Panel de gestoría

Un panel centralizado para gestorías y asesorías: genera declaraciones fiscales en lote, controla vencimientos, solicita documentos a tus clientes y exporta la contabilidad de cada cliente al formato que use tu software.

La entrada de menú es Mis clientes (ruta /gestoria). Solo aparece en cuentas que tienen clientes.

Para quién es este recorrido, roles y requisitos

Esta guía está diseñada para asesorías fiscales, gestorías contables y despachos profesionales que llevan la contabilidad y la preparación de impuestos de varios autónomos o sociedades desde una única cuenta de Frihet.

En este flujo intervienen dos espacios diferenciados que no deben confundirse:

Ámbito	Quién opera	Plan y rol requeridos	Qué ve en la interfaz
Cuenta de la gestoría (Asesor)	El asesor fiscal o contable del despacho	Plan Premium en la cuenta de la gestoría	Entrada Mis clientes (/gestoria) con las 6 pestañas de cartera, generación de modelos en lote, cola de presentación y exportación contable.
Espacio de trabajo del cliente (Cliente)	El autónomo o empresa cliente (y el asesor dentro)	Rol Contable o Propietario concedido sobre el espacio de ese cliente	El cliente opera sus facturas y gastos habituales o sube documentos desde el enlace de su portal; el cliente final no ve la entrada Mis clientes.

Regla de visibilidad en el menú lateral

La entrada Mis clientes solo se muestra en la barra lateral izquierda cuando tu cuenta tiene al menos un cliente vinculado. Antes de añadir el primer cliente, abre directamente app.frihet.io/gestoria en el navegador para enviar la primera invitación.

Qué puede hacer una gestoría con Frihet

Mis clientes tiene seis pestañas: Clientes, Obligaciones, Antigüedad, Solicitudes, Cola de presentación y Exportar.

• Cartera multi-cliente: todas las empresas que gestionas en una sola pantalla, con indicadores de cada cliente (sin cobrar, ingresos del mes, gastos pendientes, vencidas) y una lista «Necesita tu atención» con facturas vencidas, documentos nuevos y presentaciones por revisar. Cada tarjeta muestra el Próximo vencimiento y los modelos afectados: en rojo si faltan 7 días o menos, en ámbar si faltan 15 o menos.
• Declaraciones en lote: genera M303, M130, M111 y M115 para varios clientes a la vez (PDF o TXT AEAT) y descárgalos en un ZIP.
• Salud por cliente: cada tarjeta muestra el nivel de riesgo (Al día, Atención o Crítico) con una puntuación sobre 100 y su tendencia, y la lista se ordena por riesgo.
• Antigüedad consolidada: facturas vencidas de toda la cartera con tramos al día, 1-30, 31-60, 61-90 y 90+ días. Si la cartera mezcla divisas, Frihet no las suma.
• Solicitudes de documentos: pide documentación a cada cliente con prioridad y fecha límite; ellos la suben a su portal.
• Exportación contable: descarga la contabilidad de cada cliente en el formato que necesite tu software.

Escenario ilustrativo multi-cliente (Península y Canarias)

Para explicar el flujo completo de principio a fin (desde la primera invitación hasta el cierre preparado para revisión humana, no presentado automáticamente), utilizamos esta tabla ilustrativa de documentación (los CIF A28015865, B12345674 y B35000017 superan la validación algorítmica de dígito de control sin acreditar existencia ni titularidad real en el censo, y los dominios example.com / example.org están reservados por IANA para documentación y no deben enviarse como invitaciones reales):

Participante	Razón social	NIF / CIF	Correo ilustrativo (no enviar)	Zona fiscal	Modelos periódicos / alcance según régimen y condiciones
Despacho (Cuenta de la gestoría)	Asesoría Atlántica S.L.P.	A28015865	asesoria@example.com	Península	Titular del Plan Premium que opera /gestoria.
Cliente 1 (Territorio IVA)	Estudio Norte S.L.	B12345674	facturacion@example.com	Península	Trimestrales: M303 (IVA régimen general), M111 (si practica retenciones) y M115 (si registra gastos de alquiler sujetos a retención). Incluible en Lote fiscal (303/111/115).
Cliente 2 (Territorio IGIC)	Comercial Tindaya S.L.	B35000017	admin@example.org	Canarias	Sujeto a IGIC según régimen (ATC M420 trimestral en régimen general; M425 resumen anual para obligados a autoliquidación periódica; M415 declaración anual de operaciones con terceros solo si cumple condiciones ATC, en general > 3.005,06 € por contraparte), no a M303 de IVA peninsular.

