌ Photo très inclinée ❌ Photo floue

Ordre des informations​

Si possible :

  • Mettez le concept visible
  • Assurez-vous que le montant est clair
  • Incluez la date
  • Affichez le fournisseur/entreprise

Cas où l'OCR échoue​

Reçus de tickets de caisse :

  • Lettres très petites
  • Papier thermique dégradé
  • Nombres entrelacés

Solution : Modifiez manuellement par la suite. L'assistant vous le permettra.

Créer des dépenses vs des factures​

L'assistant suggère automatiquement :

TypeQuand
DépenseC'est un reçu de quelque chose que vous avez acheté
FactureC'est un document que vous avez émis à un client
Facture reçueC'est une facture d'un fournisseur

S'il n'est pas sûr, il demande :

  • "Est-ce une dépense ou une facture ?"
  • Vous répondez et il traite correctement

Confidentialité des documents​

  • Les documents sont traités avec l'OCR local
  • Ils ne sont pas enregistrés sur des serveurs tiers
  • Les données extraites sont bien enregistrées dans votre compte Frihet (cryptées)
  • Vous pouvez supprimer le document original par la suite

Depuis Paramètres → Confidentialité, vous pouvez :

  • Supprimer les anciens téléchargements
  • Désactiver l'OCR si vous préférez

Limitations​

L'assistant ne peut pas :

  • Traiter les fichiers Word ou Excel (seulement PDF/JPG/PNG)
  • Extraire des images très détériorées (< 100px de large)
  • Reconnaître l'écriture manuscrite (écriture manuelle)
  • Lire les codes QR ou les codes-barres

Prochaine section : Intégrations