Facturación electrónica obligatoria KSeF en Polonia (FA(3))
El sistema KSeF (Krajowy System e-Faktur) de Polonia es la plataforma nacional de facturación electrónica operada por el Ministerio de Finanzas polaco (mf.gov.pl). Centraliza el intercambio de facturas B2B mediante validación previa (clearance): las facturas se remiten en formato XML estructurado FA(3) a KSeF, que les asigna un identificador oficial único (número KSeF / KSEFNR) y las pone a disposición del destinatario.
Frihet no envía facturas a KSeF. Para emitirlas en KSeF, usa las herramientas oficiales del Ministerio de Finanzas de Polonia (podatki.gov.pl/ksef) o un proveedor integrado con KSeF.
Fechas de obligatoriedad en Polonia
| Categoría de contribuyente | Obligatorio desde |
|---|---|
| Grandes contribuyentes (facturación con IVA > 200 M PLN/año) | 1 de febrero de 2026 |
| PYMEs y resto de contribuyentes activos de IVA | 1 de abril de 2026 |
| Microempresas (ventas mensuales ≤ 10.000 PLN) | 1 de enero de 2027 |
Si emites facturas desde una entidad registrada a efectos de IVA en Polonia (con número NIP), la normativa polaca exige operar con el esquema oficial FA(3) y KSeF.
Qué exige operativamente KSeF
Bajo el modelo de validación previa (clearance) de KSeF:
- Se transmite el archivo XML estructurado conforme al esquema FA(3) a la API de KSeF.
- KSeF valida el esquema y asigna un número oficial KSeF (
KSEFNR). - La factura se considera emitida en la fecha de su envío a KSeF y recibida por el comprador en la fecha en que KSeF le asigna el número (
KSEFNR). - El comprador recupera la factura directamente desde KSeF mediante el
KSEFNR.
Esquema oficial FA(3)
El formato oficial vigente desde el 1 de febrero de 2026 para el despliegue obligatorio de KSeF es la estructura lógica FA(3) (Faktura ustrukturyzowana FA(3)), que sustituye a FA(2):
- Namespace XML:
http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/ - Esquema XSD oficial: estructura lógica
FA(3)publicada por el Ministerio de Finanzas de Polonia en el repositorio central de modelos (crd.gov.pl).
Principales cambios técnicos de FA(3) frente a FA(2):
| Elemento | Cambio en FA(3) |
|---|---|
| Identificación del emisor y receptor | Ampliación de códigos de rol y tipo de contribuyente (incluyendo unidades subordinadas JST y grupos de IVA GV) |
| Enumeración de tipos de IVA | Nuevos marcadores estructurados para tipo 0 %, exportación, entrega intracomunitaria y exenciones |
| Facturas de anticipo | Ajustes en el bloque ZaliczkaCzesciowa y vinculación con facturas finales |
Referencia KSeF (NrKSeF) | Nodo obligatorio al referenciar facturas rectificadas (faktura korygująca) emitidas en KSeF |
Anotaciones fiscales (Adnotacje) | Códigos estructurados de anotación obligatoria (procedimiento de caja, autofacturación, inversión del sujeto pasivo) |
Anexos estructurados (Zalacznik) | Soporte para anexos estructurados integrados en el propio XML FA(3) |
Autenticación y flujo de sesión en la API de KSeF
La API de KSeF emplea un flujo asíncrono de autenticación mediante desafío-respuesta (challenge-response) y cifrado de sesión:
- Solicitud de desafío (
AuthorisationChallenge): llamada con el NIP de la entidad emisora. - Firma del desafío: firma electrónica cualificada (XAdES) o token de autorización KSeF cifrado con la clave pública del Ministerio de Finanzas.
- Apertura de sesión interactiva o por lotes: obtención del token de sesión temporal.
- Envío de facturas: transmisión del XML
FA(3)(cifrado con AES-256 cuando aplica el flujo v2). - Obtención del
KSEFNRy UPO: consulta asíncrona del estado de procesamiento hasta recibir el código200, elksefReferenceNumber(KSEFNR) y el acuse oficial (Urzędowe Poświadczenie Odbioru, UPO).
Requisitos de certificado electrónico en Polonia
El certificado utilizado para firmar la autenticación debe ser una firma electrónica cualificada o sello electrónico cualificado (con atributo NIP o PESEL) emitido por un proveedor reconocido, o bien un token oficial generado desde el portal KSeF del Ministerio de Finanzas (podatki.gov.pl/ksef).
Entorno oficial de pruebas (Sandbox KSeF)
El Ministerio de Finanzas de Polonia mantiene un entorno de pruebas oficial e independiente de producción:
https://api-test.ksef.mf.gov.pl
El entorno oficial de pruebas de KSeF 2.0 es api-test.ksef.mf.gov.pl.
Facturas rectificativas (Faktura korygująca) en FA(3)
En el esquema FA(3), toda factura rectificativa debe identificar la factura original en el bloque DaneFaKorygowanej:
- Si la factura original fue emitida dentro de KSeF, es obligatorio indicar el marcador
NrKSeF = 1junto con el identificadorNrKSeFFaKorygowanej(KSEFNR). - Si la factura original fue emitida fuera de KSeF antes de la entrada en vigor de la obligación, se indica
NrKSeFN = 1junto con el número y fecha de emisión originales (NrFaKorygowanej,DataWystFaKorygowanej).
Tipos de IVA en Polonia
| Tipo | Categoría |
|---|---|
| 23 % | Tipo general estándar |
| 8 % | Tipo reducido (alimentación, equipamiento médico, hostelería, construcción social) |
| 5 % | Tipo superreducido (alimentos básicos, libros, publicaciones periódicas) |
| 0 % | Exportaciones y entregas intracomunitarias de bienes (WDT) |
| ZW | Exento de IVA (zwolniony) |
Referencias oficiales
- Portal KSeF del Ministerio de Finanzas: https://www.podatki.gov.pl/ksef/
- Documentación oficial de KSeF y esquema
FA(3): https://ksef.podatki.gov.pl/ - Namespace oficial
FA(3):http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/ - Plataforma PEF (B2G Polonia / PEPPOL): https://www.pef.gov.pl