Condiciones del escenario canario (IGIC) y separación de datos ilustrativos vs. buzones controlados

1. Periodicidad y condiciones en Canarias (ATC): los tres modelos canarios no se aplican de forma automática ni simultánea a cualquier sociedad canaria. Según la Agencia Tributaria Canaria (ATC), el Modelo 420 es la autoliquidación trimestral del régimen general del IGIC (con las exclusiones previstas para regímenes especiales o exenciones), el Modelo 425 es el resumen anual para sujetos obligados a autoliquidación periódica, y el Modelo 415 es una declaración anual de operaciones con terceras personas sujeta a condiciones normativas (con carácter general, superar 3.005,06 € anuales con una misma contraparte, con sus excepciones). En Lote fiscal, M303 aplica únicamente a clientes de territorio IVA (Estudio Norte S.L.); no selecciones M303 para clientes con zona fiscal Canarias (consulta IGIC y régimen fiscal de Canarias).
2. Ejemplo escrito vs. prueba real de invitación: facturacion@example.com y admin@example.org son dominios reservados por IANA para documentación, no buzones de QA controlados. No envíes invitaciones reales a dominios example.com/.org ni utilices datos ficticios en producción; para verificar el alta real de principio a fin, utiliza los correos reales de tus clientes o buzones de correo controlados en un entorno de QA autorizado (sin publicar esas direcciones).

Recorrido paso a paso: del primer cliente al cierre preparado

Paso 1. Invitar al cliente y verificar aceptación

1. Si acabas de activar el Plan Premium en tu cuenta de gestoría y aún tienes 0 clientes vinculados, abre directamente app.frihet.io/gestoria y pulsa Añadir cliente.
2. Introduce la dirección de correo real del cliente (o un buzón controlado de tu entorno de QA autorizado; recuerda que facturacion@example.com y admin@example.org en la tabla superior son valores meramente ilustrativos y no reciben correo) y pulsa Enviar invitación.
3. Cuando el destinatario abre el correo en su buzón y acepta el enlace de invitación, tu cuenta recibe acceso con rol Contable sobre su espacio de trabajo. A partir de ese instante, la entrada Mis clientes queda fija en tu menú lateral y la empresa aparece en la pestaña Clientes.
4. Salida si el correo de invitación no llega: comprueba la carpeta de spam o filtros del destinatario y verifica en Mis clientes si ya figura una invitación pendiente para esa dirección; como vía inmediata alternativa, pide a tu cliente que entre en su propio espacio (Ajustes → Equipo) y te invite directamente con el rol Contable (en cuanto aceptes desde tu cuenta con Plan Premium, aparecerá en tu cartera). Si persiste la incidencia de entrega, consulta Soporte y diagnóstico rápido.

Paso 2. Solicitar documentos del trimestre y revisar subidas

1. En Mis clientes → Solicitudes, pulsa Nueva solicitud.
2. Selecciona Estudio Norte S.L., escribe el título (Facturas de proveedores y recibos de alquiler 3T), detalla los justificantes requeridos, asigna prioridad Alta y fija la fecha límite antes del cierre contable.
3. El cliente recibe un correo con un enlace directo a su portal documental (o puedes enviárselo con Enviar por WhatsApp) y sube allí los PDF sin necesidad de entrar a tu panel.
4. Cuando el cliente sube los archivos, verás el indicador de subidas sin revisar en Solicitudes y en la lista «Necesita tu atención». Pulsa Mostrar conversación dentro de la solicitud para validar los documentos o pedir aclaraciones en el hilo.

Paso 3. Revisar obligaciones y vencimientos por zona fiscal

1. Abre Mis clientes → Obligaciones y selecciona el trimestre en curso.
2. Verifica para cada cliente qué modelos detecta Frihet según su zona fiscal y actividad (M303, M111 y M115 en Estudio Norte S.L.; obligaciones canarias e impuestos directos en Comercial Tindaya S.L.), si existen registros contabilizados en el periodo y el indicador cromático del plazo (rojo cuando faltan 7 días o menos, ámbar cuando faltan 15 días o menos).
3. Si falta contabilizar algún documento recibido en el Paso 2, entra al espacio del cliente desde la pestaña Clientes y regístralo con tu acceso de contable antes de generar el borrador.

Paso 4. Generar borrador en lote, aprobar en cola y exportar contabilidad

1. En la barra superior de acciones masivas, pulsa Lote fiscal.
2. Selecciona el modelo (por ejemplo, 303 para los clientes de territorio IVA como Estudio Norte S.L., o 111 / 115), elige el formato de salida (PDF para revisión o TXT AEAT para importación en sede electrónica) y pulsa Generar ZIP.
3. Revisa el informe de Verificación de calidad previo a la descarga: Frihet comprueba la coherencia aritmética y de NIF/CIF y señala cualquier error o advertencia antes de empaquetar el fichero.
4. Abre Mis clientes → Cola de presentación: localiza las declaraciones generadas (estado Generado o En revisión), verifica los importes y márcalas como Aprobado (o Rechazado indicando el motivo si el equipo debe corregir algún asiento).
5. Por último, ve a Mis clientes → Exportar, elige el formato de tu software de despacho (A3 / Sage, ContaPlus, DATEV, SAF-T, CSV, Xero o QuickBooks), selecciona el trimestre y descarga los libros contables.

