Registres comptables
Qu'est-ce que les registres comptables ?
Les registres comptables sont l'enregistrement officiel de toutes les factures émises et reçues par votre entreprise. Ils sont obligatoires pour l'inspection fiscale et constituent une exigence du décret royal 1007/2023 (VeriFactu).
Frihet génère deux registres comptables au format CSV :
- Registre des factures émises — vos factures clients
- Registre des factures reçues — les dépenses (factures de vos fournisseurs)
Comment exporter
Factures émises
- Allez dans Facturation > Factures
- Cliquez sur le bouton Registre comptable
- Sélectionnez le trimestre et l'année
- Le fichier CSV avec toutes les factures de la période est téléchargé
Factures reçues
- Allez dans Dépenses
- Cliquez sur le bouton Registre comptable
- Sélectionnez le trimestre et l'année
- Le fichier CSV avec toutes les dépenses de la période est téléchargé
Les brouillons ne sont inclus dans aucun des deux registres.
Registre des factures émises
Le fichier CSV des factures émises contient 12 colonnes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| N° Facture | Numéro de document (série + séquence) |
| Date d'émission | Date d'émission de la facture |
| Date d'opération | Date de l'opération (égale à la date d'émission) |
| NIF Destinataire | Identification fiscale du client |
| Nom Destinataire | Nom ou raison sociale du client |
| Base Imposable | Sous-total avant impôts |
| Type d'imposition | Pourcentage de TVA/IGIC appliqué |
| Quote-part | Montant de l'impôt répercuté |
| Surtaxe d'équivalence | Montant de la surtaxe (si applicable) |
| Total Facture | Montant total de la facture |
| Type d'opération | Classification de l'opération |
| Clé Régime | Code du régime fiscal |
Types d'opération
Frihet classe automatiquement chaque facture en fonction de la localisation du client et du type d'imposition :
| Type | Description |
|---|---|
| Normal | Opération soumise à TVA/IGIC > 0% |
| Exportation | Vente à des clients hors UE |
| Intracommunautaire | Vente à une entreprise d'un autre pays de l'UE |
| ISP | Inversion du Sujet Passif (Péninsule vers Canaries/Ceuta-Melilla) |
| Exempte | Opération exempte (Art. 20 LIVA) |
Clés de régime
| Code | Signification |
|---|---|
| 01 | Régime général |
| 02 | Exportation / opération internationale |
| 03 | Régime spécial (exonéré dans la Péninsule) |
| 08 | Opérations soumises à IGIC/IPSI |
Registre des factures reçues
Le fichier CSV des factures reçues (dépenses) contient 12 colonnes :
| Colonne | Description |
|---|---|
| N° Facture | Numéro de facture du fournisseur |
| Date de Réception | Date de réception de la dépense |
| Date Facture | Date d'émission par le fournisseur |
| NIF Émetteur | Identification fiscale du fournisseur |
| Nom Émetteur | Nom du fournisseur |
| Base Imposable | Montant avant impôts |
| Type d'imposition | Pourcentage d'impôt supporté |
| Quote-part supportée | Montant de l'impôt payé |
| IRPF Retenu | Retenue IRPF appliquée (si applicable) |
| Total | Montant total de la dépense |
| Type Impôt | TVA, IGIC, IPSI ou Exonéré |
| Bien d'investissement | S'il s'agit d'un bien d'investissement (Oui/Non) |
Format des fichiers
- Format : CSV (valeurs séparées par des virgules)
- Encodage : UTF-8 avec BOM (compatible avec Excel)
- Nom :
Libro_Facturas_Emitidas_{trimestre}_{ano}_{NIF}.csvouLibro_Facturas_Recibidas_{trimestre}_{ano}_{NIF}.csv - Ordre : Documents triés par date ascendante
Utilisation pour l'inspection fiscale
Les registres comptables sont l'outil principal pour répondre aux demandes de l'AEAT. Ils contiennent toutes les informations nécessaires pour vérifier :
- La corrélativité de la numérotation
- La ventilation des impôts par opération
- La classification fiscale correcte
- La traçabilité des opérations
Exportez les registres comptables à la fin de chaque trimestre et conservez-les avec la déclaration fiscale. L'obligation de conservation est de 4 ans.
Relation avec les modèles fiscaux
Les données des registres comptables constituent la base des modèles fiscaux trimestriels :
- Les factures émises alimentent la TVA/IGIC due du Modèle 303 ou Modèle 420
- Les factures reçues alimentent la TVA/IGIC déductible de ces mêmes modèles
- Les retenues IRPF des factures alimentent le Modèle 130
Relation avec VeriFactu
Le registre des factures émises inclut les clés de régime nécessaires à la conformité VeriFactu. La chaîne de hachage SHA-256 de chaque facture peut être vérifiée séparément depuis la facture elle-même.
Précédent : Modèle 420