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Audit trail de asientos contables

El audit trail de asientos garantiza que cada modificacion en el libro mayor (GL) quede registrada con quien la hizo, cuando y por que. Es un requisito de cumplimiento para empresas sujetas a normativas GoBD (Alemania), SIBA (Islas Baleares) y buenas practicas contables en general.

Frihet implementa un flujo de aprobacion de dos niveles: el contable propone el asiento y el responsable financiero lo aprueba o rechaza antes de que quede firme.

Roles y permisos​

Rol en FrihetPuede crearPuede aprobarPuede rechazarPuede ver historial
ContableSiNoNoSi (propios)
Responsable financieroSiSiSiSi (todos)
AdministradorSiSiSiSi (todos)
Solo lecturaNoNoNoSi (todos)

Configura los roles en Configuracion → Equipo → Permisos contabilidad.

Flujo de aprobacion​

1. Creacion del asiento (estado: Borrador)​

El contable crea el asiento en Contabilidad → Asientos manuales → Nuevo asiento. Mientras esta en borrador, puede editarlo libremente. Los borradores no aparecen en los informes contables oficiales.

2. Envio a aprobacion (estado: Pendiente)​

Al hacer clic en Enviar para aprobacion, el asiento pasa a estado Pendiente y:

  • El responsable financiero recibe una notificacion (email + Telegram si configurado).
  • El asiento queda bloqueado — el contable ya no puede editarlo.
  • Aparece en la cola Contabilidad → Pendientes de aprobacion.

3a. Aprobacion (estado: Aprobado)​

El responsable financiero revisa el asiento y hace clic en Aprobar. Frihet:

  • Fija el asiento en el libro mayor con marca de tiempo inmutable.
  • Registra en el historial: aprobado por, fecha y hora (UTC).
  • Notifica al contable que creo el asiento.

Un asiento aprobado no puede modificarse. Si hay un error, debe crearse un asiento de correccion (contraasiento o ajuste).

3b. Rechazo (estado: Rechazado)​

Si el asiento tiene errores, el responsable lo rechaza indicando el motivo. El contable recibe la notificacion con el motivo de rechazo y puede corregir el borrador y reenviarlo.

Ejemplo de motivo de rechazo:
"La cuenta 629 no corresponde — usar 627 (Publicidad) segun PGC."

Historial de auditoria​

Cada asiento tiene una pestana Historial que muestra el log inmutable de todos los estados:

2026-05-10 09:14 UTC  [CREADO]    Maria Lopez (contable@empresa.com)
2026-05-10 09:20 UTC  [ENVIADO]   Maria Lopez → pendiente aprobacion
2026-05-10 11:03 UTC  [RECHAZADO] Carlos Ruiz — "Cuenta incorrecta: usar 627"
2026-05-10 11:45 UTC  [EDITADO]   Maria Lopez — correccion cuenta 629 → 627
2026-05-10 11:46 UTC  [ENVIADO]   Maria Lopez → pendiente aprobacion
2026-05-10 12:01 UTC  [APROBADO]  Carlos Ruiz

El historial no puede borrarse ni modificarse. Es el registro oficial para auditorias externas.

Exportacion para auditoria externa​

Exporta el audit trail completo en Contabilidad → Audit trail → Exportar:

  • PDF: informe legible para auditores.
  • CSV: datos estructurados para analisis.
  • JSON: integracion con herramientas de GRC (Governance, Risk, Compliance).

El export incluye: asiento, cuentas, importes, usuario creador, usuario aprobador, timestamps completos y motivos de rechazo si aplica.

Cumplimiento GoBD y SIBA​

GoBD (Alemania)​

El estandar GoBD exige que los registros contables sean inmutables, trazables y recuperables durante 10 anos. El audit trail de Frihet cumple los principios GoBD:

  • Unveranderbarkeit (inmutabilidad): asientos aprobados no pueden modificarse.
  • Nachvollziehbarkeit (trazabilidad): cada cambio tiene usuario, fecha y motivo.
  • Maschinelle Auswertbarkeit (exportabilidad): export JSON/CSV disponible.

SIBA (Islas Baleares)​

El Seminar fur Interne Buchfuhrung y Aufsicht (SIBA) aplica para empresas con sede en Baleares con actividad en Alemania. Frihet mantiene el mismo nivel de audit trail independientemente de la sede.

info

Para empresas que operan solo en Espana, el audit trail cumple igualmente con el Plan General de Contabilidad y los requisitos de la AEAT para libros contables informatizados (art. 29 LGT).

Configurar aprobacion obligatoria​

Puedes establecer que todos los asientos requieran aprobacion o solo los que superen un umbral de importe:

  1. Ve a Configuracion → Contabilidad → Flujo de aprobacion.
  2. Activa Aprobacion obligatoria.
  3. Opcional: define un umbral de importe (ej: asientos > 1.000 € requieren aprobacion).
  4. Asigna los aprobadores por defecto.

Gotchas​

  • Asientos automaticos (generados por facturacion, conciliacion bancaria): no pasan por el flujo de aprobacion manual — se aprueban automaticamente con marca [AUTO] en el historial.
  • Periodo bloqueado: si el periodo contable esta bloqueado, no pueden crearse ni aprobarse asientos con fecha en ese periodo, aunque tengas rol de administrador.
  • Timezone: los timestamps del historial siempre se almacenan en UTC. La interfaz los muestra en la zona horaria del usuario.
  • Delegacion temporal: si el aprobador habitual esta de vacaciones, un administrador puede asignar un aprobador sustituto temporal en Configuracion → Equipo → Delegaciones.

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