Invitar clientes

1. En Mis clientes, pulsa Añadir cliente. Si aún no tienes clientes y no ves Mis clientes en el menú, abre app.frihet.io/gestoria.
2. Introduce el email del cliente y pulsa Enviar invitación.
3. El cliente recibe un email con un enlace para aceptar. Al aceptar, tienes acceso como contable a sus datos y aparece en tu cartera.

Si ya hay una invitación pendiente para ese email, Frihet te lo indica.

También puede invitarte tu cliente desde Ajustes → Equipo con el rol Contable (planes de pago). Al aceptar, aparece en tu cartera si tu cuenta tiene plan Premium.

Entrar en un cliente

• Sin cambiar de espacio de trabajo. Desde la pestaña Clientes puedes lanzar acciones rápidas (PDF, TXT AEAT o exportación) para el trimestre actual de ese cliente.
• Entrando al espacio del cliente. Al abrir un cliente trabajas con tu acceso de contable sobre sus datos.

Obligaciones fiscales

La pestaña Obligaciones muestra, por cliente y trimestre, si hay datos para el periodo y el estado del plazo de presentación. Frihet detecta los modelos aplicables según la zona fiscal y el perfil del cliente (M303 mensual o trimestral según la facturación, con el umbral de gran empresa en 6.010.121,04 €; M115 desde gastos de alquiler; M130 vs M131, M200 para sociedades).

Frihet no registra si el cliente presentó el modelo ante AEAT o ATC: el estado indica el plazo, no la presentación. Los modelos mensuales de IGIC (411/410/417) no están modelados.

Solicitudes de documentos

1. En Solicitudes, pulsa Nueva solicitud y rellena título, detalle, prioridad y fecha límite.
2. El cliente recibe un email con un enlace a su portal y sube los ficheros desde allí. Verás el aviso de subidas sin revisar.
3. Cada solicitud tiene una conversación asociada (Mostrar conversación).

Extras: Plantillas de solicitud con variables, Envío masivo de una plantilla a varios clientes, y Enviar por WhatsApp con el enlace al portal.

Exportar a A3, ContaPlus y otros

En la pestaña Exportar eliges formato, año, trimestre (o año completo) y cliente:

Formato	Uso típico
CSV	Excel, Google Sheets, LibreOffice
ContaPlus	Sage 50, ContaSol
A3 / Sage	A3 Innuva, Wolters Kluwer (España)
DATEV	DATEV EXTF (Alemania)
SAF-T	SAF-T XML OCDE v2.0
Xero	Xero
QuickBooks	QuickBooks

Para ContaSol usa el formato ContaPlus.

Declaraciones en lote y cola de presentación

• Generación por lotes: en la barra de acciones masivas, el botón Lote fiscal abre la generación por lotes. Elige modelo (303, 130, 111 o 115), formato (PDF o TXT AEAT) y los clientes; Generar ZIP descarga el resultado.
• Verificación de calidad: antes de generar el fichero AEAT, Frihet revisa el modelo y muestra errores y advertencias.
• Cola de presentación: las declaraciones generadas en lote aparecen en esta pestaña para revisarlas y aprobarlas o rechazarlas antes de presentarlas.

Resultado esperado

Al completar el recorrido anterior para el trimestre, el despacho obtiene:

• Cliente activo en cartera: tarjeta visible en Mis clientes → Clientes con puntuación de salud (0–100), nivel de riesgo (Al día, Atención o Crítico) y semáforo de próximo vencimiento.
• Documentación trazada: justificantes subidos por el cliente y validados en el hilo de Solicitudes (Mostrar conversación).
• Paquete ZIP de borradores validados: ficheros PDF o TXT AEAT descargados desde Lote fiscal tras superar la Verificación de calidad.
• Estado interno auditado en cola: declaración marcada como Aprobado en Cola de presentación (lista para presentar en sede electrónica por el asesor humano).
• Exportación contable: fichero descargado desde Exportar (A3 / Sage, ContaPlus, DATEV, SAF-T, CSV, Xero o QuickBooks) listo para importar en la herramienta contable del despacho.

Bloqueos frecuentes y cómo recuperarlos

Síntoma o bloqueo	Causa raíz	Cómo recuperarlo
No aparece «Mis clientes» en el menú lateral izquierdo	La cuenta tiene 0 clientes vinculados o no dispone del Plan Premium.	Verifica en Ajustes → Plan y Facturación que tienes el Plan Premium activo y abre directamente app.frihet.io/gestoria para enviar la primera invitación con Añadir cliente.
El correo de invitación no llega, dice «Ya existe una invitación pendiente» o el cliente aceptó y no sale	La invitación se envió a un dominio de documentación (example.com/.org), quedó retenida en spam, sigue pendiente de aceptación o el cliente te invitó desde Ajustes → Equipo pero tu cuenta de asesor no es Premium.	Usa siempre buzones reales (o buzones controlados en QA autorizado, nunca example.com/.org), revisa la carpeta de spam o pide al cliente que te invite directamente como Contable desde Ajustes → Equipo teniendo activo tu Plan Premium.
Un cliente de Canarias no muestra IVA en el M303 o dudas sobre M420 / M425 / M415	Las empresas con zona fiscal Canarias tributan por IGIC, no por M303 de IVA peninsular, y sus modelos tienen periodicidades y condiciones distintas según la ATC (M420 trimestral en régimen general, M425 resumen anual y M415 anual sujeto en general a superar 3.005,06 € por contraparte).	Revisa la zona fiscal del cliente en Ajustes → Perfil Fiscal; exclúyelo del lote de M303 y verifica qué modelos canarios le corresponden según su régimen y volumen de operaciones en IGIC y régimen fiscal de Canarias.
La pestaña «Antigüedad» no muestra un único total sumado de toda la cartera	Dos o más clientes emiten facturas en divisas distintas (por ejemplo, EUR y USD), y Frihet nunca suma monedas diferentes sin tipo de cambio fijo.	Filtra o revisa los tramos de vencimiento (1-30, 31-60, 61-90, 90+ días) por divisa o por cliente individual.
Marqué una declaración como «Aprobado» en la Cola de presentación: ¿está presentada?	No. El estado Aprobado en la cola es un control interno del despacho; Frihet no presenta telemáticamente el modelo ante AEAT ni ATC.	Descarga el fichero TXT AEAT (o el resumen de casillas), entra en la Sede Electrónica de la AEAT o de la ATC con el certificado digital del obligado o colaborador social y completa la presentación.

Límites reales y siguiente acción

Ten presentes estos límites operativos al planificar el cierre trimestral de tu cartera:

• Preparación y validación ≠ presentación telemática: Frihet calcula borradores, ejecuta la verificación de calidad y genera los ficheros (PDF, TXT AEAT y exportaciones contables), pero la presentación oficial ante la AEAT o la ATC y la custodia del justificante de presentación (NRC / CSV) las realiza siempre el asesor humano en la sede electrónica correspondiente.
• Cobertura de modelos en lote: Lote fiscal genera en bloque los modelos 303, 130, 111 y 115. Los modelos mensuales de IGIC (411, 410, 417) no están modelados en el calendario de obligaciones.
• Revisión en movilidad: puedes aprobar o rechazar declaraciones de la Cola de presentación desde el teléfono instalando la PWA descrita en Gestoría desde el móvil.
• Personalización de marca: si quieres que el enlace de subida documental y el portal de tus clientes funcionen bajo tu propio subdominio, configura el Portal con dominio propio.
• Ayuda adicional: si encuentras un bloqueo con una invitación o con la validación de un modelo, consulta Soporte y diagnóstico rápido.

Requisitos

• La funcionalidad de gestoría está incluida en el plan Premium.
• El acceso a los datos de un cliente exige ser contable o propietario de ese espacio de trabajo.

Preguntas frecuentes

¿Cómo empiezo a gestionar un cliente en Frihet?

Pulsa Añadir cliente en Mis clientes, envía la invitación y, cuando el cliente la acepte, aparecerá en tu cartera.

¿Puedo generar el Modelo 303 de varios clientes a la vez?

Sí. Usa el botón Lote fiscal, elige el modelo, el formato y los clientes, y descarga el ZIP.

¿A qué formatos contables puedo exportar?

CSV, ContaPlus, A3 / Sage, DATEV, SAF-T, Xero y QuickBooks.

Inicio rápido

1. Ve a Mis clientes.
2. Pulsa Añadir cliente para invitar al primero, o revisa la lista «Necesita tu atención».
3. Usa el botón Lote fiscal para generar modelos de varios clientes y descarga el ZIP.

Referencia

• API: POST /v1/gestoria/aging: ver API reference

Relacionado

• Gestoría desde el móvil
• Portal con dominio propio
• Invitar miembros
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• Modelos fiscales
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